Tietosuojakäytäntö

Rekisterinpitäjä, joka vastaa tietojen käsittelystä yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Itävallan tietosuojalain (DSG) tarkoituksessa, on:

Capwork-alusta toimii B2B-palveluna. Asiayhteydestä riippuen eri osapuolet ottavat GDPR:n mukaisia eri tietosuojarooleja:

• Rekisteröity (Betroffene Person): loppuasiakas tai henkilö, jonka henkilötietoja käsitellään (esim. ajanvarauksen tekijä tai kyselyn lähettäjä).
• Rekisterinpitäjä (Verantwortlicher): Capwork-alustaa käyttävä rekisteröitynyt yritys. Rekisterinpitäjä määrittelee tietojenkäsittelyn tarkoitukset ja keinot ja vastaa GDPR:n noudattamisesta suhteessa loppuasiakkaisiinsa.
• Käsittelijä (Auftragsverarbeiter): Capwork e.U. ylläpitää Capwork-alustaa käsittelijänä rekisteröityneen yrityksen lukuun ja käsittelee henkilötietoja yksinomaan rekisterinpitäjän ohjeiden ja tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

Capwork e.U. on rekisterinpitäjä vain omia tarkoituksiaan varten käsiteltäville tiedoille (esim. alustan käyttäjätilien hallinta, laskutus, alustan turvallisuus sekä yhteydenotot yrityksiin kirjeitse 11a kohdan mukaisesti). Kaikkien rekisteröityneiden yritysten syöttämien loppuasiakastietojen osalta (esim. varauksen tiedot, asiakasviestintä, ladatut asiakirjat) rekisteröitynyt yritys on rekisterinpitäjä ja Capwork e.U. toimii yksinomaan käsittelijänä GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoluokkia:

• Tilitiedot: sähköpostiosoite, salasana (tiivistettynä), yrityksen nimi, sijainti
• Yhteys- ja varaustiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vapaaehtoinen viesti yritykselle (ajanvarausten yhteydessä)
• Maksutiedot: kortinhaltijan nimi, kortin numeron neljä viimeistä numeroa (vain henkilöllisyyden varmentamiseksi)
• Käyttötiedot: varaushistoria, kalenterivuorovaikutukset, moduulikonfiguraatiot, lokitiedot
• Tekniset tiedot: IP-osoite, selaimen tyyppi, laitetiedot, pääsyn aikaleimat
• Loppuasiakastiedot: kaikki henkilötiedot, jotka rekisteröityneet yritykset syöttävät alustalle asiakkaidensa puolesta (esim. varauksen tiedot, yhteystiedot, tilaustiedot, viestintä)
• Julkaistut yritystiedot: tiedot, jotka rekisteröity yritys asettaa julkisesti saataville otettuaan asiakasportaalinsa käyttöön (yrityksen nimi, kuvaus ja toimiala, osoite, puhelinnumero, verkkosivut, aukioloajat, palvelut ja hinnat), varausten ja tarjousten yhteydessä näytettävät yrityksen henkilöllisyyttä koskevat tiedot (nimi tai toiminimi, osoite, yhteystiedot ja mahdollinen arvonlisäverotunniste) sekä yrityksen asiakasportaalissa olevan oikeudellisten tietojen sivun tiedot (lisäksi esimerkiksi kaupparekisteritiedot, valvova viranomainen, kamari ja ammattia koskevat säännöt, toimiala ja linkki yrityksen tietosuojaselosteeseen)
• Digipalvelusäädöksen mukaiset ilmoitukset: ilmoituksen tekijän nimi ja sähköpostiosoite (vapaaehtoisia lasten seksuaalista hyväksikäyttöä esittävää aineistoa koskevissa ilmoituksissa), ilmoitettu osoite ja tarvittaessa yksilöity sisältö, ilmoituksen luokka ja perustelu, kieli, käsittelyvaihe ja päätös; lisäksi ilmoituslomakkeen väärinkäytön rajoittamiseksi IP-osoite ja sähköpostiosoite tiivistemuodossa (hash) laskurin avaimena
• Työkäyntien dokumentointi, jos rekisteröitynyt yritys käyttää sitä: sen työntekijöiden työ-, tauko- ja ajoajat, työkäyntien tila, käytetyt materiaalit, muistiinpanot ja valokuvat sekä sen loppuasiakkaisiin liittyvät valokuvat, kohdemuistiinpanot, allekirjoitukset ja työraportit (tarkemmat tiedot 11b kohdassa)

Käsittelemme henkilötietoja GDPR:n 6 artiklan mukaisesti seuraavilla oikeusperusteilla:

