Πολιτική Απορρήτου

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων κατά την έννοια του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και του αυστριακού Νόμου Προστασίας Δεδομένων (DSG) είναι:

Η πλατφόρμα Capwork λειτουργεί ως υπηρεσία B2B. Ανάλογα με το πλαίσιο, διαφορετικά μέρη αναλαμβάνουν διαφορετικούς ρόλους προστασίας δεδομένων βάσει του ΓΚΠΔ:

• Υποκείμενο των δεδομένων: ο τελικός πελάτης ή το φυσικό πρόσωπο του οποίου τα προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία (π.χ. ένα άτομο που κλείνει ραντεβού ή αποστέλλει αίτημα).
• Υπεύθυνος επεξεργασίας (Data Controller): η εγγεγραμμένη επιχείρηση που χρησιμοποιεί την πλατφόρμα Capwork. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας δεδομένων και είναι υπεύθυνος για τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ έναντι των τελικών πελατών του.
• Εκτελών την επεξεργασία (Data Processor): η Capwork e.U. λειτουργεί την πλατφόρμα Capwork ως εκτελών την επεξεργασία εκ μέρους της εγγεγραμμένης επιχείρησης και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά σύμφωνα με τις οδηγίες του υπευθύνου επεξεργασίας και τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.

Η Capwork e.U. είναι υπεύθυνος επεξεργασίας μόνο για τα δεδομένα που επεξεργάζεται για δικούς της σκοπούς (π.χ. διαχείριση λογαριασμών πλατφόρμας, τιμολόγηση, ασφάλεια πλατφόρμας, καθώς και επικοινωνία με επιχειρήσεις μέσω επιστολής σύμφωνα με την ενότητα 11a). Για όλα τα δεδομένα τελικών πελατών που εισάγονται από εγγεγραμμένες επιχειρήσεις (π.χ. λεπτομέρειες κρατήσεων, επικοινωνίες με πελάτες, αναρτημένα έγγραφα), υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η εγγεγραμμένη επιχείρηση και η Capwork e.U. ενεργεί αποκλειστικά ως εκτελών την επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ.

Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

• Δεδομένα λογαριασμού: διεύθυνση email, κωδικός πρόσβασης (hashed), επωνυμία εταιρείας, τοποθεσία
• Στοιχεία επικοινωνίας και κράτησης: όνομα, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση email και προαιρετική σημείωση για την επιχείρηση (κατά την κράτηση ραντεβού)
• Δεδομένα πληρωμής: όνομα κατόχου κάρτας, τελευταία τέσσερα ψηφία αριθμού κάρτας (μόνο για επαλήθευση ταυτότητας)
• Δεδομένα χρήσης: ιστορικό κρατήσεων, αλληλεπιδράσεις με το ημερολόγιο, διαμορφώσεις ενοτήτων, δεδομένα καταγραφής (log)
• Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, τύπος προγράμματος περιήγησης, πληροφορίες συσκευής, χρονοσφραγίδες πρόσβασης
• Δεδομένα τελικών πελατών: κάθε προσωπικό δεδομένο που εισάγουν οι εγγεγραμμένες επιχειρήσεις στην πλατφόρμα εκ μέρους των πελατών τους (π.χ. λεπτομέρειες κρατήσεων, στοιχεία επικοινωνίας, δεδομένα παραγγελιών, επικοινωνίες)
• Δημοσιευμένα εταιρικά στοιχεία: τα στοιχεία που μια εγγεγραμμένη επιχείρηση καθιστά δημόσια προσβάσιμα μετά την ενεργοποίηση της πύλης πελατών της (επωνυμία, περιγραφή και κλάδος, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, ιστότοπος, ωράριο λειτουργίας, υπηρεσίες και τιμές), τα στοιχεία ταυτότητάς της που εμφανίζονται στις κρατήσεις και τις προσφορές (όνομα ή επωνυμία, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας και, κατά περίπτωση, αριθμός φορολογικού μητρώου ΦΠΑ), καθώς και τα στοιχεία της σελίδας νομικών πληροφοριών της στην πύλη πελατών (επιπλέον, για παράδειγμα, στοιχεία εμπορικού μητρώου, εποπτική αρχή, επιμελητήριο και επαγγελματικοί κανόνες, αντικείμενο δραστηριότητας και ο σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου της)
• Ειδοποιήσεις βάσει της πράξης για τις ψηφιακές υπηρεσίες: όνομα και διεύθυνση email του προσώπου που υποβάλλει την ειδοποίηση (προαιρετικά για ειδοποιήσεις που αφορούν υλικό σεξουαλικής κακοποίησης παιδιών), η αναφερόμενη διεύθυνση και, κατά περίπτωση, το προσδιοριζόμενο περιεχόμενο, η κατηγορία και η εξήγηση της ειδοποίησης, η γλώσσα, η κατάσταση διεκπεραίωσης και η απόφαση· επιπλέον, για τον περιορισμό της κατάχρησης της φόρμας ειδοποίησης, η διεύθυνση IP και η διεύθυνση email σε κατακερματισμένη μορφή ως κλειδί ενός μετρητή
• Τεκμηρίωση επιτόπιων εργασιών, εφόσον τη χρησιμοποιεί μια εγγεγραμμένη επιχείρηση: χρόνοι εργασίας, διαλειμμάτων και οδήγησης, κατάσταση επίσκεψης, υλικό που χρησιμοποιήθηκε, σημειώσεις και φωτογραφίες των εργαζομένων της, καθώς και φωτογραφίες, σημειώσεις τοποθεσίας, υπογραφές και αναφορές εργασιών σχετικά με τους τελικούς πελάτες της (λεπτομέρειες στην ενότητα 11b)

