Πολιτική Απορρήτου

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων κατά την έννοια του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και του αυστριακού Νόμου Προστασίας Δεδομένων (DSG) είναι:

Η πλατφόρμα Capwork λειτουργεί ως υπηρεσία B2B. Ανάλογα με το πλαίσιο, διαφορετικά μέρη αναλαμβάνουν διαφορετικούς ρόλους προστασίας δεδομένων βάσει του ΓΚΠΔ:

• Υποκείμενο των δεδομένων: ο τελικός πελάτης ή το φυσικό πρόσωπο του οποίου τα προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία (π.χ. ένα άτομο που κλείνει ραντεβού ή αποστέλλει αίτημα).
• Υπεύθυνος επεξεργασίας (Data Controller): η εγγεγραμμένη επιχείρηση που χρησιμοποιεί την πλατφόρμα Capwork. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας δεδομένων και είναι υπεύθυνος για τη συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ έναντι των τελικών πελατών του.
• Εκτελών την επεξεργασία (Data Processor): η Capwork e.U. λειτουργεί την πλατφόρμα Capwork ως εκτελών την επεξεργασία εκ μέρους της εγγεγραμμένης επιχείρησης και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά σύμφωνα με τις οδηγίες του υπευθύνου επεξεργασίας και τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.

Η Capwork e.U. είναι υπεύθυνος επεξεργασίας μόνο για τα δεδομένα που επεξεργάζεται για δικούς της σκοπούς (π.χ. διαχείριση λογαριασμών πλατφόρμας, τιμολόγηση, ασφάλεια πλατφόρμας). Για όλα τα δεδομένα τελικών πελατών που εισάγονται από εγγεγραμμένες επιχειρήσεις (π.χ. λεπτομέρειες κρατήσεων, επικοινωνίες με πελάτες, αναρτημένα έγγραφα), υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η εγγεγραμμένη επιχείρηση και η Capwork e.U. ενεργεί αποκλειστικά ως εκτελών την επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ.

Συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

• Δεδομένα λογαριασμού: διεύθυνση email, κωδικός πρόσβασης (hashed), επωνυμία εταιρείας, τοποθεσία
• Στοιχεία επικοινωνίας: όνομα, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση email (κατά την κράτηση ραντεβού)
• Δεδομένα πληρωμής: όνομα κατόχου κάρτας, τελευταία τέσσερα ψηφία αριθμού κάρτας (μόνο για επαλήθευση ταυτότητας)
• Δεδομένα χρήσης: ιστορικό κρατήσεων, αλληλεπιδράσεις με το ημερολόγιο, διαμορφώσεις ενοτήτων, δεδομένα καταγραφής (log)
• Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, τύπος προγράμματος περιήγησης, πληροφορίες συσκευής, χρονοσφραγίδες πρόσβασης
• Δεδομένα τελικών πελατών: κάθε προσωπικό δεδομένο που εισάγουν οι εγγεγραμμένες επιχειρήσεις στην πλατφόρμα εκ μέρους των πελατών τους (π.χ. λεπτομέρειες κρατήσεων, στοιχεία επικοινωνίας, δεδομένα παραγγελιών, επικοινωνίες)

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα στις ακόλουθες νομικές βάσεις σύμφωνα με το άρθρο 6 ΓΚΠΔ:

• Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄ ΓΚΠΔ — Συναίνεση: όταν έχετε δώσει ρητή συναίνεση για συγκεκριμένες δραστηριότητες επεξεργασίας.
• Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ — Σύμβαση: επεξεργασία απαραίτητη για την εκτέλεση της σύμβασης παροχής υπηρεσιών μαζί σας.
• Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄ ΓΚΠΔ — Έννομη υποχρέωση: επεξεργασία απαραίτητη για τη συμμόρφωση με υποχρεώσεις διατήρησης δεδομένων βάσει της αυστριακής φορολογικής και εμπορικής νομοθεσίας.
• Άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ ΓΚΠΔ — Έννομα συμφέροντα: επεξεργασία για πρόληψη απάτης, ασφάλεια πλατφόρμας και βελτίωση της υπηρεσίας, εφόσον τα συμφέροντά μας δεν υπερισχύονται από τα δικαιώματά σας.

Για δεδομένα τελικών πελατών που υποβάλλονται σε επεξεργασία εκ μέρους εγγεγραμμένων επιχειρήσεων, η νομική βάση καθορίζεται από την εκάστοτε επιχείρηση (υπεύθυνο επεξεργασίας) και τεκμηριώνεται στη δική της πολιτική απορρήτου.

