Tagasi avalehele

Privaatsuspoliitika

Viimati uuendatud: 20. oktoober 2026

Käesoleva privaatsuspoliitika õiguslikult siduv versioon on saksakeelne versioon. Tõlked teistesse keeltesse on esitatud üksnes informatsiooniks ega ole õiguslikult siduvad.

1. Vastutav töötleja

Andmete töötlemise eest vastutav töötleja isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) ja Austria andmekaitseseaduse (DSG) tähenduses on:

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-post: office@capwork.io

2. GDPR kohased rollid ja vastutus

Capwork platvorm töötab B2B-teenusena. Sõltuvalt kontekstist võtavad erinevad pooled GDPR alusel erinevaid andmekaitsealaseid rolle:

  • Andmesubjekt (Betroffene Person): lõppklient või füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse (nt isik, kes broneerib aja või esitab päringu).
  • Vastutav töötleja (Verantwortlicher): registreeritud ettevõte, kes kasutab Capwork platvormi. Vastutav töötleja määrab andmete töötlemise eesmärgid ja vahendid ning vastutab GDPR-i järgimise eest oma lõppklientide ees.
  • Volitatud töötleja (Auftragsverarbeiter): Capwork e.U. käitab Capwork platvormi volitatud töötlejana registreeritud ettevõtte nimel, töödeldes isikuandmeid üksnes vastavalt vastutava töötleja juhistele ja andmetöötluse lepingule.

Capwork e.U. on vastutav töötleja ainult nende andmete osas, mida töödeldakse omaenda eesmärkidel (nt platvormi kontohaldus, arveldamine, platvormi turvalisus ning ettevõtetega kirja teel ühenduse võtmine punkti 11a kohaselt). Kõikide registreeritud ettevõtete sisestatud lõppklientide andmete (nt broneeringu üksikasjad, klientidega suhtlemine, üleslaaditud dokumendid) osas on vastutav töötleja registreeritud ettevõte ning Capwork e.U. tegutseb üksnes volitatud töötlejana GDPR artikli 28 kohaselt.

3. Töödeldavate isikuandmete liigid

Kogume ja töötleme järgmisi isikuandmete kategooriaid:

  • Kontoandmed: e-posti aadress, parool (räsitud), ettevõtte nimi, asukoht
  • Kontakt- ja broneeringuandmed: nimi, telefoninumber, e-posti aadress ja vabatahtlik märkus ettevõttele (aegade broneerimisel)
  • Makseandmed: kaardiomaniku nimi, kaardi numbri viimased neli numbrit (üksnes isikusamasuse kontrolliks)
  • Kasutusandmed: broneerimisajalugu, kalendri interaktsioonid, moodulite konfiguratsioonid, logiandmed
  • Tehnilised andmed: IP-aadress, brauseri tüüp, seadme teave, juurdepääsu ajatemplid
  • Lõppklientide andmed: kõik isikuandmed, mida registreeritud ettevõtted sisestavad platvormile oma klientide nimel (nt broneeringu üksikasjad, kontaktteave, tellimuste andmed, kommunikatsioon)
  • Avaldatud ettevõtte andmed: andmed, mille registreeritud ettevõte teeb pärast oma kliendiportaali aktiveerimist avalikult kättesaadavaks (ettevõtte nimi, kirjeldus ja tegevusala, aadress, telefoninumber, veebileht, lahtiolekuajad, teenused ja hinnad), broneeringute ja pakkumiste juures kuvatavad andmed ettevõtte isiku kohta (nimi või ärinimi, aadress, kontaktandmed ja vajaduse korral käibemaksukohustuslase registreerimisnumber) ning andmed ettevõtte õigusliku teabe lehel kliendiportaalis (lisaks näiteks äriregistri andmed, järelevalveasutus, koda ja kutsereeglid, tegevusala ja link ettevõtte privaatsuspoliitikale)
  • Digiteenuste määruse kohased teated: teate esitaja nimi ja e-posti aadress (laste seksuaalse väärkohtlemise materjali puudutavate teadete puhul vabatahtlik), teatatud aadress ja vajaduse korral osutatud sisu, teate kategooria ja põhjendus, keel, menetlusseis ja otsus; lisaks teatamisvormi kuritarvitamise piiramiseks IP-aadress ja e-posti aadress räsitud kujul loenduri võtmena
  • Kohapealsete tööde dokumenteerimine, kui registreeritud ettevõte seda kasutab: ettevõtte töötajate tööajad, pausid ja sõiduajad, tööde olek, kasutatud materjal, märkmed ja fotod ning ettevõtte lõppklientidega seotud fotod, objektimärkmed, allkirjad ja tööaruanded (üksikasjad punktis 11b)