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα στις ακόλουθες νομικές βάσεις σύμφωνα με το άρθρο 6 ΓΚΠΔ:

• Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄ ΓΚΠΔ — Συναίνεση: όταν έχετε δώσει ρητή συναίνεση για συγκεκριμένες δραστηριότητες επεξεργασίας.
• Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ — Σύμβαση: επεξεργασία απαραίτητη για την εκτέλεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών μαζί σας ή για τη λήψη μέτρων κατόπιν αιτήματός σας πριν από τη σύναψή της (π.χ. η δημιουργία του λογαριασμού σας και η επιβεβαίωση της διεύθυνσης email σας κατά την εγγραφή).
• Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ — Έννομη υποχρέωση: επεξεργασία απαραίτητη για τη συμμόρφωση με υποχρεώσεις διατήρησης δεδομένων βάσει της αυστριακής φορολογικής και εμπορικής νομοθεσίας.
• Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ ΓΚΠΔ — Έννομα συμφέροντα: επεξεργασία για πρόληψη απάτης, ασφάλεια πλατφόρμας και βελτίωση της υπηρεσίας, εφόσον τα συμφέροντά μας δεν υπερισχύονται από τα δικαιώματά σας.

Για δεδομένα τελικών πελατών που υποβάλλονται σε επεξεργασία εκ μέρους εγγεγραμμένων επιχειρήσεων, η νομική βάση καθορίζεται από την εκάστοτε επιχείρηση (υπεύθυνο επεξεργασίας) και τεκμηριώνεται στη δική της πολιτική απορρήτου.

Η δημόσια πύλη πελατών είναι εξ ορισμού απενεργοποιημένη. Τα εταιρικά στοιχεία που εμφανίζονται εκεί δημοσιεύονται αποκλειστικά με πρωτοβουλία της εγγεγραμμένης επιχείρησης, η οποία πρέπει να ενεργοποιήσει ρητά την πύλη για τον σκοπό αυτό (§ 4 των όρων)· νομική βάση είναι το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ. Η επιχείρηση καθορίζει η ίδια ποια στοιχεία εμφανίζονται και μπορεί ανά πάσα στιγμή να περιορίσει τη δημοσίευση ή να την τερματίσει πλήρως απενεργοποιώντας την πύλη.

Επεξεργαζόμαστε τις ειδοποιήσεις για παράνομο περιεχόμενο βάσει της πράξης για τις ψηφιακές υπηρεσίες, τις σχετικές αποφάσεις και την ενημέρωση των εμπλεκόμενων μερών για την εκπλήρωση των έννομων υποχρεώσεών μας από τα άρθρα 16 έως 18 DSA (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ). Ο περιορισμός του αριθμού των ειδοποιήσεων ανά διεύθυνση IP και διεύθυνση email βασίζεται στο έννομο συμφέρον μας για μια λειτουργική διαδικασία ειδοποίησης, προστατευμένη από καταχρήσεις (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ ΓΚΠΔ). Δεν γνωστοποιούμε την ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει την ειδοποίηση στην επιχείρηση που αφορά.

