Politika tal-Privatezza

Il-kontrollur responsabbli għall-ipproċessar tad-data skont it-tifsira tar-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (GDPR) u l-Att Awstrijak dwar il-Protezzjoni tad-Data (DSG) huwa:

Il-pjattaforma Capwork topera bħala servizz B2B. Skont il-kuntest, partijiet differenti jassumu rwoli differenti ta' protezzjoni tad-data skont il-GDPR:

• Suġġett tad-data: il-klijent finali jew il-persuna fiżika li d-data personali tagħha tiġi pproċessata (eż. persuna li tibbukkja appuntament jew li tibgħat mistoqsija).
• Kontrollur tad-data (Data Controller): in-negozju rreġistrat li juża l-pjattaforma Capwork. Il-kontrollur jiddetermina l-iskopijiet u l-mezzi tal-ipproċessar tad-data u huwa responsabbli għall-konformità mal-GDPR fil-konfront tal-klijenti finali tiegħu.
• Proċessur tad-data (Data Processor): Capwork e.U. topera l-pjattaforma Capwork bħala proċessur tad-data f'isem in-negozju rreġistrat, billi tipproċessa data personali biss skont l-istruzzjonijiet tal-kontrollur u l-ftehim ta' proċessar tad-data.

Capwork e.U. hija l-kontrollur tad-data biss għad-data pproċessata għall-finijiet tagħha stess (eż. ġestjoni tal-kontijiet tal-pjattaforma, fatturazzjoni, sigurtà tal-pjattaforma). Għad-data kollha tal-klijenti finali mdaħħla min-negozji rreġistrati (eż. dettalji ta' bukkjar, komunikazzjonijiet mal-klijenti, dokumenti mtellgħin), in-negozju rreġistrat huwa l-kontrollur tad-data u Capwork e.U. taġixxi esklużivament bħala proċessur tad-data skont l-Art. 28 GDPR.

Niġbru u nipproċessaw il-kategoriji ta' data personali li ġejjin:

• Data tal-kont: indirizz tal-email, password (hashed), isem tal-kumpanija, lokazzjoni
• Data ta' kuntatt: isem, numru tat-telefon, indirizz tal-email (meta jiġu bbukkjati appuntamenti)
• Data ta' pagament: isem tad-detentur tal-karta, l-aħħar erba' ċifri tan-numru tal-karta (biss għal verifika tal-identità)
• Data tal-użu: storja tal-bukkjar, interazzjonijiet mal-kalendarju, konfigurazzjonijiet tal-moduli, data tal-log
• Data teknika: indirizz IP, tip ta' browser, informazzjoni tal-apparat, timestamps tal-aċċess
• Data tal-klijenti finali: kull data personali li n-negozji rreġistrati jdaħħlu fil-pjattaforma f'isem il-klijenti tagħhom (eż. dettalji tal-bukkjar, informazzjoni ta' kuntatt, data tal-ordnijiet, komunikazzjonijiet)

Nipproċessaw data personali fuq il-bażijiet legali li ġejjin skont l-Art. 6 GDPR:

• Art. 6(1)(a) GDPR — Kunsens: fejn ikunu tajt kunsens espliċitu għal attivitajiet ta' pproċessar speċifiċi.
• Art. 6(1)(b) GDPR — Kuntratt: ipproċessar meħtieġ għall-eżekuzzjoni tal-ftehim tas-servizz tagħna miegħek.
• Art. 6(1)(c) GDPR — Obbligu legali: ipproċessar meħtieġ biex nikkonformaw mar-rekwiżiti ta' ritenzjoni tal-liġi tat-taxxa u kummerċjali Awstrijaka.
• Art. 6(1)(f) GDPR — Interessi leġittimi: ipproċessar għall-prevenzjoni tal-frodi, is-sigurtà tal-pjattaforma, u t-titjib tas-servizz, fejn l-interessi tagħna ma jkunux prevaluti mid-drittijiet tiegħek.

Għad-data tal-klijenti finali pproċessata f'isem negozji rreġistrati, il-bażi legali tiġi determinata min-negozju rispettiv (kontrollur tad-data) u tkun dokumentata fil-politika tal-privatezza tiegħu stess.