4. Töötlemise õiguslikud alused

Töötleme isikuandmeid järgmistel GDPR artikli 6 kohastel õiguslikel alustel:

  • GDPR art 6 lg 1 p a — Nõusolek: kui olete andnud sõnaselge nõusoleku konkreetseteks töötlemistoiminguteks.
  • GDPR art 6 lg 1 p b — Leping: töötlemine, mis on vajalik meie teenuselepingu täitmiseks teiega või teie taotlusel enne lepingu sõlmimist meetmete võtmiseks (nt teie konto loomine ja teie e-posti aadressi kinnitamine registreerimisel).
  • GDPR art 6 lg 1 p c — Juriidiline kohustus: töötlemine, mis on vajalik Austria maksu- ja kaubandusõiguse säilitamiskohustuste täitmiseks.
  • GDPR art 6 lg 1 p f — Õigustatud huvi: töötlemine pettuste ennetamiseks, platvormi turvalisuse ja teenuse parandamise huvides, kui meie huvid ei kaalu üles teie õigusi.

Registreeritud ettevõtete nimel töödeldavate lõppklientide andmete õigusliku aluse määrab vastav ettevõte (vastutav töötleja) ja see on dokumenteeritud nende oma privaatsuspoliitikas.

Avalik kliendiportaal on vaikimisi deaktiveeritud. Seal kuvatavad ettevõtte andmed avaldatakse üksnes registreeritud ettevõtte algatusel, kes peab selleks portaali sõnaselgelt aktiveerima (tingimuste § 4); õiguslik alus on isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 lõike 1 punkt b. Ettevõte otsustab ise, millised andmed kuvatakse, ning võib avaldamist igal ajal piirata või portaali deaktiveerimisega täielikult lõpetada.

Digiteenuste määruse kohaseid teateid ebaseadusliku sisu kohta, nende kohta tehtud otsuseid ja asjaosaliste teavitamist töötleme DSA artiklitest 16–18 tulenevate juriidiliste kohustuste täitmiseks (GDPR art 6 lg 1 p c). Teadete arvu piiramine IP-aadressi ja e-posti aadressi kohta põhineb meie õigustatud huvil toimiva ja kuritarvituste eest kaitstud teatamismenetluse vastu (GDPR art 6 lg 1 p f). Teate esitaja isikut me asjaomasele ettevõttele ei avalda.

5. Töötlemise eesmärgid

Teie isikuandmeid töödeldakse järgmistel eesmärkidel:

  • Capwork platvormi ja selle moodulite (ajad, tellimused, meeskonna haldus, sõidukipark, ladu, rahandus) pakkumine ja käitamine
  • Kasutajakontode loomine, autentimine ja juurdepääsu haldus
  • Broneeringute, tellimuste ja klientidega suhtlemise töötlemine registreeritud ettevõtete nimel
  • Lõppklientide juures tehtavate tööde, nende vastuvõtmise ja nendeks kulunud tööaja dokumenteerimine registreeritud ettevõtete nimel, kui need ettevõtted kasutavad kohapealsete tööde dokumenteerimist (vt punkt 11b)
  • AI-põhised funktsioonid: ettevõtteandmete loomine, ärianalüüs, dokumentide skannimine ja tagasiside analüüs
  • Pettuste ennetamine, isikusamasuse kontroll ja platvormi turvalisus
  • Registreeritud ettevõtte avaliku kliendiportaali käitamine, kui ettevõte on portaali aktiveerinud
  • Kliendiportaalide ebaseadusliku sisu kohta esitatud teadete menetlemine, meetmete üle otsustamine ja asjaosaliste teavitamine digiteenuste määruse alusel
  • Mõõtmine, kas registreerimised tulenevad meie reklaamidest Google’is — ainult teie nõusolekul (vt punkt 10)
  • Klienditugi: teie päringutele ja tagasisidele vastamine ning abi platvormi seadistamisel ja kasutamisel – ka meie enda algatusel, sõnumitega konto omanikule platvormi tagasiside jaotises (GDPR art 6 lg 1 p b). Reklaami me sel teel ei saada.

6. Andmetöötluse leping (AVV)

Kuna Capwork e.U. tegutseb registreeritud ettevõtetele volitatud töötlejana (Auftragsverarbeiter), sõlmitakse iga registreeritud ettevõttega sisseelamise protsessi käigus GDPR artikli 28 kohane andmetöötluse leping (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV).

