Политика за поверителност

Администраторът, отговорен за обработката на данни по смисъла на Общия регламент относно защитата на данните (GDPR) и австрийския Закон за защита на данните (DSG), е:

Платформата Capwork работи като B2B услуга. В зависимост от контекста, различни страни поемат различни роли за защита на данните съгласно GDPR:

• Субект на данни (Betroffene Person): Крайният клиент или физическо лице, чиито лични данни се обработват (напр. лице, което резервира среща или изпраща запитване).
• Администратор на лични данни (Verantwortlicher): Регистрираният бизнес, който използва платформата Capwork. Администраторът определя целите и средствата на обработката на данни и е отговорен за спазването на GDPR спрямо своите крайни клиенти.
• Обработващ лични данни (Auftragsverarbeiter): Capwork e.U. управлява платформата Capwork като обработващ лични данни от името на регистрирания бизнес, обработвайки лични данни единствено съгласно инструкциите на администратора и споразумението за обработка на данни.

Capwork e.U. е администратор на данни само за данните, обработвани за собствени цели (напр. управление на акаунти на платформата, фактуриране, сигурност на платформата). За всички данни на крайни клиенти, въведени от регистрирани бизнеси (напр. детайли за резервации, комуникация с клиенти, качени документи), регистрираният бизнес е администраторът и Capwork e.U. действа изключително като обработващ лични данни съгласно чл. 28 GDPR.

Събираме и обработваме следните категории лични данни:

• Данни за акаунта: имейл адрес, парола (хеширана), име на компанията, местоположение
• Контактни данни: име, телефонен номер, имейл адрес (при резервация на срещи)
• Платежни данни: име на картодържателя, последните четири цифри на номера на картата (само за проверка на самоличността)
• Данни за ползване: история на резервациите, взаимодействия с календара, конфигурации на модули, логове
• Технически данни: IP адрес, тип браузър, информация за устройството, времеви маркери на достъпа
• Данни за крайни клиенти: всички лични данни, които регистрираните бизнеси въвеждат в платформата от името на своите клиенти (напр. детайли за резервации, информация за контакт, данни за поръчки, комуникация)

Обработваме лични данни на следните правни основания съгласно чл. 6 GDPR:

• Чл. 6, пар. 1, б. а) GDPR — Съгласие: когато сте дали изрично съгласие за конкретни дейности по обработка.
• Чл. 6, пар. 1, б. б) GDPR — Договор: обработка, необходима за изпълнение на нашия договор за услуги с вас.
• Чл. 6, пар. 1, б. в) GDPR — Законово задължение: обработка, необходима за спазване на изискванията за съхранение по австрийското данъчно и търговско право.
• Чл. 6, пар. 1, б. е) GDPR — Легитимни интереси: обработка за предотвратяване на измами, сигурност на платформата и подобряване на услугата, когато нашите интереси не се надделяват от вашите права.

За данните на крайни клиенти, обработвани от името на регистрирани бизнеси, правното основание се определя от съответния бизнес (администратор на данни) и се документира в неговата собствена политика за поверителност.

Вашите лични данни се обработват за следните цели:

• Предоставяне и функциониране на платформата Capwork и нейните модули (срещи, поръчки, управление на екипа, автопарк, инвентар, финанси)
• Създаване на потребителски акаунти, удостоверяване и управление на достъпа
• Обработване на резервации, поръчки и комуникация с клиенти от името на регистрирани бизнеси
• Функции с ИИ: генериране на фирмени данни, бизнес анализи, сканиране на документи и анализ на обратна връзка
• Предотвратяване на измами, проверка на самоличността и сигурност на платформата

Тъй като Capwork e.U. действа като обработващ лични данни (Auftragsverarbeiter) за регистрирани бизнеси, Споразумение за обработка на данни (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) съгласно чл. 28 GDPR се сключва с всеки регистриран бизнес по време на процеса на въвеждане.