Id-data personali tiegħek tiġi pproċessata għall-finijiet li ġejjin:

• Il-forniment u t-tħaddim tal-pjattaforma Capwork u l-moduli tagħha (appuntamenti, ordnijiet, ġestjoni tat-tim, flotta, inventarju, finanzi)
• Il-ħolqien tal-kontijiet tal-utent, l-awtentikazzjoni u l-ġestjoni tal-aċċess
• L-ipproċessar ta' bukkjar, ordnijiet u komunikazzjonijiet mal-klijenti f'isem negozji rreġistrati
• Karatteristiċi b'intelliġenza artifiċjali: ġenerazzjoni ta' data tal-kumpanija, għarfien tan-negozju, skennjar ta' dokumenti u analiżi tal-feedback
• Il-prevenzjoni tal-frodi, il-verifika tal-identità u s-sigurtà tal-pjattaforma

Peress li Capwork e.U. taġixxi bħala proċessur tad-data għan-negozji rreġistrati, jiġi konkluż Ftehim ta' Proċessar ta' Data (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) skont l-Art. 28 GDPR ma' kull negozju rreġistrat matul il-proċess tal-onboarding.

L-AVV jirregola:

• is-suġġett, id-durata, in-natura u l-iskop tal-ipproċessar tad-data
• it-tipi ta' data personali pproċessati u l-kategoriji ta' suġġetti tad-data
• l-obbligi u d-drittijiet tal-kontrollur (in-negozju rreġistrat)
• il-Miżuri Tekniċi u Organizzattivi (TOMs) biex tiġi żgurata s-sigurtà tad-data (ara t-Taqsima 13)
• l-użu u l-awtorizzazzjoni ta' sotto-proċessuri (ara t-Taqsima 9)
• l-obbligi dwar it-tħassir jew ir-ritorn tad-data mat-terminazzjoni tal-kuntratt

In-negozju rreġistrat (kontrollur tad-data) jista' jitlob kopja tal-AVV fi kwalunkwe ħin billi jikkuntattja lil office@capwork.io.

Id-data personali tinżamm biss sakemm meħtieġ biex jiġu sodisfatti l-iskopijiet deskritti hawn fuq jew kif meħtieġ mil-liġi. Il-liġi kummerċjali u tat-taxxa Awstrijaka (BAO, UGB) tista' teħtieġ iż-żamma ta' ċerta data sa 7 snin.

Mat-terminazzjoni tal-kont, id-data personali tiegħek titħassar fi żmien 30 jum, ħlief fejn il-liġi teħtieġ żmien itwal. Id-data tal-klijenti finali pproċessata f'isem negozji rreġistrati titħassar jew tingħata lura skont l-AVV.

Id-data tiegħek tista' tiġi kondiviża mal-kategoriji li ġejjin ta' riċevituri, li jaġixxu bħala sotto-proċessuri skont l-Art. 28 GDPR:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastruttura u ħażna tad-data (reġjun tal-UE: europe-west1)
• Google Vertex AI (mudelli ta' Google bħal Gemini kif ukoll mudelli sħab mill-Vertex Model Garden, eż. Anthropic Claude; l-inferenza titwettaq kompletament minn Google Cloud fl-UE) — karatteristiċi b'intelliġenza artifiċjali bħall-ġenerazzjoni ta' data tal-kumpanija, għarfien, skennjar ta' dokumenti, pproċessar ta' fatturi u analiżi tat-talbiet għall-ordnijiet (sotto-proċessur)
• Twilio — twassil ta' notifiki SMS u WhatsApp (sotto-proċessur)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — tfittxija ta' indirizzi, wiri ta' mapep u distanzi; jitgħabba wkoll fil-paġna pubblika tar-reġistrazzjoni, fejn l-indirizz IP tiegħek jiġi trażmess lil Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — pproċessar tal-pagamenti u ffatturar (sotto-proċessur)
• Bird (Bird B.V., il-Pajjiżi l-Baxxi) – bagħt ta’ emails tranżazzjonali (sub-proċessur)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — bagħt ta’ emails tal-pjattaforma lil utenti rreġistrati (eż. messaġġi ta’ merħba u ta’ introduzzjoni); ipproċessar fl-UE (proċessur)

Is-sotto-proċessuri kollha huma elenkati fl-AVV u huma marbuta bi ftehimiet ta' pproċessar tad-data skont l-Art. 28 GDPR. In-negozju rreġistrat (kontrollur tad-data) jiġi nfurmat dwar kwalunkwe bidla fis-sotto-proċessuri u għandu d-dritt li joġġezzjona. Aħna ma nbigħux id-data personali tiegħek lil partijiet terzi.