AVV reguleerib:

  • Andmetöötluse objekti, kestust, laadi ja eesmärki
  • Töödeldavate isikuandmete liike ja andmesubjektide kategooriaid
  • Vastutava töötleja (registreeritud ettevõte) kohustusi ja õigusi
  • Tehnilisi ja korralduslikke meetmeid (TOM) andmete turvalisuse tagamiseks (vt punkt 12)
  • Volitatud alltöötlejate kasutamist ja nende kinnitamist (vt punkt 8)
  • Kohustusi andmete kustutamiseks või tagastamiseks lepingu lõppemisel

Registreeritud ettevõte (vastutav töötleja) võib igal ajal taotleda AVV koopiat, pöördudes aadressil office@capwork.io.

7. Säilitustähtaeg

Isikuandmeid säilitatakse ainult nii kaua, kui see on vajalik ülalkirjeldatud eesmärkide täitmiseks või nii kaua, kui seadus seda nõuab. Austria kaubandus- ja maksuõigus (BAO, UGB) võib nõuda teatud andmete säilitamist kuni 7 aastat.

Pärast konto lõpetamist kustutatakse teie isikuandmed 30 päeva jooksul, välja arvatud juhul, kui seadus nõuab pikemat säilitamist. Registreeritud ettevõtete nimel töödeldavad lõppklientide andmed kustutatakse või tagastatakse vastavalt AVV-le. Kui te registreerimisel oma e-posti aadressi ei kinnita ja ettevõtet ei looda, kustutame konto 30 päeva pärast registreerimist või, kui see on hilisem, pärast teie viimast sisselogimist.

Bird, teenusepakkuja, kes edastab registreeritud ettevõtete lõppklientidele tehingulisi e-kirju ja SMS-e (nt broneeringute kinnitused, meeldetuletused ja kliendiportaali sisselogimiskoodid), säilitab sõnumite sisu ja liiklusandmeid edastamiseks ja kuritarvituste ennetamiseks: SMS-e kuni 6 kuud, e-kirju 72 tundi. Birdi enda alltöötlejate hulgas on EMP-väliseid pakkujaid, keda katavad ELi lepingu tüüptingimused.

Digiteenuste määruse kohased teated ja kliendiportaalide piirangute kohta peetavad andmed kustutame seitse aastat pärast otsust või pärast piirangu lõpetamist või lõppemist; seni säilitame neid oma otsuste dokumenteerimiseks ja nõuete tõrjumiseks (GDPR art 6 lg 1 p f). Veel otsustamata teateid säilitatakse otsuse tegemiseni. Loendurid, millega piirame päringute arvu, kustutatakse pärast nende ajaakna möödumist automaatselt.

8. Vastuvõtjad ja volitatud alltöötlejad

Teie andmeid võidakse jagada järgmistele vastuvõtjate kategooriatele, kes tegutsevad GDPR artikli 28 kohaste volitatud alltöötlejatena (Unterauftragsverarbeiter):

  • Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — taristu ja andmete salvestamine (ELi piirkond: europe-west1)
  • Google Vertex AI (Google mudelid nagu Gemini ning partnerite mudelid Vertex Model Gardenist, nt Anthropic Claude; järeldamine toimub täielikult Google Cloudi kaudu EL-is) — tehisintellektil põhinevad funktsioonid nagu ettevõtte andmete genereerimine, insights, dokumentide skaneerimine, arvete töötlemine ja tellimuspäringute analüüs (volitatud alltöötleja)
  • Twilio — SMS- ja WhatsApp-teavituste edastamine (volitatud alltöötleja)
  • Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — aadressiotsing, kaartide ja vahemaade kuvamine; laaditakse ka avalikul registreerimislehel, kusjuures teie IP-aadress edastatakse Google'ile, samuti töö avamisel tööde vaates („Minu tööd“), mis näitab kohe töökoha kaarti
  • Stripe Payments Europe, Ltd. — maksete töötlemine ja arveldamine (volitatud alltöötleja)
  • Bird (Bird B.V., Madalmaad) – tehinguliste e-kirjade ja SMS-ide edastamine registreeritud ettevõtete nimel: broneeringute kinnitused, meeldetuletused, varasemate aegade pakkumised ja kliendiportaali kliendikontode sisselogimiskoodid ning teated kohapealsete tööde kohta (teelolek, hilinemine, tööaruanne ja kinnitamise link); samuti nende ettevõtete e-posti- ja SMS-kanalite saatmine ja vastuvõtmine, sealhulgas SMS-id Capworki hoitaval pühendatud numbril (alltöötleja)
  • Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — Capworki enda e-kirjade saatmine: registreeritud kasutajatele (nt tervitus- ja sisseelamissõnumid ning kliendiportaalide piiramise põhjendused ja teated) ja isikutele, kes teatavad ebaseaduslikust sisust (kinnitus teate kättesaamise kohta ja otsus); töötlemine ELi piires (volitatud töötleja)

Kõik volitatud alltöötlejad on loetletud AVV-s ja seotud GDPR artikli 28 kohaste andmetöötluslepingutega. Registreeritud ettevõtet (vastutavat töötlejat) teavitatakse volitatud alltöötlejate muudatustest ning tal on õigus esitada vastuväiteid. Me ei müü teie isikuandmeid kolmandatele isikutele.