AVV урежда:

• Предмета, продължителността, характера и целта на обработката на данни
• Видовете обработвани лични данни и категориите субекти на данни
• Задълженията и правата на администратора (регистриран бизнес)
• Технически и организационни мерки (TOMs) за гарантиране на сигурността на данните (вж. Раздел 13)
• Използването и упълномощаването на подобработващи (вж. Раздел 9)
• Задължения за изтриване или връщане на данни при прекратяване на договора

Регистрираният бизнес (администратор на данни) може да поиска копие от AVV по всяко време, като се свърже с office@capwork.io.

Личните данни се съхраняват само толкова дълго, колкото е необходимо за изпълнение на описаните по-горе цели или колкото се изисква от закона. Австрийското търговско и данъчно право (BAO, UGB) може да изисква съхранение на определени данни до 7 години.

След прекратяване на акаунта, вашите лични данни ще бъдат изтрити в рамките на 30 дни, освен ако по-дълго съхранение не е изискано по закон. Данните на крайни клиенти, обработвани от името на регистрирани бизнеси, ще бъдат изтрити или върнати в съответствие с AVV.

Вашите данни могат да бъдат споделени със следните категории получатели, които действат като подобработващи (Unterauftragsverarbeiter) съгласно чл. 28 GDPR:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — инфраструктура и съхранение на данни (ЕС регион: europe-west1)
• Google Vertex AI (модели на Google като Gemini, както и партньорски модели от Vertex Model Garden, напр. Anthropic Claude; изводът се извършва изцяло от Google Cloud в ЕС) — функции с изкуствен интелект като генериране на фирмени данни, Insights, сканиране на документи, обработка на фактури и анализ на заявки за поръчки (подобработващ)
• Twilio — доставка на SMS и WhatsApp известия (подобработващ)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — търсене на адреси, показване на карти и разстояния; зарежда се и на публичната страница за регистрация, при което Вашият IP адрес се предава на Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — обработка на плащания и фактуриране (подобработващ)
• Bird (Bird B.V., Нидерландия) – изпращане на транзакционни имейли (подизпълнител)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — изпращане на имейли на платформата до регистрирани потребители (напр. приветствени съобщения и съобщения за въвеждане); обработване в рамките на ЕС (обработващ лични данни)

Всички подобработващи са изброени в AVV и са обвързани със споразумения за обработка на данни съгласно чл. 28 GDPR. Регистрираният бизнес (администратор на данни) се информира за промени в подобработващите и има право на възражение. Ние не продаваме вашите лични данни на трети лица.

Някои от нашите подобработващи управляват сървъри извън Европейското икономическо пространство (ЕИП). Когато данните се предават в трети държави (напр. САЩ), ние гарантираме подходящи защити, включително Стандартни договорни клаузи на ЕС (SCCs) и решения за адекватност на Европейската комисия.

Google LLC и Twilio Inc. участват в EU-U.S. Data Privacy Framework, осигурявайки адекватно ниво на защита на данните, признато от Европейската комисия. Механизмите за предаване са документирани в AVV.

Платформата Capwork използва само технически необходими бисквитки за удостоверяване и езикови настройки. Не се използват бисквитки за проследяване, анализ или реклама.

Можете да управлявате настройките на бисквитките в своя браузър. Деактивирането на необходимите бисквитки може да повлияе на функционалността на платформата.

Измерваме използването на нашия уебсайт и платформа със собствена, щадяща поверителността статистическа система, която работи без бисквитки и без да съхранява каквото и да е на вашето устройство. Нашите сървъри пазят само агрегирани дневни бройки (напр. показвания на страница); не се създават потребителски профили и не се споделят данни с трети страни. За преброяване на уникалните посетители IP адресът и идентификаторът на браузъра се преобразуват в анонимен идентификатор чрез ключ, който се сменя всеки ден; самият IP адрес никога не се съхранява, а идентификаторът се изтрива в рамките на 48 часа и не може да бъде свързан между отделни дни. Цялата обработка се извършва изключително на нашите сървъри в ЕС (europe-west1). Правно основание: нашият легитимен интерес да разбираме и подобряваме услугите си (чл. 6, пар. 1, б. „е“ от ОРЗД). Зачитаме сигналите на браузъра „Do Not Track“ и „Global Privacy Control“ — ако някой от тях е активиран, не се събира никаква статистика. Освен това по същия начин отчитаме използването на отделни функции (например колко често се използва определен бутон), както и груби показатели за посещенията (броя на разгледаните страници на посещение и приблизителната продължителност на посещението). Тези стойности също се съхраняват единствено като агрегирани дневни преброявания без каквато и да е връзка с конкретно лице, като за целта на устройството ви продължава да не се съхранява и да не се разчита нищо.