Xi wħud mis-sotto-proċessuri tagħna joperaw servers barra ż-Żona Ekonomika Ewropea (ŻEE). Fejn id-data tiġi trasferita lejn pajjiżi terzi (eż. l-Istati Uniti), niżguraw li jkunu fis-seħħ salvagwardji xierqa, inklużi Klawżoli Kontrattwali Standard tal-UE (SCCs) u deċiżjonijiet ta' adegwatezza mill-Kummissjoni Ewropea.

Google LLC u Twilio Inc. jipparteċipaw fil-Qafas ta' Privatezza tad-Data UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), li jipprovdi livell adegwat ta' protezzjoni tad-data kif rikonoxxut mill-Kummissjoni Ewropea. Il-mekkaniżmi ta' trasferiment huma dokumentati fl-AVV.

Il-pjattaforma Capwork tuża biss cookies strettament neċessarji għall-awtentikazzjoni u l-preferenzi tal-lingwa. Ma jintużaw ebda cookies ta' traċċar, analitika jew reklamar.

Tista' tiġġestixxi l-issettjar tal-cookies fil-browser tiegħek. Id-diżabilitar tal-cookies essenzjali jista' jaffettwa l-funzjonalità tal-pjattaforma.

Inkejlu l-użu tas-sit web u tal-pjattaforma tagħna b'sistema ta' statistika mħaddma minna stess u li tirrispetta l-privatezza, li taħdem mingħajr cookies u mingħajr ma taħżen xejn fuq l-apparat tiegħek. Is-servers tagħna jżommu biss għadd ta' kuljum aggregat (eż. wirjiet ta' paġni għal kull paġna); ma jinħolqux profili tal-utenti u l-ebda data ma tiġi kondiviża ma' partijiet terzi. Biex jingħaddu l-viżitaturi uniċi, l-indirizz IP u l-identifikatur tal-browser jiġu ttrasformati f'identifikatur anonimu permezz ta' ċavetta li tinbidel kuljum; l-indirizz IP innifsu qatt ma jinħażen, u l-identifikatur jitħassar fi żmien 48 siegħa u ma jistax jiġi marbut bejn il-jiem. L-ipproċessar kollu jsir esklussivament fuq is-servers tagħna fl-UE (europe-west1). Bażi legali: l-interess leġittimu tagħna li nifhmu u ntejbu s-servizzi tagħna (Art. 6(1)(f) tal-GDPR). Nirrispettaw is-sinjali tal-browser “Do Not Track” u “Global Privacy Control” — jekk xi wieħed minnhom ikun attivat, ma tinġabar l-ebda statistika. Barra minn hekk, ngħoddu bl-istess mod l-użu ta' funzjonijiet individwali (pereżempju, kemm-il darba jintuża buttuna partikolari) kif ukoll metriċi approssimattivi taż-żjara (l-għadd ta' paġni li jaraw kull żjara u t-tul approssimattiv taż-żjara). Dawn il-valuri wkoll jinħażnu biss bħala għadd ta' kuljum aggregat mingħajr ebda referenza personali, u għal dan il-għan xejn ma jibqa' jinħażen jew jinqara fuq it-tagħmir tiegħek.

Il-pjattaforma Capwork tuża servizzi ta' intelliġenza artifiċjali permezz ta' Google Vertex AI għal karatteristiċi bħall-ġenerazzjoni awtomatizzata ta' data tal-kumpanija, rapporti ta' għarfien tan-negozju, skennjar ta' dokumenti tal-vetturi, pproċessar ta' fatturi, analiżi tal-feedback u analiżi tat-talbiet għall-ordnijiet. Jintużaw kemm mudelli ta' Google stess (eż. Gemini) kif ukoll mudelli sħab ipprovduti permezz tal-Vertex Model Garden (eż. Anthropic Claude); fiż-żewġ każijiet l-inferenza titwettaq kompletament minn Google Cloud fl-UE. Google Vertex AI taġixxi bħala sotto-proċessur skont it-termini tal-AVV.

