Privatlivspolitik

Dataansvarlig for databehandlingen i henhold til Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den østrigske databeskyttelseslov (DSG) er:

Capwork-platformen fungerer som en B2B-tjeneste. Afhængigt af konteksten påtager forskellige parter sig forskellige databeskyttelsesroller under GDPR:

• Registreret (Betroffene Person): Slutkunden eller den person, hvis personoplysninger behandles (f.eks. en person, der booker en aftale eller sender en forespørgsel).
• Dataansvarlig (Verantwortlicher): Den registrerede virksomhed, der bruger Capwork-platformen. Den dataansvarlige bestemmer formålene med og midlerne til databehandling og er ansvarlig for GDPR-overholdelse over for sine slutkunder.
• Databehandler (Auftragsverarbeiter): Capwork e.U. driver Capwork-platformen som databehandler på vegne af den registrerede virksomhed og behandler kun personoplysninger i henhold til den dataansvarliges instruktioner og databehandleraftalen.

Capwork e.U. er kun dataansvarlig for data, der behandles til egne formål (f.eks. platformskontoadministration, fakturering, platformssikkerhed). For alle slutkundedata, der indtastes af registrerede virksomheder (f.eks. bookingdetaljer, kundekommunikation, uploadede dokumenter), er den registrerede virksomhed den dataansvarlige, og Capwork e.U. handler udelukkende som databehandler i henhold til art. 28 GDPR.

Vi indsamler og behandler følgende kategorier af personoplysninger:

• Kontodata: e-mailadresse, adgangskode (hashet), virksomhedsnavn, lokation
• Kontaktdata: navn, telefonnummer, e-mailadresse (ved booking af aftaler)
• Betalingsdata: kortindehaverens navn, de sidste fire cifre af kortnummeret (udelukkende til identitetsverifikation)
• Brugsdata: bookinghistorik, kalenderinteraktioner, modulkonfigurationer, logdata
• Tekniske data: IP-adresse, browsertype, enhedsoplysninger, tidsstempler for adgang
• Slutkundedata: alle personoplysninger, som registrerede virksomheder indtaster i platformen på vegne af deres kunder (f.eks. bookingdetaljer, kontaktoplysninger, ordredata, kommunikation)

Vi behandler personoplysninger på følgende retsgrundlag i henhold til art. 6 GDPR:

• Art. 6, stk. 1, litra a GDPR — Samtykke: Når du har givet udtrykkeligt samtykke til bestemte behandlingsaktiviteter.
• Art. 6, stk. 1, litra b GDPR — Aftale: Behandling, der er nødvendig for opfyldelsen af vores serviceaftale med dig.
• Art. 6, stk. 1, litra c GDPR — Retlig forpligtelse: Behandling, der er nødvendig for at opfylde østrigske skatte- og handelsretlige opbevaringskrav.
• Art. 6, stk. 1, litra f GDPR — Legitime interesser: Behandling med henblik på forebyggelse af svig, platformssikkerhed og forbedring af tjenesten, såfremt vores interesser ikke tilsidesættes af dine rettigheder.

For slutkundedata, der behandles på vegne af registrerede virksomheder, bestemmes retsgrundlaget af den pågældende virksomhed (dataansvarlig) og dokumenteres i deres egen privatlivspolitik.

Dine personoplysninger behandles til følgende formål:

• Levering og drift af Capwork-platformen og dens moduler (aftaler, ordrer, teamstyring, bilpark, lager, økonomi)
• Oprettelse af brugerkonti, autentifikation og adgangsstyring
• Behandling af bookinger, ordrer og kundekommunikation på vegne af registrerede virksomheder
• AI-understøttede funktioner: generering af virksomhedsdata, forretningsindsigt, dokumentscanning og feedbackanalyse
• Forebyggelse af svig, identitetsverifikation og platformssikkerhed

Da Capwork e.U. fungerer som databehandler (Auftragsverarbeiter) for registrerede virksomheder, indgås en databehandleraftale (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) i henhold til art. 28 GDPR med enhver registreret virksomhed under onboardingprocessen.