• GDPR 6 art. 1 kohta a alakohta — Suostumus: kun olet antanut nimenomaisen suostumuksen tiettyihin käsittelytoimiin.
• GDPR 6 art. 1 kohta b alakohta — Sopimus: käsittely, joka on tarpeen kanssasi tehdyn palvelusopimuksen täyttämiseksi tai pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä toteutettavien toimenpiteiden vuoksi (esim. tilisi luominen ja sähköpostiosoitteesi vahvistaminen rekisteröitymisen yhteydessä).
• GDPR 6 art. 1 kohta c alakohta — Lakisääteinen velvoite: käsittely, joka on tarpeen Itävallan vero- ja kauppaoikeudellisten säilytysvelvoitteiden täyttämiseksi.
• GDPR 6 art. 1 kohta f alakohta — Oikeutetut edut: käsittely petosten estämiseksi, alustan turvallisuuden varmistamiseksi ja palvelun parantamiseksi, kun etumme eivät väisty oikeuksiesi tieltä.

Rekisteröityneiden yritysten puolesta käsiteltävien loppuasiakastietojen osalta oikeusperusteen määrittää kyseinen yritys (rekisterinpitäjä), ja se dokumentoidaan sen omassa tietosuojakäytännössä.

Julkinen asiakasportaali on oletusarvoisesti poistettu käytöstä. Siellä näytettävät yritystiedot julkaistaan yksinomaan rekisteröidyn yrityksen aloitteesta, ja yrityksen on nimenomaisesti otettava portaali tätä varten käyttöön (ehtojen § 4); oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Yritys määrittää itse, mitkä tiedot näytetään, ja voi milloin tahansa rajoittaa julkaisemista tai lopettaa sen kokonaan poistamalla portaalin käytöstä.

Käsittelemme digipalvelusäädöksen mukaisia ilmoituksia laittomasta sisällöstä, niitä koskevia päätöksiä ja osapuolille annettavia tietoja DSA:n 16–18 artiklasta johtuvien lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi (GDPR 6 art. 1 kohta c alakohta). Ilmoitusten määrän rajoittaminen IP-osoitetta ja sähköpostiosoitetta kohden perustuu oikeutettuun etuumme toimivaan ja väärinkäytöltä suojattuun ilmoitusmenettelyyn (GDPR 6 art. 1 kohta f alakohta). Emme luovuta ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä asianomaiselle yritykselle.

Henkilötietojasi käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Capwork-alustan ja sen moduulien (ajanvaraukset, tilaukset, tiimien hallinta, kalusto, varasto, talous) tarjoaminen ja ylläpito
• Käyttäjätilien luominen, todennus ja käyttöoikeuksien hallinta
• Varausten, tilausten ja asiakasviestinnän käsittely rekisteröityneiden yritysten puolesta
• Loppuasiakkaan luona tehtävien työkäyntien, niiden hyväksynnän ja niihin kuluneen työajan dokumentointi rekisteröityneiden yritysten puolesta, mikäli ne käyttävät työkäyntien dokumentointia (ks. 11b kohta)
• Tekoälyä hyödyntävät ominaisuudet: yritystietojen luonti, liiketoimintanäkymät, asiakirjojen skannaus ja palautteen analysointi
• Petosten estäminen, henkilöllisyyden varmentaminen ja alustan turvallisuus
• Rekisteröidyn yrityksen julkisen asiakasportaalin ylläpito, mikäli yritys on ottanut portaalin käyttöön
• Asiakasportaalien laitonta sisältöä koskevien ilmoitusten käsittely, toimenpiteistä päättäminen ja osapuolille tiedottaminen digipalvelusäädöksen mukaisesti
• Sen mittaaminen, ovatko rekisteröinnit peräisin Googlessa näkyvistä mainoksistamme — vain suostumuksellasi (ks. 10 kohta)
• Asiakaspalvelu ja tuki: kysymyksiinne ja palautteeseenne vastaaminen sekä apu alustan käyttöönotossa ja käytössä – myös omasta aloitteestamme viesteillä tilin omistajalle alustan palauteosiossa (GDPR 6 art. 1 kohta b alakohta). Mainontaa emme lähetä tätä kautta.

Koska Capwork e.U. toimii käsittelijänä (Auftragsverarbeiter) rekisteröityneille yrityksille, jokaisen rekisteröityneen yrityksen kanssa tehdään perehdyttämisprosessin aikana GDPR:n 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV).

AVV säätelee:

• Tietojenkäsittelyn kohdetta, kestoa, luonnetta ja tarkoitusta
• Käsiteltäviä henkilötietotyyppejä ja rekisteröityjen ryhmiä
• Rekisterinpitäjän (rekisteröitynyt yritys) velvollisuuksia ja oikeuksia
• Teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä (TOM) tietoturvan varmistamiseksi (ks. 12 kohta)
• Alikäsittelijöiden käyttöä ja valtuuttamista (ks. 8 kohta)
• Velvoitteita tietojen poistamisesta tai palauttamisesta sopimuksen päättyessä

Rekisteröitynyt yritys (rekisterinpitäjä) voi milloin tahansa pyytää kopion AVV:stä osoitteesta office@capwork.io.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai kuten laki edellyttää. Itävallan kauppa- ja vero-oikeus (BAO, UGB) voi edellyttää tiettyjen tietojen säilyttämistä jopa 7 vuotta.