Τα προσωπικά σας δεδομένα επεξεργάζονται για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Παροχή και λειτουργία της πλατφόρμας Capwork και των ενοτήτων της (ραντεβού, παραγγελίες, διαχείριση ομάδας, στόλος, αποθήκη, οικονομικά)
• Δημιουργία λογαριασμών χρηστών, έλεγχος ταυτότητας και διαχείριση πρόσβασης
• Διαχείριση κρατήσεων, παραγγελιών και επικοινωνιών με πελάτες εκ μέρους εγγεγραμμένων επιχειρήσεων
• Τεκμηρίωση επισκέψεων σε τελικούς πελάτες, της παραλαβής τους και του χρόνου εργασίας που αναλώθηκε σε αυτές, εκ μέρους εγγεγραμμένων επιχειρήσεων, εφόσον αυτές χρησιμοποιούν την τεκμηρίωση επιτόπιων εργασιών (βλ. ενότητα 11b)
• Λειτουργίες υποστηριζόμενες από τεχνητή νοημοσύνη: δημιουργία εταιρικών δεδομένων, επιχειρηματικές πληροφορίες, σάρωση εγγράφων και ανάλυση σχολίων
• Πρόληψη απάτης, επαλήθευση ταυτότητας και ασφάλεια πλατφόρμας
• Λειτουργία της δημόσιας πύλης πελατών μιας εγγεγραμμένης επιχείρησης, εφόσον αυτή έχει ενεργοποιήσει την πύλη
• Διεκπεραίωση ειδοποιήσεων για παράνομο περιεχόμενο σε πύλες πελατών, λήψη αποφάσεων για μέτρα και ενημέρωση των εμπλεκόμενων μερών βάσει της πράξης για τις ψηφιακές υπηρεσίες
• Μέτρηση του αν οι εγγραφές προέρχονται από τις διαφημίσεις μας στην Google — μόνο με τη συγκατάθεσή σας (βλ. ενότητα 10)
• Εξυπηρέτηση πελατών και υποστήριξη: απαντήσεις στα αιτήματα και τα σχόλιά σας και βοήθεια στη ρύθμιση και τη χρήση της πλατφόρμας — και με δική μας πρωτοβουλία, μέσω μηνυμάτων προς τον κάτοχο του λογαριασμού στην ενότητα σχολίων της πλατφόρμας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ). Με αυτόν τον τρόπο δεν αποστέλλουμε διαφημιστικό περιεχόμενο.

Καθώς η Capwork e.U. ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία για τις εγγεγραμμένες επιχειρήσεις, συνάπτεται με κάθε εγγεγραμμένη επιχείρηση κατά τη διάρκεια της διαδικασίας onboarding Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ.

Η AVV ρυθμίζει:

• το αντικείμενο, τη διάρκεια, τη φύση και τον σκοπό της επεξεργασίας δεδομένων
• τις κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία και τις κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων
• τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα του υπευθύνου επεξεργασίας (εγγεγραμμένη επιχείρηση)
• τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (TOM) για τη διασφάλιση της ασφάλειας των δεδομένων (βλ. ενότητα 12)
• τη χρήση και την έγκριση υποεκτελούντων την επεξεργασία (βλ. ενότητα 8)
• τις υποχρεώσεις σχετικά με τη διαγραφή ή την επιστροφή δεδομένων κατά τον τερματισμό της σύμβασης

Η εγγεγραμμένη επιχείρηση (υπεύθυνος επεξεργασίας) μπορεί να ζητήσει ανά πάσα στιγμή αντίγραφο της AVV στην office@capwork.io.

Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση των σκοπών που περιγράφονται παραπάνω ή όπως απαιτείται από τον νόμο. Η αυστριακή εμπορική και φορολογική νομοθεσία (BAO, UGB) μπορεί να απαιτεί τη διατήρηση ορισμένων δεδομένων για έως 7 έτη.