9. Andmete rahvusvaheline edastamine

Mõned meie volitatud alltöötlejad haldavad servereid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda (EMP). Kui andmeid edastatakse kolmandatesse riikidesse (nt USA-sse), tagame asjakohased kaitsemeetmed, sealhulgas ELi tüüplepingutingimused (SCC) ja Euroopa Komisjoni piisavusotsused.

Google LLC ja Twilio Inc. osalevad ELi-USA andmekaitseraamistikus (EU-U.S. Data Privacy Framework), tagades seeläbi Euroopa Komisjoni poolt tunnustatud piisava andmekaitsetaseme. Edastamismehhanismid on dokumenteeritud AVV-s.

10. Küpsised, kohalik salvestus, kasutusstatistika ja reklaami tulemuslikkuse mõõtmine

Ilma teie nõusolekuta kasutab Capwork platvorm ainult tehniliselt vajalikke küpsiseid autentimiseks, keeleeelistusteks ja teie enda tehtud kuvaseadeteks. Lisaks salvestame teie brauseri kohalikku mällu tehniliselt vajalikku teavet, näiteks ettevõtte kliendiportaalis kliendikontole sisselogimise (kuni 30 päeva või väljalogimiseni), värviskeemi ja teie valiku küpsiste bänneris. Registreerumise ajal salvestatakse sinna lisaks seni sisestatud andmed kuni seitsmeks päevaks (mitte kunagi parooli), et lõpetamata registreerimist saaks jätkata. Jälgimis-, analüütika- ega reklaamiküpsiseid ei kasutata, ühe erandiga: meie enda teabelehtedel võite anda nõusoleku meie Google’i reklaami mõõtmiseks (selle punkti viimane lõik). Üksikasjad leiate meie küpsiste poliitikast.

Küpsiste seadeid saate hallata oma brauseris. Vajalike küpsiste väljalülitamine võib mõjutada platvormi funktsionaalsust.

Mõõdame oma veebisaidi ja platvormi kasutamist privaatsussõbraliku, enda hallatava statistikasüsteemiga, mis töötab ilma küpsisteta ega salvesta teie seadmesse midagi. Meie serverid säilitavad ainult koondatud loendusi: päevasummasid (nt lehevaatamised lehe kohta) ning — 100 päeva jooksul — lehevaatamiste ja uute loendatud külastajate arvu ööpäeva iga 15-minutise intervalli kohta; kasutajaprofiile ei looda ja andmeid kolmandate isikutega ei jagata. Unikaalsete külastajate loendamiseks teisendatakse IP-aadress ja brauseri identifikaator iga päev vahetuva võtme abil anonüümseks identifikaatoriks; IP-aadressi ennast ei salvestata kunagi ning identifikaator kustutatakse 48 tunni jooksul ja seda ei saa päevade vahel siduda. Kogu töötlemine toimub eranditult meie serverites EL-is (europe-west1). Õiguslik alus: meie õigustatud huvi mõista ja parandada oma teenuseid (isikuandmete kaitse üldmääruse art 6 lg 1 p f). Austame brauserisignaale „Do Not Track“ ja „Global Privacy Control“ — kui üks neist on sisse lülitatud, statistikat ei koguta. Lisaks loendame samal viisil üksikute funktsioonide kasutust (näiteks kui sageli teatud nuppu kasutatakse) ning ligikaudseid külastusnäitajaid (külastuse kohta vaadatud lehtede arv ja külastuse ligikaudne kestus). Ka need väärtused salvestatakse üksnes koondatud päevaloendustena ilma isikuviiteta ning selleks ei salvestata ega loeta teie seadmes jätkuvalt midagi.