AVV regulerer:

• Emnet, varigheden, arten og formålet med databehandlingen
• Typerne af behandlede personoplysninger og kategorierne af registrerede
• Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder (registreret virksomhed)
• Tekniske og organisatoriske foranstaltninger (TOMs) til sikring af datasikkerhed (se afsnit 13)
• Brug og godkendelse af underdatabehandlere (se afsnit 9)
• Forpligtelser vedrørende sletning eller returnering af data ved kontraktens ophør

Den registrerede virksomhed (dataansvarlig) kan til enhver tid anmode om en kopi af AVV ved at kontakte office@capwork.io.

Personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at opfylde de ovenfor beskrevne formål, eller så længe loven kræver det. Østrigsk handels- og skattelovgivning (BAO, UGB) kan kræve opbevaring af visse data i op til 7 år.

Ved kontolukning vil dine personoplysninger blive slettet inden for 30 dage, medmindre længere opbevaring er påkrævet ved lov. Slutkundedata behandlet på vegne af registrerede virksomheder vil blive slettet eller returneret i overensstemmelse med AVV.

Dine data kan deles med følgende kategorier af modtagere, der fungerer som underdatabehandlere i henhold til art. 28 GDPR:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastruktur og datalagring (EU-region: europe-west1)
• Google Vertex AI (Google-modeller som Gemini samt partnermodeller fra Vertex Model Garden, f.eks. Anthropic Claude; inferens udføres udelukkende af Google Cloud i EU) — AI-baserede funktioner som generering af virksomhedsdata, insights, dokumentscanning, fakturabehandling og analyse af ordreforespørgsler (underdatabehandler)
• Twilio — levering af SMS- og WhatsApp-notifikationer (underdatabehandler)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — adressesøgning, kort- og afstandsvisning; indlæses også på den offentlige registreringsside, hvorved din IP-adresse overføres til Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — betalingsbehandling og fakturering (underdatabehandler)
• Bird (Bird B.V., Nederlandene) – afsendelse af transaktionelle e-mails (underdatabehandler)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — afsendelse af platform-e-mails til registrerede brugere (f.eks. velkomst- og onboardingbeskeder); behandling inden for EU (databehandler)

Alle underdatabehandlere er opført i AVV og er bundet af databehandleraftaler i henhold til art. 28 GDPR. Den registrerede virksomhed (dataansvarlig) informeres om ændringer af underdatabehandlere og har ret til at gøre indsigelse. Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjeparter.

Nogle af vores underdatabehandlere driver servere uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Når data overføres til tredjelande (f.eks. USA), sikrer vi passende garantier, herunder EU-standardkontraktbestemmelser (SCCs) og tilstrækkelighedsafgørelser fra Europa-Kommissionen.

Google LLC og Twilio Inc. deltager i EU-U.S. Data Privacy Framework og leverer et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau som anerkendt af Europa-Kommissionen. Overførselsmekanismer er dokumenteret i AVV.

Capwork-platformen anvender udelukkende strengt nødvendige cookies til autentifikation og sprogindstillinger. Der anvendes ingen tracking-, analyse- eller reklamecookies.

Du kan administrere cookie-indstillinger i din browser. Deaktivering af nødvendige cookies kan påvirke platformens funktionalitet.

Vi måler brugen af vores hjemmeside og platform med et privatlivsvenligt, selvhostet statistiksystem, der fungerer uden cookies og uden at gemme noget på din enhed. Vores servere gemmer kun aggregerede daglige optællinger (f.eks. sidevisninger pr. side); der oprettes ingen brugerprofiler, og der deles ingen data med tredjeparter. For at tælle unikke besøgende omdannes IP-adressen og browserkendingen til en anonym identifikator ved hjælp af en nøgle, der skifter dagligt; selve IP-adressen gemmes aldrig, og identifikatoren slettes inden for 48 timer og kan ikke kobles på tværs af dage. Al behandling foregår udelukkende på vores servere i EU (europe-west1). Retsgrundlag: vores legitime interesse i at forstå og forbedre vores tjenester (art. 6, stk. 1, litra f i GDPR). Vi respekterer browsersignalerne “Do Not Track” og “Global Privacy Control” — hvis et af dem er aktiveret, indsamles der ingen statistik. Derudover tæller vi på samme måde brugen af enkelte funktioner (f.eks. hvor ofte en bestemt knap bruges) samt grove besøgstal (antallet af sider, der ses pr. besøg, og den omtrentlige besøgsvarighed). Disse værdier gemmes ligeledes kun som aggregerede daglige optællinger uden personhenføring, og der gemmes eller læses fortsat intet på din enhed til dette formål.