Μετά τον τερματισμό του λογαριασμού, τα προσωπικά σας δεδομένα θα διαγραφούν εντός 30 ημερών, εκτός εάν ο νόμος απαιτεί μεγαλύτερη περίοδο διατήρησης. Τα δεδομένα τελικών πελατών που υποβάλλονται σε επεξεργασία εκ μέρους εγγεγραμμένων επιχειρήσεων θα διαγραφούν ή θα επιστραφούν σύμφωνα με την AVV. Εάν κατά την εγγραφή δεν επιβεβαιώσετε τη διεύθυνση email σας και δεν δημιουργηθεί επιχείρηση, διαγράφουμε τον λογαριασμό 30 ημέρες μετά την εγγραφή ή, εάν είναι μεταγενέστερη, μετά την τελευταία σύνδεσή σας.

Η Bird, ο πάροχος που παραδίδει συναλλακτικά email και SMS στους τελικούς πελάτες των εγγεγραμμένων επιχειρήσεων (π.χ. επιβεβαιώσεις ραντεβού, υπενθυμίσεις και κωδικούς σύνδεσης για την πύλη πελατών), διατηρεί το περιεχόμενο των μηνυμάτων και τα δεδομένα κίνησης για παράδοση και πρόληψη καταχρήσεων: SMS έως 6 μήνες, email 72 ώρες. Οι δικοί της υπο-εκτελούντες περιλαμβάνουν παρόχους εκτός ΕΟΧ, καλυπτόμενους από τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της ΕΕ.

Διαγράφουμε τις ειδοποιήσεις βάσει της πράξης για τις ψηφιακές υπηρεσίες και τα αρχεία σχετικά με περιορισμούς πυλών πελατών επτά έτη μετά την απόφαση ή μετά την άρση ή τη λήξη του περιορισμού· έως τότε τα διατηρούμε για την τεκμηρίωση των αποφάσεών μας και για την απόκρουση αξιώσεων (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ ΓΚΠΔ). Οι ειδοποιήσεις για τις οποίες δεν έχει ακόμη ληφθεί απόφαση αποθηκεύονται έως τη λήψη της απόφασης. Οι μετρητές με τους οποίους περιορίζουμε τον αριθμό των αιτημάτων διαγράφονται αυτόματα μετά τη λήξη του χρονικού τους παραθύρου.

Τα δεδομένα σας μπορεί να διαβιβαστούν στις ακόλουθες κατηγορίες αποδεκτών, οι οποίοι ενεργούν ως υποεκτελούντες την επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — υποδομή και αποθήκευση δεδομένων (περιοχή ΕΕ: europe-west1)
• Google Vertex AI (μοντέλα της Google όπως το Gemini, καθώς και μοντέλα συνεργατών από το Vertex Model Garden, π.χ. Anthropic Claude· η εξαγωγή συμπερασμάτων πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου από την Google Cloud εντός της ΕΕ) — λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης όπως δημιουργία δεδομένων εταιρείας, insights, σάρωση εγγράφων, επεξεργασία τιμολογίων και ανάλυση αιτημάτων παραγγελίας (υποεκτελών την επεξεργασία)
• Twilio — παράδοση ειδοποιήσεων SMS και WhatsApp (υποεκτελών την επεξεργασία)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — αναζήτηση διευθύνσεων, απεικόνιση χαρτών και αποστάσεων· φορτώνεται και στη δημόσια σελίδα εγγραφής, οπότε η διεύθυνση IP σας διαβιβάζεται στην Google, καθώς και κατά το άνοιγμα μιας επίσκεψης στην προβολή επιτόπιων εργασιών («Οι επισκέψεις μου»), η οποία εμφανίζει αμέσως τον χάρτη του τόπου εργασίας
• Stripe Payments Europe, Ltd. — επεξεργασία πληρωμών και τιμολόγηση (υποεκτελών την επεξεργασία)
• Bird (Bird B.V., Κάτω Χώρες) – παράδοση συναλλακτικών email και SMS για λογαριασμό των εγγεγραμμένων επιχειρήσεων: επιβεβαιώσεις ραντεβού, υπενθυμίσεις, προσφορές για νωρίτερες ώρες, κωδικοί σύνδεσης για λογαριασμούς πελατών στην πύλη πελατών και ειδοποιήσεις για επισκέψεις (μετάβαση, καθυστέρηση, αναφορά εργασιών και σύνδεσμος επιβεβαίωσης)· καθώς και αποστολή και λήψη μέσω των καναλιών email και SMS των επιχειρήσεων αυτών, συμπεριλαμβανομένων SMS μέσω αποκλειστικού αριθμού που κατέχει η Capwork (υπο-εκτελών την επεξεργασία)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — αποστολή των δικών email της Capwork: σε εγγεγραμμένους χρήστες (π.χ. μηνύματα καλωσορίσματος και ένταξης, καθώς και αιτιολογήσεις και γνωστοποιήσεις σχετικά με περιορισμούς πυλών πελατών) και σε πρόσωπα που αναφέρουν παράνομο περιεχόμενο (επιβεβαίωση παραλαβής και απόφαση)· επεξεργασία εντός της ΕΕ (εκτελών την επεξεργασία)