Meie avalikel teabelehtedel aadressil www.capwork.io (nt avaleht, hinnad, lahendused, näidisettevõte, õigustekstid ja seal pakutav registreerimine) kasutame Google Ireland Limitedi (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Iirimaa) Google Adsi konversioonide jälgimist — ainult siis, kui annate küpsiste bänneris nõusoleku. Eesmärk on teha kindlaks, kas registreerimine Capworkis tuleneb klõpsust mõnele meie reklaamile Google’is; isikupärastatud reklaami ega uuesti turundamist (remarketing) me ei kasuta. Pärast teie nõusolekut laadib teie brauser Google’i märgendi; Google töötleb seejuures teie IP-aadressi, brauseri- ja seadmeandmeid, külastatud lehte, aega ja reklaami klõpsu identifikaatorit ning salvestab küpsiseid, nagu „_gcl_au“ ja „_gcl_aw“ (kuni 90 päeva). Lõpetatud registreerimisest teatatakse Google’ile ilma nime, e-posti aadressi või ettevõtte andmeteta. Õiguslik alus on teie nõusolek (isikuandmete kaitse üldmääruse art 6 lg 1 p a, § 165 lg 3 TKG 2021). Google töötleb andmeid iseseisva vastutava töötlejana ja võib neid edastada USA-sse; Google LLC on sertifitseeritud ELi-USA andmekaitseraamistiku (EU-U.S. Data Privacy Framework) alusel. Ilma teie nõusolekuta Google’i märgendit ei laadita. Võite oma nõusoleku igal ajal edaspidiseks tagasi võtta meie avalehe jaluses oleva nupu „Küpsiste seaded“ kaudu või meie küpsiste poliitikas; seejärel kustutame Google Adsi küpsised domeenilt capwork.io. Teie valiku salvestame teie brauseri kohalikku mällu ja kaheteistkümne kuu pärast küsime uuesti. Teie nõusoleku tõendamiseks salvestame lisaks iga küpsiste bänneris tehtud valiku kolmeks aastaks meie serveritesse EL-is — koos juhuslikult loodud nõusoleku ID, valiku ja asendatud valiku, bänneri versiooni, keele ja ajaga, kuid ilma teie IP-aadressita; õiguslik alus on isikuandmete kaitse üldmääruse art 6 lg 1 p c koostoimes art 7 lõikega 1. Bänner näitab teile nõusoleku ID-d, kui avate selle nupu „Küpsiste seaded“ kaudu.

11. Tehisintellekti kasutamine

Capworki platvorm kasutab tehisintellekti teenuseid Google Vertex AI kaudu selliste funktsioonide jaoks nagu ettevõtte andmete automaatne genereerimine, business insights aruanded, sõidukidokumentide ja kviitungite skaneerimine, tagasiside analüüs, tellimuspäringute ja sõnumite analüüs, soovitused ja vastuste mustandid, sisu automaatne tõlkimine ning teenuste ja toodete pildisoovituste loomine. Sealjuures kasutatakse nii Google enda mudeleid (nt Gemini) kui ka partnerite mudeleid, mida pakutakse Vertex Model Gardeni kaudu (nt Anthropic Claude); mõlemal juhul toimub järeldamine täielikult Google Cloudi kaudu EL-is. Google Vertex AI tegutseb volitatud alltöötlejana vastavalt AVV sätetele.

Kui ettevõte kasutab kohapealsete tööde dokumenteerimist, saavad selle töötajad märkmeid dikteerida: Google Vertex AI (Gemini) transkribeerib helisalvestise EL-is ja koostab selle põhjal aruande teksti mustandi. Capwork ei säilita helisalvestist ega transkriptsiooni (vt punkt 11b).

Tehisintellekti teenustele saadetavaid andmeid töödeldakse eranditult Google Cloudi Enterprise andmetöötlustingimuste alusel ja piirkonna kinnistamisega EL-i. Tehisintellekti teenustele edastatavaid isikuandmeid ei kasutata tehisintellekti mudelite treenimiseks, täiustamiseks ega arendamiseks. See on lepinguliselt tagatud Google Cloudi andmetöötluse lisaga.

AI loodud sisu – näiteks analüüsid, soovitused, vastuste mustandid, dokumentidest loetud andmed, automaatsed tõlked ja AI loodud pildid – märgistatakse platvormi kasutajaliideses ja kliendiportaalis kooskõlas ELi tehisintellekti määrusega (art 50) AI loodud sisuna. Klientidele saadetavaid sõnumeid, mille inimene AI mustandi põhjal läbi vaatab ja ise saadab, saaja jaoks eraldi ei märgistata, kuna need saadetakse inimese kontrolli all ja toimetusliku vastutusega; AI loodud sõnumeid automaatselt ei saadeta. Inimese järelevalveta ei tehta automatiseeritud otsuseid, millel on õiguslikud või samalaadselt olulised tagajärjed.

Te võite taotleda iga teid oluliselt puudutava AI loodud otsuse inimlikku läbivaatamist, võttes meiega ühendust aadressil office@capwork.io.