Id-data mibgħuta lis-servizzi ta' intelliġenza artifiċjali tiġi pproċessata esklużivament skont it-termini ta' pproċessar tad-data Enterprise ta' Google Cloud u b'Region-Pinning għaż-żona tal-UE. Id-data personali sottomessa lis-servizzi ta' intelliġenza artifiċjali ma tintużax biex titħarreġ, tittejjeb jew tiġi żviluppata mudelli ta' intelliġenza artifiċjali. Dan huwa ggarantit b'mod kuntrattwali permezz tal-addendum tal-ipproċessar tad-data ta' Google Cloud.

Il-kontenut kollu ġġenerat mill-intelliġenza artifiċjali huwa ttikkettat b'mod ċar fl-interface tal-utent f'konformità mal-Att tal-UE dwar l-IA (Art. 50). Ma jittieħdu l-ebda deċiżjonijiet awtomatizzati b'effetti legali jew effetti simili sinifikanti mingħajr sorveljanza umana.

Tista' titlob reviżjoni umana ta' kwalunkwe deċiżjoni ġġenerata mill-intelliġenza artifiċjali li taffettwak b'mod sinifikanti billi tikkuntattjana fuq office@capwork.io.

Capwork e.U. timplimenta miżuri tekniċi u organizzattivi xierqa skont l-Art. 32 GDPR biex tiżgura livell ta' sigurtà xieraq għar-riskju. Dawn il-miżuri jinkludu:

• Encryption tad-data mistrieħa u waqt it-trasmissjoni (TLS 1.2+, AES-256)
• Kontrolli tal-aċċess u awtorizzazzjoni bbażata fuq ir-rwoli (RBAC) ma' Firebase Authentication
• Infrastruttura ospitata fuq Google Cloud Platform ġewwa l-UE (reġjun europe-west1)
• Valutazzjonijiet regolari tas-sigurtà, validazzjoni tal-input (skemi Zod) u rate limiting
• Logging u audit trails għall-aċċess u l-modifiki tad-data
• Prevenzjoni ta' prompt injection u miżuri ta' sigurtà tal-intelliġenza artifiċjali għad-data kollha pproċessata bl-intelliġenza artifiċjali

Deskrizzjoni dettaljata tat-TOMs hija annessa mal-Ftehim ta' Proċessar ta' Data (AVV) u hija disponibbli fuq talba.

Skont il-GDPR, għandek id-drittijiet li ġejjin rigward id-data personali tiegħek:

• Id-dritt ta' aċċess (Art. 15 GDPR): tista' titlob informazzjoni dwar liema data personali għandna dwarek.
• Id-dritt għal rettifika (Art. 16 GDPR): tista' titlob il-korrezzjoni ta' data mhux preċiża.
• Id-dritt għat-tħassir (Art. 17 GDPR): tista' titlob it-tħassir tad-data tiegħek, suġġett għal obbligi legali ta' ritenzjoni.
• Id-dritt għar-restrizzjoni tal-ipproċessar (Art. 18 GDPR): tista' titlob li l-ipproċessar jiġi ristrett taħt ċerti kundizzjonijiet.
• Id-dritt għall-portabbiltà tad-data (Art. 20 GDPR): tista' titlob id-data tiegħek f'format strutturat u leġġibbli mill-magna.
• Id-dritt li toġġezzjona (Art. 21 GDPR): tista' toġġezzjona fi kwalunkwe ħin għall-ipproċessar ibbażat fuq interessi leġittimi.

Biex teżerċita d-drittijiet tiegħek, ikkuntattjana fuq office@capwork.io. Ser nirrispondu fi żmien xahar kif meħtieġ mill-Art. 12 GDPR. Il-klijenti finali ta' negozji rreġistrati għandhom l-ewwel jikkuntattjaw lin-negozju rispettiv (kontrollur tad-data) biex jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom.

Jekk temmen li l-ipproċessar tad-data personali tiegħek jikser il-liġi dwar il-protezzjoni tad-data, għandek id-dritt li tressaq ilment quddiem l-Awtorità Awstrijaka għall-Protezzjoni tad-Data:

Nirriservaw id-dritt li naġġornaw din il-Politika tal-Privatezza biex tirrifletti bidliet fil-prattiki tagħna ta' pproċessar tad-data jew fir-rekwiżiti legali. Bidliet materjali jiġu kkomunikati lill-utenti rreġistrati permezz tal-email. Il-verżjoni attwali hija dejjem disponibbli f'din il-paġna.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

Email: office@capwork.io