Όλοι οι υποεκτελούντες την επεξεργασία αναφέρονται στην AVV και δεσμεύονται από συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ. Η εγγεγραμμένη επιχείρηση (υπεύθυνος επεξεργασίας) ενημερώνεται για αλλαγές στους υποεκτελούντες την επεξεργασία και έχει δικαίωμα εναντίωσης. Δεν πωλούμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτους.

Ορισμένοι από τους υποεκτελούντες την επεξεργασία λειτουργούν διακομιστές εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Όπου τα δεδομένα διαβιβάζονται σε τρίτες χώρες (π.χ. ΗΠΑ), διασφαλίζουμε κατάλληλες εγγυήσεις, συμπεριλαμβανομένων των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών της ΕΕ (SCC) και των αποφάσεων επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Η Google LLC και η Twilio Inc. συμμετέχουν στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ (EU-U.S. Data Privacy Framework) και παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων, όπως αναγνωρίζεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Οι μηχανισμοί διαβίβασης τεκμηριώνονται στην AVV.

Χωρίς τη συγκατάθεσή σας, η πλατφόρμα Capwork χρησιμοποιεί μόνο τεχνικά απαραίτητα cookies για την πιστοποίηση, τις προτιμήσεις γλώσσας και τις ρυθμίσεις εμφάνισης που κάνετε εσείς οι ίδιοι. Στην τοπική αποθήκευση του προγράμματος περιήγησής σας αποθηκεύουμε επίσης τεχνικά απαραίτητα στοιχεία, όπως τη σύνδεση στον λογαριασμό πελάτη στην πύλη πελατών μιας επιχείρησης (έως 30 ημέρες ή μέχρι την αποσύνδεση), το χρωματικό θέμα και την επιλογή σας στο banner για τα cookies. Κατά την εγγραφή σας αποθηκεύονται εκεί επίσης τα στοιχεία που έχετε καταχωρίσει έως τότε για έως επτά ημέρες (ποτέ ο κωδικός πρόσβασης), ώστε να μπορεί να συνεχιστεί μια μη ολοκληρωμένη εγγραφή. Δεν χρησιμοποιούνται cookies παρακολούθησης, αναλυτικών ή διαφήμισης, με μία εξαίρεση: στις δικές μας ενημερωτικές σελίδες μπορείτε να συναινέσετε στη μέτρηση των διαφημίσεών μας στην Google (τελευταία παράγραφος της παρούσας ενότητας). Λεπτομέρειες περιλαμβάνονται στην Πολιτική μας για τα cookies.

Μπορείτε να διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις cookies στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Η απενεργοποίηση των απαραίτητων cookies ενδέχεται να επηρεάσει τη λειτουργικότητα της πλατφόρμας.