Τα προσωπικά σας δεδομένα επεξεργάζονται για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Παροχή και λειτουργία της πλατφόρμας Capwork και των ενοτήτων της (ραντεβού, παραγγελίες, διαχείριση ομάδας, στόλος, αποθήκη, οικονομικά)
• Δημιουργία λογαριασμών χρηστών, έλεγχος ταυτότητας και διαχείριση πρόσβασης
• Διαχείριση κρατήσεων, παραγγελιών και επικοινωνιών με πελάτες εκ μέρους εγγεγραμμένων επιχειρήσεων
• Λειτουργίες υποστηριζόμενες από τεχνητή νοημοσύνη: δημιουργία εταιρικών δεδομένων, επιχειρηματικές πληροφορίες, σάρωση εγγράφων και ανάλυση σχολίων
• Πρόληψη απάτης, επαλήθευση ταυτότητας και ασφάλεια πλατφόρμας

Καθώς η Capwork e.U. ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία για τις εγγεγραμμένες επιχειρήσεις, συνάπτεται με κάθε εγγεγραμμένη επιχείρηση κατά τη διάρκεια της διαδικασίας onboarding Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ.

Η AVV ρυθμίζει:

• το αντικείμενο, τη διάρκεια, τη φύση και τον σκοπό της επεξεργασίας δεδομένων
• τις κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία και τις κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων
• τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα του υπευθύνου επεξεργασίας (εγγεγραμμένη επιχείρηση)
• τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (TOM) για τη διασφάλιση της ασφάλειας των δεδομένων (βλ. ενότητα 13)
• τη χρήση και την έγκριση υποεκτελούντων την επεξεργασία (βλ. ενότητα 9)
• τις υποχρεώσεις σχετικά με τη διαγραφή ή την επιστροφή δεδομένων κατά τον τερματισμό της σύμβασης

Η εγγεγραμμένη επιχείρηση (υπεύθυνος επεξεργασίας) μπορεί να ζητήσει ανά πάσα στιγμή αντίγραφο της AVV στην office@capwork.io.

Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση των σκοπών που περιγράφονται παραπάνω ή όπως απαιτείται από τον νόμο. Η αυστριακή εμπορική και φορολογική νομοθεσία (BAO, UGB) μπορεί να απαιτεί τη διατήρηση ορισμένων δεδομένων για έως 7 έτη.

Μετά τον τερματισμό του λογαριασμού, τα προσωπικά σας δεδομένα θα διαγραφούν εντός 30 ημερών, εκτός εάν ο νόμος απαιτεί μεγαλύτερη περίοδο διατήρησης. Τα δεδομένα τελικών πελατών που υποβάλλονται σε επεξεργασία εκ μέρους εγγεγραμμένων επιχειρήσεων θα διαγραφούν ή θα επιστραφούν σύμφωνα με την AVV.

Τα δεδομένα σας μπορεί να διαβιβαστούν στις ακόλουθες κατηγορίες αποδεκτών, οι οποίοι ενεργούν ως υποεκτελούντες την επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — υποδομή και αποθήκευση δεδομένων (περιοχή ΕΕ: europe-west1)
• Google Vertex AI (μοντέλα της Google όπως το Gemini, καθώς και μοντέλα συνεργατών από το Vertex Model Garden, π.χ. Anthropic Claude· η εξαγωγή συμπερασμάτων πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου από την Google Cloud εντός της ΕΕ) — λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης όπως δημιουργία δεδομένων εταιρείας, insights, σάρωση εγγράφων, επεξεργασία τιμολογίων και ανάλυση αιτημάτων παραγγελίας (υποεκτελών την επεξεργασία)
• Twilio — παράδοση ειδοποιήσεων SMS και WhatsApp (υποεκτελών την επεξεργασία)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — αναζήτηση διευθύνσεων, απεικόνιση χαρτών και αποστάσεων· φορτώνεται και στη δημόσια σελίδα εγγραφής, οπότε η διεύθυνση IP σας διαβιβάζεται στην Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — επεξεργασία πληρωμών και τιμολόγηση (υποεκτελών την επεξεργασία)
• Bird (Bird B.V., Κάτω Χώρες) – αποστολή συναλλακτικών email (υπο-εκτελών)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — αποστολή email της πλατφόρμας σε εγγεγραμμένους χρήστες (π.χ. μηνύματα καλωσορίσματος και ένταξης)· επεξεργασία εντός της ΕΕ (εκτελών την επεξεργασία)

Όλοι οι υποεκτελούντες την επεξεργασία αναφέρονται στην AVV και δεσμεύονται από συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ. Η εγγεγραμμένη επιχείρηση (υπεύθυνος επεξεργασίας) ενημερώνεται για αλλαγές στους υποεκτελούντες την επεξεργασία και έχει δικαίωμα εναντίωσης. Δεν πωλούμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτους.