Capwork-platformen anvender AI-tjenester via Google Vertex AI til funktioner som automatiseret generering af virksomhedsdata, business insights-rapporter, scanning af køretøjsdokumenter, fakturabehandling, feedbackanalyse og analyse af ordreforespørgsler. Hertil anvendes både Googles egne modeller (f.eks. Gemini) og partnermodeller, der stilles til rådighed via Vertex Model Garden (f.eks. Anthropic Claude); i begge tilfælde udføres inferens udelukkende af Google Cloud i EU. Google Vertex AI fungerer som underdatabehandler i henhold til bestemmelserne i AVV'en.

Data, der sendes til AI-tjenester, behandles udelukkende under Google Clouds Enterprise-databehandlingsvilkår og med regionfastlåsning til EU. Personoplysninger, der sendes til AI-tjenester, anvendes ikke til at træne, forbedre eller udvikle AI-modeller. Dette er kontraktligt garanteret gennem Google Clouds databehandlingstillæg.

Alt AI-genereret indhold er tydeligt mærket i brugergrænsefladen i overensstemmelse med EU AI Act (art. 50). Der træffes ingen automatiserede beslutninger med juridiske eller tilsvarende væsentlige virkninger uden menneskelig kontrol.

Du kan anmode om menneskelig gennemgang af enhver AI-genereret beslutning, der påvirker dig væsentligt, ved at kontakte os på office@capwork.io.

Capwork e.U. implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger i henhold til art. 32 GDPR for at sikre et sikkerhedsniveau, der er passende i forhold til risikoen. Disse foranstaltninger omfatter:

• Kryptering af data i hvile og under overførsel (TLS 1.2+, AES-256)
• Adgangskontrol og rollebaseret autorisation (RBAC) med Firebase Authentication
• Infrastruktur hostet på Google Cloud Platform inden for EU (region europe-west1)
• Regelmæssige sikkerhedsvurderinger, inputvalidering (Zod-skemaer) og hastighedsbegrænsning
• Logning og revisionsspor for dataadgang og ændringer
• Prompt injection-forebyggelse og AI-sikkerhedsforanstaltninger for alle AI-behandlede data

En detaljeret beskrivelse af TOMs er vedlagt databehandleraftalen (AVV) og er tilgængelig efter anmodning.

I henhold til GDPR har du følgende rettigheder vedrørende dine personoplysninger:

• Ret til indsigt (art. 15 GDPR): Du kan anmode om oplysninger om, hvilke personoplysninger vi har registreret om dig.
• Ret til berigtigelse (art. 16 GDPR): Du kan anmode om berigtigelse af urigtige oplysninger.
• Ret til sletning (art. 17 GDPR): Du kan anmode om sletning af dine oplysninger med forbehold for lovbestemte opbevaringspligter.
• Ret til begrænsning af behandling (art. 18 GDPR): Du kan under visse betingelser anmode om, at behandlingen begrænses.
• Ret til dataportabilitet (art. 20 GDPR): Du kan anmode om at få udleveret dine oplysninger i et struktureret, maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse (art. 21 GDPR): Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling på grundlag af legitime interesser.

For at udøve dine rettigheder kan du kontakte os på office@capwork.io. Vi svarer inden for en måned som krævet i art. 12 GDPR. Slutkunder af registrerede virksomheder bør først kontakte den pågældende virksomhed (dataansvarlig) for at udøve deres rettigheder.

Hvis du mener, at behandlingen af dine personoplysninger er i strid med databeskyttelseslovgivningen, har du ret til at indgive en klage til den østrigske databeskyttelsesmyndighed (Österreichische Datenschutzbehörde):

Vi forbeholder os ret til at opdatere denne Privatlivspolitik for at afspejle ændringer i vores databehandlingspraksis eller retlige krav. Væsentlige ændringer meddeles registrerede brugere via e-mail. Den aktuelle version er altid tilgængelig på denne side.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-mail: office@capwork.io