Μετράμε τη χρήση του ιστοτόπου και της πλατφόρμας μας με ένα φιλικό προς την ιδιωτικότητα, αυτο-φιλοξενούμενο σύστημα στατιστικών, το οποίο λειτουργεί χωρίς cookies και χωρίς να αποθηκεύει τίποτα στη συσκευή σας. Οι διακομιστές μας διατηρούν μόνο συγκεντρωτικές μετρήσεις: ημερήσια σύνολα (π.χ. προβολές ανά σελίδα) και — για 100 ημέρες — τον αριθμό των προβολών σελίδων και των νεοκαταμετρημένων επισκεπτών ανά 15λεπτο διάστημα της ημέρας· δεν δημιουργούνται προφίλ χρηστών και δεν κοινοποιούνται δεδομένα σε τρίτους. Για την καταμέτρηση μοναδικών επισκεπτών, η διεύθυνση IP και το αναγνωριστικό του προγράμματος περιήγησης μετατρέπονται σε ανώνυμο αναγνωριστικό με κλειδί που αλλάζει καθημερινά· η ίδια η διεύθυνση IP δεν αποθηκεύεται ποτέ, ενώ το αναγνωριστικό διαγράφεται εντός 48 ωρών και δεν μπορεί να συσχετιστεί μεταξύ ημερών. Όλη η επεξεργασία πραγματοποιείται αποκλειστικά στους διακομιστές μας στην ΕΕ (europe-west1). Νομική βάση: το έννομο συμφέρον μας να κατανοούμε και να βελτιώνουμε τις υπηρεσίες μας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ ΓΚΠΔ). Σεβόμαστε τα σήματα του προγράμματος περιήγησης «Do Not Track» και «Global Privacy Control» — εάν κάποιο από αυτά είναι ενεργοποιημένο, δεν συλλέγονται καθόλου στατιστικά. Επιπλέον, μετράμε με τον ίδιο τρόπο τη χρήση επιμέρους λειτουργιών (για παράδειγμα, πόσο συχνά χρησιμοποιείται ένα συγκεκριμένο κουμπί), καθώς και χονδρικές μετρήσεις επίσκεψης (τον αριθμό των σελίδων που προβάλλονται ανά επίσκεψη και την κατά προσέγγιση διάρκεια της επίσκεψης). Και αυτές οι τιμές αποθηκεύονται αποκλειστικά ως συγκεντρωτικές ημερήσιες μετρήσεις χωρίς καμία προσωπική αναφορά, και για τον σκοπό αυτό εξακολουθεί να μην αποθηκεύεται ούτε να διαβάζεται τίποτα στη συσκευή σας.

Στις δημόσιες ενημερωτικές μας σελίδες στη διεύθυνση www.capwork.io (π.χ. αρχική σελίδα, τιμολόγηση, λύσεις, επιχείρηση-παράδειγμα, νομικά κείμενα και η εγγραφή που προσφέρεται εκεί) χρησιμοποιούμε την παρακολούθηση μετατροπών του Google Ads της Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ιρλανδία) — μόνο εφόσον δώσετε τη συγκατάθεσή σας στο banner για τα cookies. Σκοπός είναι να διαπιστωθεί αν μια εγγραφή στο Capwork προέρχεται από κλικ σε κάποια από τις διαφημίσεις μας στην Google· δεν χρησιμοποιούμε εξατομικευμένη διαφήμιση ούτε επαναληπτικό μάρκετινγκ (remarketing). Μετά τη συγκατάθεσή σας, το πρόγραμμα περιήγησής σας φορτώνει την ετικέτα Google· η Google επεξεργάζεται στο πλαίσιο αυτό τη διεύθυνση IP σας, πληροφορίες για το πρόγραμμα περιήγησης και τη συσκευή σας, τη σελίδα που επισκεφθήκατε, τον χρόνο και το αναγνωριστικό κλικ μιας διαφήμισης, και αποθηκεύει cookies όπως τα «_gcl_au» και «_gcl_aw» (έως 90 ημέρες). Μια ολοκληρωμένη εγγραφή αναφέρεται στην Google χωρίς όνομα, διεύθυνση email ή στοιχεία επιχείρησης. Νομική βάση είναι η συγκατάθεσή σας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄ ΓΚΠΔ, § 165 παρ. 3 TKG 2021). Η Google επεξεργάζεται τα δεδομένα ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας και ενδέχεται να τα διαβιβάσει στις ΗΠΑ· η Google LLC είναι πιστοποιημένη βάσει του EU-U.S. Data Privacy Framework. Χωρίς τη συγκατάθεσή σας, η ετικέτα Google δεν φορτώνεται. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή με ισχύ για το μέλλον μέσω της επιλογής «Ρυθμίσεις cookies» στο υποσέλιδο της αρχικής μας σελίδας ή στην Πολιτική μας για τα cookies· στην περίπτωση αυτή διαγράφουμε τα cookies του Google Ads στο capwork.io. Αποθηκεύουμε την επιλογή σας στην τοπική αποθήκευση του προγράμματος περιήγησής σας και σας ρωτάμε ξανά μετά από δώδεκα μήνες. Για την απόδειξη της συγκατάθεσής σας, αποθηκεύουμε επιπλέον κάθε επιλογή στο banner για τα cookies για τρία χρόνια στους διακομιστές μας στην ΕΕ — με ένα τυχαία παραγόμενο αναγνωριστικό συγκατάθεσης, την επιλογή και την επιλογή που αντικαταστάθηκε, την έκδοση του banner, τη γλώσσα και τη χρονική στιγμή, αλλά χωρίς τη διεύθυνση IP σας· νομική βάση είναι το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ σε συνδυασμό με το άρθρο 7 παρ. 1 ΓΚΠΔ. Το αναγνωριστικό συγκατάθεσης εμφανίζεται στο banner που ανοίγετε μέσω της επιλογής «Ρυθμίσεις cookies».