11a. Ettevõtetega kirja teel ühenduse võtmine

Capwork e.U. pöördub valitud ettevõtete poole posti teel, et tutvustada neile Capworki spetsiaalselt nende jaoks ette valmistatud demo abil. Selle töötlemise eest vastutav töötleja on Capwork e.U. Töötlemine puudutab füüsilisest isikust ettevõtjaid ning isikut, keda ettevõte, kellele me kirjutame, märgib oma õigusliku teabe lehel (Impressum) omaniku või juhatuse liikmena. Kuna me ei kogu neid andmeid teilt endalt, teavitame teid siin GDPR artikli 14 kohaselt.

Töötleme seejuures järgmisi andmeid:

  • ettevõtte nimi, aadress, veebileht ja telefoninumber;
  • kontaktisiku nimi, pöördumisvorm ja akadeemilised kraadid, kui need on avalikult esitatud;
  • avalik teave ettevõtte kohta, näiteks teenused, hinnad, lahtiolekuajad ja see, kuidas kliendid praegu aegu broneerivad või tellivad, ning selle põhjal koostatud märkmed kirja jaoks;
  • kui sageli teie isiklikku demolinki on avatud ning millal esimest ja viimast korda;
  • vajaduse korral teie vastuväide ühenduse võtmisele.

Andmed pärinevad avalikult kättesaadavatest allikatest: ettevõtte veebilehelt koos õigusliku teabe lehega, avalikest otsingutulemustest, ettevõtte kandest teenuses Google Maps ning avalikest ettevõtete kataloogidest.

Töötleme andmeid, et saata ettevõttele kirja teel pakkumine, valmistada selle jaoks ette isiklik demo ja teha kindlaks, kas demo on avatud. Õiguslik alus on meie õigustatud huvi teha ettevõtetele otseturundust (GDPR art 6 lg 1 p f koostoimes põhjendusega 47).

Analüüsime avalikke allikaid teenusega Google Vertex AI (Gemini) EL-is; selle tulemusel tekivad demo andmed, kontaktisiku andmed ja märkmed kirja jaoks. Kirja teksti mustandi koostame mudeli Anthropic Claude abil. Iga kirja vaatab enne saatmist läbi inimene; automatiseeritud otsuseid, millel on õiguslikud või samalaadselt olulised tagajärjed, ei tehta.

Nende andmete vastuvõtjad on järgmised volitatud töötlejad:

  • Google Cloud Platform, Google Vertex AI ja Google Maps Platform — salvestamine, analüüs tehisintellekti abil ja ettevõtte avaliku kande päring; töötlemine EL-is;
  • Anthropic PBC (USA) — abi kirjade tekstide koostamisel; andmete edastamine USA-sse on tagatud ELi lepingu tüüptingimustega;
  • Google Workspace (Google Ireland Limited) — e-postkast office@capwork.io, kuhu laekuvad vastuväited; töötlemine EL-is;
  • Österreichische Post AG — kirjade trükkimine, ümbrikusse panemine ja kättetoimetamine teenuse EinfachBrief kaudu.

Kustutame andmed hiljemalt kaksteist kuud pärast nende kogumist. Kui ettevõte registreerub Capworkis, kehtivad sellest hetkest platvormi kontode kohta käesoleva privaatsuspoliitika sätted. Pärast vastuväidet kustutame viivitamata kontaktisiku andmed, märkmed, veebilehe, telefoninumbri ja demo; kuni kaheteistkümne kuu möödumiseni jäävad salvestatuks ainult ettevõtte nimi, aadress, avamiste arv ja vastuväite esitamise aeg. Et me ettevõttele uuesti ei kirjutaks, salvestame seejärel alaliselt ettevõtte nimest ja postiindeksist moodustatud pöördumatu räsiväärtuse.

Võite ühenduse võtmise suhtes igal ajal põhjust esitamata esitada vastuväite (GDPR art 21 lg 2 ja 3): nupuga „Ärge võtke minuga enam ühendust“ oma isiklikul demolehel või e-kirjaga aadressile office@capwork.io. Teie muud punktis 13 nimetatud õigused jäävad puutumata.

Isiklik demoleht on kättesaadav ainult kirjas oleva lingi kaudu. Sellel kuvatakse üksnes teavet ettevõtte kohta ja väljamõeldud näidistöötajaid, mitte kunagi kontaktisikut.

11b. Kohapealsete tööde dokumenteerimine moodulis Tellimused

Registreeritud ettevõtted saavad moodulis Tellimused dokumenteerida oma töötajate tööd lõppkliendi juures („Minu tööd“). Kui ettevõte seda funktsiooni kasutab, töötleb Capwork e.U. allpool nimetatud andmeid volitatud töötlejana ettevõtte nimel (punktid 2 ja 6). Vastutav töötleja on ettevõte: ta teavitab oma töötajaid ja lõppkliente sellest töötlemisest ning ka nende õigusi puudutavad taotlused esitatakse ettevõttele (punkt 13).