Ορισμένοι από τους υποεκτελούντες την επεξεργασία λειτουργούν διακομιστές εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Όπου τα δεδομένα διαβιβάζονται σε τρίτες χώρες (π.χ. ΗΠΑ), διασφαλίζουμε κατάλληλες εγγυήσεις, συμπεριλαμβανομένων των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών της ΕΕ (SCC) και των αποφάσεων επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Η Google LLC και η Twilio Inc. συμμετέχουν στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ (EU-U.S. Data Privacy Framework) και παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων, όπως αναγνωρίζεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Οι μηχανισμοί διαβίβασης τεκμηριώνονται στην AVV.

Η πλατφόρμα Capwork χρησιμοποιεί μόνο τεχνικά απαραίτητα cookies για την πιστοποίηση και τις προτιμήσεις γλώσσας. Δεν χρησιμοποιούνται cookies παρακολούθησης, αναλυτικών ή διαφήμισης.

Μπορείτε να διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις cookies στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Η απενεργοποίηση των απαραίτητων cookies ενδέχεται να επηρεάσει τη λειτουργικότητα της πλατφόρμας.

Μετράμε τη χρήση του ιστοτόπου και της πλατφόρμας μας με ένα φιλικό προς την ιδιωτικότητα, αυτο-φιλοξενούμενο σύστημα στατιστικών, το οποίο λειτουργεί χωρίς cookies και χωρίς να αποθηκεύει τίποτα στη συσκευή σας. Οι διακομιστές μας διατηρούν μόνο συγκεντρωτικές ημερήσιες μετρήσεις (π.χ. προβολές ανά σελίδα)· δεν δημιουργούνται προφίλ χρηστών και δεν κοινοποιούνται δεδομένα σε τρίτους. Για την καταμέτρηση μοναδικών επισκεπτών, η διεύθυνση IP και το αναγνωριστικό του προγράμματος περιήγησης μετατρέπονται σε ανώνυμο αναγνωριστικό με κλειδί που αλλάζει καθημερινά· η ίδια η διεύθυνση IP δεν αποθηκεύεται ποτέ, ενώ το αναγνωριστικό διαγράφεται εντός 48 ωρών και δεν μπορεί να συσχετιστεί μεταξύ ημερών. Όλη η επεξεργασία πραγματοποιείται αποκλειστικά στους διακομιστές μας στην ΕΕ (europe-west1). Νομική βάση: το έννομο συμφέρον μας να κατανοούμε και να βελτιώνουμε τις υπηρεσίες μας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ ΓΚΠΔ). Σεβόμαστε τα σήματα του προγράμματος περιήγησης «Do Not Track» και «Global Privacy Control» — εάν κάποιο από αυτά είναι ενεργοποιημένο, δεν συλλέγονται καθόλου στατιστικά. Επιπλέον, μετράμε με τον ίδιο τρόπο τη χρήση επιμέρους λειτουργιών (για παράδειγμα, πόσο συχνά χρησιμοποιείται ένα συγκεκριμένο κουμπί), καθώς και χονδρικές μετρήσεις επίσκεψης (τον αριθμό των σελίδων που προβάλλονται ανά επίσκεψη και την κατά προσέγγιση διάρκεια της επίσκεψης). Και αυτές οι τιμές αποθηκεύονται αποκλειστικά ως συγκεντρωτικές ημερήσιες μετρήσεις χωρίς καμία προσωπική αναφορά, και για τον σκοπό αυτό εξακολουθεί να μην αποθηκεύεται ούτε να διαβάζεται τίποτα στη συσκευή σας.

Η πλατφόρμα Capwork χρησιμοποιεί υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης μέσω του Google Vertex AI για λειτουργίες όπως αυτόματη δημιουργία δεδομένων εταιρείας, αναφορές business insights, σάρωση εγγράφων οχημάτων, επεξεργασία τιμολογίων, ανάλυση σχολίων και ανάλυση αιτημάτων παραγγελίας. Χρησιμοποιούνται τόσο ιδιόκτητα μοντέλα της Google (π.χ. Gemini) όσο και μοντέλα συνεργατών που παρέχονται μέσω του Vertex Model Garden (π.χ. Anthropic Claude)· και στις δύο περιπτώσεις η εξαγωγή συμπερασμάτων πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου από την Google Cloud εντός της ΕΕ. Η Google Vertex AI ενεργεί ως υποεκτελών την επεξεργασία σύμφωνα με τους όρους του AVV.