Η πλατφόρμα Capwork χρησιμοποιεί υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης μέσω του Google Vertex AI για λειτουργίες όπως αυτόματη δημιουργία δεδομένων εταιρείας, αναφορές business insights, σάρωση εγγράφων οχημάτων και παραστατικών, ανάλυση σχολίων, ανάλυση αιτημάτων παραγγελίας και μηνυμάτων, προτάσεις και προσχέδια απαντήσεων, αυτόματη μετάφραση περιεχομένου, καθώς και δημιουργία προτάσεων εικόνων για υπηρεσίες και προϊόντα. Χρησιμοποιούνται τόσο ιδιόκτητα μοντέλα της Google (π.χ. Gemini) όσο και μοντέλα συνεργατών που παρέχονται μέσω του Vertex Model Garden (π.χ. Anthropic Claude)· και στις δύο περιπτώσεις η εξαγωγή συμπερασμάτων πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου από την Google Cloud εντός της ΕΕ. Η Google Vertex AI ενεργεί ως υποεκτελών την επεξεργασία σύμφωνα με τους όρους του AVV.

Εφόσον μια επιχείρηση χρησιμοποιεί την τεκμηρίωση επιτόπιων εργασιών, οι εργαζόμενοί της μπορούν να υπαγορεύουν σημειώσεις: το Google Vertex AI (Gemini) απομαγνητοφωνεί την ηχογράφηση εντός της ΕΕ και συντάσσει με βάση αυτήν προσχέδιο του κειμένου της αναφοράς. Η Capwork δεν αποθηκεύει ούτε την ηχογράφηση ούτε την απομαγνητοφώνηση (βλ. ενότητα 11b).

Τα δεδομένα που αποστέλλονται στις υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης υποβάλλονται σε επεξεργασία αποκλειστικά βάσει των όρων επεξεργασίας δεδομένων Enterprise της Google Cloud και με καθήλωση περιοχής στην ΕΕ. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάζονται στις υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση, βελτίωση ή ανάπτυξη μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης. Αυτό διασφαλίζεται συμβατικά μέσω του προσαρτήματος επεξεργασίας δεδομένων της Google Cloud.

Το περιεχόμενο που δημιουργείται από ΤΝ – όπως αναλύσεις, προτάσεις, προσχέδια απαντήσεων, δεδομένα που εξάγονται από έγγραφα, αυτόματες μεταφράσεις και εικόνες που δημιουργούνται από ΤΝ – επισημαίνεται ως δημιουργημένο από ΤΝ στο περιβάλλον χρήστη της πλατφόρμας και στην πύλη πελατών σύμφωνα με την Πράξη για την ΤΝ της ΕΕ (άρθρο 50). Τα μηνύματα προς πελάτες τα οποία ένα πρόσωπο ελέγχει με βάση προσχέδιο ΤΝ και αποστέλλει το ίδιο δεν επισημαίνονται χωριστά για τον παραλήπτη, καθώς αποστέλλονται υπό ανθρώπινο έλεγχο και συντακτική ευθύνη· τα μηνύματα που δημιουργούνται από ΤΝ δεν αποστέλλονται αυτόματα. Δεν λαμβάνονται αυτοματοποιημένες αποφάσεις με νομικές ή παρόμοιες σημαντικές επιπτώσεις χωρίς ανθρώπινη εποπτεία.

Μπορείτε να ζητήσετε ανθρώπινη επανεξέταση οποιασδήποτε απόφασης που δημιουργήθηκε από ΤΝ και σας επηρεάζει σημαντικά, επικοινωνώντας μαζί μας στην office@capwork.io.