Ettevõtte töötajate kohta töödeldakse järgmisi andmeid:

  • iga tööga seotud tööajad, pausid ja sõiduajad, mis kantakse automaatselt üle isiku tööajaarvestusse Capworkis;
  • töö olek (teel, kohal, pausil, lõpetatud, hilineb), mida näevad ettevõtte meeskonna teised liikmed, kellel on juurdepääs vaatele Meeskonna nädal; lõppklient näeb tellimuse jälgimise lingi kaudu oma tööde seisu (nt planeeritud, teel, töös, lõpetatud) ilma töötajate nimedeta ning teatatud saabumisaega ja hilinemist ainult siis, kui töötajad teda sellest teavitavad;
  • kasutatud materjal, märkmed ja fotod ning teave selle kohta, kes mida ja millal dokumenteeris; tööaruandes, mille lõppklient saab, on nimeliselt märgitud tööd teinud töötajad ning nende töö-, pausi- ja sõiduajad selle töö juures.

Ettevõtte lõppklientide kohta töödeldakse järgmisi andmeid:

  • fotod tööobjektist ja ruumidest, mille teevad töötajad või mille lõppklient laadib üles tellimuse jälgimise lingi (kuni kümme tellimuse kohta, kuni 30 päeva pärast töö lõpetamist) või päringuvormi kaudu;
  • objektimärkmed, mis salvestatakse iga kliendiaadressi kohta (nt juurdepääsukoodid, parkimisvõimalused, seadmete asukoht);
  • vastuvõtmisel allkirjastaja nimi ja allkiri ning allkirjastatud tööaruanne (kokkuvõte ja PDF); allkiri salvestatakse vektorjoonena ilma biomeetriliste tunnusteta, st ilma kirjutamissurve, kirjutamiskiiruse ja ajalise käiguta;
  • lingi kaudu kinnitamise korral lisaks IP-aadress, brauseri tunnus (User-Agent) ja kinnitamise aeg, osaliselt varjatud e-posti aadress, kuhu link saadeti, ning kuni kinnitamiseni kinnitamiseks saadetud kokkuvõte; link kehtib kuni 14 päeva ning lingis olevast koodist salvestab Capwork ainult kontrollväärtuse (räsi);
  • mobiiltelefoni number või e-posti aadress, kuhu saadetakse teated teelolekust ja hilinemistest, tööaruanne ja kinnitamise link – Birdi kaudu SMS-ina platvormi saatjalt „Capwork“ või e-postiga. Kui ettevõte saadab aruande muule e-posti aadressile, salvestatakse see ainult sõnumi edastamise tõendisse. Iga teade kuvatakse ettevõtte suhtlusalas ja kliendi ajaloos.

Allkiri vastuvõtmisel ja lingi kaudu antud kinnitus (sisestatud nimi, nõusolek ja soovi korral allkiri) on lihtsad e-allkirjad eIDAS-määruse art 3 p 10 tähenduses ning need on tööde vastuvõtmise tõendiks; lingis olev ühekordne kood tõendab, et kinnitus anti nimetatud aadressile saadetud lingi kaudu.

Töötajad saavad märkme dikteerida. Helisalvestis saadetakse teenusele Google Vertex AI (Gemini) EL-is üksnes selle transkribeerimiseks ja aruande teksti mustandi koostamiseks; Capwork ei säilita helisalvestist ega transkriptsiooni. Mustand märgistatakse AI loodud sisuna ja seda kasutatakse alles pärast seda, kui isik on selle üle vaadanud ja vajaduse korral muutnud.

Tööobjektile saabumise tuvastamiseks töötleb tööde vaade seadme asukohta üksnes seadmes; asukohta ei edastata Capworkile ja Capwork seda ei salvesta. Juurdepääsu asukohale ja mikrofonile küsib brauser alles siis, kui vastavat funktsiooni kasutatakse. Selleks et tööde vaade toimiks ka ilma võrguühenduseta, salvestab see tööde andmed, veel saatmata muudatused ja veel üles laadimata fotod brauseri kohalikku andmebaasi (IndexedDB); üksikasjad leiate meie küpsiste poliitikast.