Τα δεδομένα που αποστέλλονται στις υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης υποβάλλονται σε επεξεργασία αποκλειστικά βάσει των όρων επεξεργασίας δεδομένων Enterprise της Google Cloud και με καθήλωση περιοχής στην ΕΕ. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάζονται στις υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση, βελτίωση ή ανάπτυξη μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης. Αυτό διασφαλίζεται συμβατικά μέσω του προσαρτήματος επεξεργασίας δεδομένων της Google Cloud.

Όλο το περιεχόμενο που δημιουργείται από ΤΝ επισημαίνεται σαφώς στο περιβάλλον χρήστη σύμφωνα με την Πράξη για την ΤΝ της ΕΕ (άρθρο 50). Δεν λαμβάνονται αυτοματοποιημένες αποφάσεις με νομικές ή παρόμοιες σημαντικές επιπτώσεις χωρίς ανθρώπινη εποπτεία.

Μπορείτε να ζητήσετε ανθρώπινη επανεξέταση οποιασδήποτε απόφασης που δημιουργήθηκε από ΤΝ και σας επηρεάζει σημαντικά, επικοινωνώντας μαζί μας στην office@capwork.io.

Η Capwork e.U. εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα σύμφωνα με το άρθρο 32 ΓΚΠΔ για τη διασφάλιση επιπέδου ασφάλειας ανάλογου προς τον κίνδυνο. Τα μέτρα αυτά περιλαμβάνουν:

• Κρυπτογράφηση δεδομένων κατά την αποθήκευση και τη μεταφορά (TLS 1.2+, AES-256)
• Ελέγχους πρόσβασης και εξουσιοδότηση βάσει ρόλων (RBAC) με Firebase Authentication
• Φιλοξενία υποδομής στην Google Cloud Platform εντός ΕΕ (περιοχή europe-west1)
• Τακτικούς ελέγχους ασφάλειας, επικύρωση εισόδου (σχήματα Zod) και περιορισμό ρυθμού (rate limiting)
• Καταγραφή και ίχνη ελέγχου για πρόσβαση και τροποποιήσεις δεδομένων
• Πρόληψη prompt injection και μέτρα ασφαλείας ΤΝ για όλα τα δεδομένα που επεξεργάζονται μέσω ΤΝ

Αναλυτική περιγραφή των TOM επισυνάπτεται ως παράρτημα στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (AVV) και διατίθεται κατόπιν αιτήματος.

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα:

• Δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε πληροφορίες σχετικά με το ποια προσωπικά δεδομένα τηρούμε για εσάς.
• Δικαίωμα διόρθωσης (άρθρο 16 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων.
• Δικαίωμα διαγραφής (άρθρο 17 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων σας, υπό την επιφύλαξη νόμιμων υποχρεώσεων διατήρησης.
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας υπό ορισμένες προϋποθέσεις.
• Δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων (άρθρο 20 ΓΚΠΔ): μπορείτε να ζητήσετε τα δεδομένα σας σε δομημένο, αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο.
• Δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21 ΓΚΠΔ): μπορείτε να εναντιωθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομα συμφέροντα.

Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, επικοινωνήστε μαζί μας στην office@capwork.io. Θα απαντήσουμε εντός ενός μήνα σύμφωνα με το άρθρο 12 ΓΚΠΔ. Οι τελικοί πελάτες εγγεγραμμένων επιχειρήσεων θα πρέπει αρχικά να επικοινωνήσουν με την εκάστοτε επιχείρηση (υπεύθυνο επεξεργασίας) για να ασκήσουν τα δικαιώματά τους.

Εάν πιστεύετε ότι η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων παραβιάζει τη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αυστριακή Αρχή Προστασίας Δεδομένων:

Διατηρούμε το δικαίωμα να ενημερώνουμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου ώστε να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις πρακτικές επεξεργασίας δεδομένων ή στις νομικές απαιτήσεις. Ουσιώδεις αλλαγές θα κοινοποιούνται στους εγγεγραμμένους χρήστες μέσω email. Η τρέχουσα έκδοση είναι πάντοτε διαθέσιμη σε αυτή τη σελίδα.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

Email: office@capwork.io