Η Capwork e.U. εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα σύμφωνα με το άρθρο 32 ΓΚΠΔ για τη διασφάλιση επιπέδου ασφάλειας ανάλογου προς τον κίνδυνο. Τα μέτρα αυτά περιλαμβάνουν:

• Κρυπτογράφηση δεδομένων κατά την αποθήκευση και τη μεταφορά (TLS 1.2+, AES-256)
• Ελέγχους πρόσβασης και εξουσιοδότηση βάσει ρόλων (RBAC) με Firebase Authentication
• Φιλοξενία υποδομής στην Google Cloud Platform εντός ΕΕ (περιοχή europe-west1)
• Τακτικούς ελέγχους ασφάλειας, επικύρωση εισόδου (σχήματα Zod) και περιορισμό ρυθμού (rate limiting)
• Καταγραφή και ίχνη ελέγχου για πρόσβαση και τροποποιήσεις δεδομένων
• Πρόληψη prompt injection και μέτρα ασφαλείας ΤΝ για όλα τα δεδομένα που επεξεργάζονται μέσω ΤΝ

Αναλυτική περιγραφή των TOM επισυνάπτεται ως παράρτημα στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (AVV) και διατίθεται κατόπιν αιτήματος.

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα:

• Δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε πληροφορίες σχετικά με το ποια προσωπικά δεδομένα τηρούμε για εσάς.
• Δικαίωμα διόρθωσης (άρθρο 16 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων.
• Δικαίωμα διαγραφής (άρθρο 17 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων σας, υπό την επιφύλαξη νόμιμων υποχρεώσεων διατήρησης.
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας υπό ορισμένες προϋποθέσεις.
• Δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων (άρθρο 20 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε τα δεδομένα σας σε δομημένο, αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο.
• Δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21 ΓΚΠΔ): μπορείτε να εναντιωθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομα συμφέροντα.

Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, επικοινωνήστε μαζί μας στην office@capwork.io. Θα απαντήσουμε εντός ενός μήνα σύμφωνα με το άρθρο 12 ΓΚΠΔ. Οι τελικοί πελάτες εγγεγραμμένων επιχειρήσεων θα πρέπει αρχικά να επικοινωνήσουν με την εκάστοτε επιχείρηση (υπεύθυνο επεξεργασίας) για να ασκήσουν τα δικαιώματά τους.

Για την προστασία των δεδομένων σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, επαληθεύουμε την ταυτότητα κάθε ατόμου που υποβάλλει αίτημα άσκησης δικαιωμάτων. Αιτήματα που υποβάλλονται από συνδεδεμένο λογαριασμό θεωρούνται επαληθευμένα. Αιτήματα που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαιώνονται μέσω συνδέσμου που αποστέλλεται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει καταχωρηθεί στον λογαριασμό. Σε περίπτωση εύλογης αμφιβολίας ως προς την ταυτότητα (άρθρο 12 παρ. 6 ΓΚΠΔ), ενδέχεται να ζητήσουμε πρόσθετα αποδεικτικά ταυτότητας — όπως αντίγραφο επίσημου εγγράφου ταυτότητας με φωτογραφία — τα οποία διαγράφουμε μόλις ολοκληρωθεί η επαλήθευση. Η πλήρης διαγραφή εταιρικού λογαριασμού μπορεί να ζητηθεί μόνο από τον κάτοχο του λογαριασμού ή από εξουσιοδοτημένο διαχειριστή· μεμονωμένοι χρήστες μπορούν να ασκούν δικαιώματα μόνο σε σχέση με τα δικά τους προσωπικά δεδομένα.

Εάν πιστεύετε ότι η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων παραβιάζει τη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αυστριακή Αρχή Προστασίας Δεδομένων:

Διατηρούμε το δικαίωμα να ενημερώνουμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου ώστε να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις πρακτικές επεξεργασίας δεδομένων ή στις νομικές απαιτήσεις. Ουσιώδεις αλλαγές θα κοινοποιούνται στους εγγεγραμμένους χρήστες μέσω email. Η τρέχουσα έκδοση είναι πάντοτε διαθέσιμη σε αυτή τη σελίδα.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

Email: office@capwork.io