Fotod, allkirjad ja tööaruanded salvestatakse teenuses Google Cloud Storage EL-is (piirkond europe-west1) seni, kuni tellimus on olemas. Need kustutatakse koos ettevõtte muude andmetega pärast lepingu lõppemist (punkt 7) ning varem, kui ettevõte annab selleks juhise; lõppkliendi lõpetamata üleslaadimised kustutatakse. Üleslaadimiste, kinnituste ja aruande allalaadimiste arv tellimuse jälgimise lingi kaudu on piiratud; selleks kasutatavad loendurid sisaldavad linki ja IP-aadressi ainult kontrollväärtusena (räsina) ning aeguvad koos oma ajaaknaga. Kui lõppklient nõuab oma andmete kustutamist, kustutatakse fotod, allkiri, allkirjastaja nimi, lingi kaudu antud kinnituse tõendid, märkmed, objektimärkmed, tööaruanne (PDF) ja veel lahtine kinnitustaotlus koos selle kokkuvõttega; alles jääb anonüümne kirje (kuupäev, töö, kontrollsumma), mille alusel on tellimuse ajaloos näha, et vastuvõtmine on toimunud.

12. Tehnilised ja korralduslikud meetmed (TOM)

Capwork e.U. rakendab GDPR artikli 32 kohaseid asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et tagada riskile vastav turvalisuse tase. Need meetmed hõlmavad:

  • Andmete krüpteerimine puhke- ja edastusolekus (TLS 1.2+, AES-256)
  • Juurdepääsu kontroll ja rollipõhine volituste haldus (RBAC) Firebase Authenticationiga
  • Taristu majutus Google Cloud Platformis ELi piires (europe-west1 piirkond)
  • Regulaarsed turvaauditid, sisendvalideerimine (Zod skeemid) ja päringute kiiruse piiramine
  • Logimine ja audititrükised andmetele juurdepääsu ja muudatuste kohta
  • Prompt injection'i ärahoidmine ja AI turvameetmed kõigi AI-ga töödeldavate andmete puhul

TOM-i üksikasjalik kirjeldus on lisatud andmetöötluse lepingule (AVV) ning on saadaval nõudmisel.

13. Teie õigused

GDPR alusel on teil seoses oma isikuandmetega järgmised õigused:

  • Juurdepääsuõigus (GDPR art 15): võite küsida teavet selle kohta, milliseid teie isikuandmeid me säilitame.
  • Parandamisõigus (GDPR art 16): võite taotleda ebaõigete andmete parandamist.
  • Kustutamisõigus (GDPR art 17): võite taotleda oma andmete kustutamist, arvestades seadusest tulenevaid säilitamiskohustusi.
  • Töötlemise piiramise õigus (GDPR art 18): teatud tingimustel võite taotleda töötlemise piiramist.
  • Andmete ülekandmise õigus (GDPR art 20): võite küsida oma andmeid struktureeritud, masinloetavas vormingus.
  • Vastuväite esitamise õigus (GDPR art 21): võite igal ajal esitada vastuväiteid õigustatud huvil põhineva töötlemise suhtes.

Oma õiguste teostamiseks võtke meiega ühendust aadressil office@capwork.io. Vastame ühe kuu jooksul vastavalt GDPR artiklile 12. Registreeritud ettevõtete lõppkliendid peaksid oma õiguste teostamiseks esmalt pöörduma vastava ettevõtte (vastutava töötleja) poole.

Teie andmete kaitseks volitamata juurdepääsu eest kontrollime iga isiku isikusamasust, kes esitab õiguste teostamise taotluse. Sisselogitud kontolt esitatud taotlusi käsitleme kontrollituna. E-posti teel esitatud taotlused kinnitame kontole registreeritud e-posti aadressile saadetud lingi kaudu. Kui isikusamasuses püsib põhjendatud kahtlus (GDPR art 12 lg 6), võime taotleda täiendavaid isikusamasuse tõendeid — näiteks ametliku fotoga isikut tõendava dokumendi koopiat —, mille kustutame pärast kontrolli lõpetamist. Ettevõtte konto täielikku kustutamist saab taotleda ainult konto omanik või volitatud administraator; üksikud kasutajad saavad teostada õigusi üksnes oma isikuandmete suhtes.

14. Järelevalveasutus

Kui leiate, et teie isikuandmete töötlemine rikub andmekaitseõigust, on teil õigus esitada kaebus Austria andmekaitseasutusele:

Österreichische Datenschutzbehörde (Austria andmekaitseasutus)

Barichgasse 40-42, 1030 Wien

www.dsb.gv.at

15. Käesoleva privaatsuspoliitika muutmine

Jätame endale õiguse käesolevat privaatsuspoliitikat ajakohastada, et kajastada meie andmetöötluspraktika või õiguslike nõuete muudatusi. Olulistest muudatustest teavitatakse registreeritud kasutajaid e-posti teel. Ajakohane versioon on alati saadaval sellel lehel.

16. Kontakt

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-post: office@capwork.io