Платформата Capwork използва услуги с изкуствен интелект чрез Google Vertex AI за функции като автоматично генериране на фирмени данни, отчети с бизнес Insights, сканиране на документи за превозни средства, обработка на фактури, анализ на обратна връзка и анализ на заявки за поръчки. При това се използват както собствени модели на Google (напр. Gemini), така и партньорски модели, предоставяни чрез Vertex Model Garden (напр. Anthropic Claude); и в двата случая изводът се извършва изцяло от Google Cloud в ЕС. Google Vertex AI действа като подобработващ съгласно разпоредбите на AVV.

Данните, изпращани към услугите с изкуствен интелект, се обработват изключително съгласно Enterprise условията за обработване на данни на Google Cloud и с фиксиране на региона към ЕС. Личните данни, предавани към услугите с изкуствен интелект, не се използват за обучение, подобряване или разработване на модели с изкуствен интелект. Това е гарантирано договорно чрез добавката за обработване на данни на Google Cloud.

Цялото съдържание, генерирано от ИИ, е ясно обозначено в потребителския интерфейс в съответствие с EU AI Act (чл. 50). Не се вземат автоматизирани решения с правно или подобно значимо въздействие без човешки надзор.

Можете да поискате човешка проверка на всяко решение, генерирано от ИИ, което ви засяга значително, като се свържете с нас на office@capwork.io.

Capwork e.U. прилага подходящи технически и организационни мерки съгласно чл. 32 GDPR, за да гарантира ниво на сигурност, съответстващо на риска. Тези мерки включват:

• Криптиране на данните в покой и при пренос (TLS 1.2+, AES-256)
• Контрол на достъпа и ролева авторизация (RBAC) с Firebase Authentication
• Инфраструктура, хоствана на Google Cloud Platform в рамките на ЕС (регион europe-west1)
• Редовни оценки на сигурността, валидиране на входни данни (Zod схеми) и ограничаване на заявките
• Регистриране и одитни следи за достъп до данни и модификации
• Предотвратяване на prompt injection и мерки за сигурност на ИИ за всички данни, обработвани от ИИ

Подробно описание на TOMs е приложено към Споразумението за обработка на данни (AVV) и е достъпно при поискване.

Съгласно GDPR имате следните права по отношение на вашите лични данни:

• Право на достъп (чл. 15 GDPR): Можете да поискате информация за това какви лични данни съхраняваме за вас.
• Право на коригиране (чл. 16 GDPR): Можете да поискате коригиране на неточни данни.
• Право на изтриване (чл. 17 GDPR): Можете да поискате изтриване на вашите данни, при спазване на законовите задължения за съхранение.
• Право на ограничаване на обработката (чл. 18 GDPR): При определени условия можете да поискате ограничаване на обработката.
• Право на преносимост на данните (чл. 20 GDPR): Можете да поискате вашите данни в структуриран, машинночетим формат.
• Право на възражение (чл. 21 GDPR): По всяко време можете да възразите срещу обработка, основана на легитимни интереси.

За да упражните правата си, свържете се с нас на office@capwork.io. Ще отговорим в рамките на един месец, както се изисква от чл. 12 GDPR. Крайните клиенти на регистрирани бизнеси трябва първо да се свържат със съответния бизнес (администратор на данни), за да упражнят правата си.

Ако смятате, че обработката на вашите лични данни нарушава правото за защита на данните, имате право да подадете жалба до Австрийския орган за защита на данните:

Запазваме си правото да актуализираме тази Политика за поверителност, за да отразим промени в нашите практики за обработка на данни или правни изисквания. За съществени промени регистрираните потребители ще бъдат уведомени по имейл. Текущата версия винаги е достъпна на тази страница.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

Имейл: office@capwork.io