Tilin päättymisen jälkeen henkilötietosi poistetaan 30 päivän kuluessa, jollei laki edellytä pidempää säilyttämistä. Rekisteröityneiden yritysten puolesta käsiteltävät loppuasiakastiedot poistetaan tai palautetaan AVV:n mukaisesti. Jos et vahvista sähköpostiosoitettasi rekisteröitymisen yhteydessä eikä yritystä luoda, poistamme tilin 30 päivän kuluttua rekisteröitymisestä tai, jos se on myöhemmin, viimeisimmästä kirjautumisestasi.

Bird, palveluntarjoaja, joka toimittaa rekisteröityjen yritysten loppuasiakkaille transaktionaalisia sähköposteja ja tekstiviestejä (esim. ajanvarausvahvistukset, muistutukset ja asiakasportaalin kirjautumiskoodit), säilyttää viestien sisällön ja liikennetiedot toimitusta ja väärinkäytösten ehkäisyä varten: tekstiviestit enintään 6 kuukautta, sähköpostit 72 tuntia. Birdin omiin alikäsittelijöihin kuuluu ETA:n ulkopuolisia toimittajia, joita koskevat EU:n vakiosopimuslausekkeet.

Poistamme digipalvelusäädöksen mukaiset ilmoitukset ja asiakasportaalien rajoituksia koskevat kirjaukset seitsemän vuoden kuluttua päätöksestä tai rajoituksen poistamisesta tai päättymisestä; siihen asti säilytämme niitä päätöstemme dokumentoimiseksi ja vaatimuksilta puolustautumiseksi (GDPR 6 art. 1 kohta f alakohta). Vielä ratkaisemattomat ilmoitukset säilytetään päätökseen asti. Laskurit, joilla rajoitamme pyyntöjen määrää, poistetaan automaattisesti niiden aikaikkunan päätyttyä.

Tietojasi voidaan jakaa seuraaville vastaanottajaryhmille, jotka toimivat alikäsittelijöinä (Unterauftragsverarbeiter) GDPR:n 28 artiklan mukaisesti:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastruktuuri ja tietojen tallennus (EU-alue: europe-west1)
• Google Vertex AI (Google-mallit kuten Gemini sekä Vertex Model Gardenin kumppanimallit, esim. Anthropic Claude; päättely tapahtuu kokonaan Google Cloudissa EU:ssa) — tekoälyä hyödyntävät ominaisuudet, kuten yritystietojen luonti, näkymät, asiakirjojen skannaus, laskujen käsittely ja tilauspyyntöjen analysointi (alikäsittelijä)
• Twilio — SMS- ja WhatsApp-ilmoitusten toimitus (alikäsittelijä)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — osoitehaku, karttojen ja etäisyyksien näyttäminen; latautuu myös julkisella rekisteröitymissivulla, jolloin IP-osoitteesi siirtyy Googlelle, sekä kun työkäynti avataan työkäyntinäkymässä (”Omat työkäynnit”), joka näyttää työkohteen kartan heti
• Stripe Payments Europe, Ltd. — maksujen käsittely ja laskutus (alikäsittelijä)
• Bird (Bird B.V., Alankomaat) – transaktionaalisten sähköpostien ja tekstiviestien toimitus rekisteröityjen yritysten puolesta: ajanvarausvahvistukset, muistutukset, tarjoukset aikaisemmista ajoista ja asiakasportaalin asiakastilien kirjautumiskoodit sekä työkäyntejä koskevat ilmoitukset (tulomatka, myöhästyminen, työraportti ja vahvistuslinkki); lisäksi näiden yritysten sähköposti- ja tekstiviestikanavien lähetys ja vastaanotto, mukaan lukien tekstiviestit Capworkin hallussa olevasta omistetusta numerosta (alikäsittelijä)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — Capworkin omien sähköpostien lähettäminen: rekisteröityneille käyttäjille (esim. tervetulo- ja käyttöönottoviestit sekä asiakasportaalien rajoituksia koskevat perustelut ja ilmoitukset) ja laittomasta sisällöstä ilmoittaville henkilöille (vahvistus ilmoituksen vastaanottamisesta ja päätös); käsittely EU:n alueella (henkilötietojen käsittelijä)

Kaikki alikäsittelijät on lueteltu AVV:ssä ja sitoutuvat GDPR:n 28 artiklan mukaisiin tietojenkäsittelysopimuksiin. Rekisteröityneelle yritykselle (rekisterinpitäjä) ilmoitetaan alikäsittelijöiden muutoksista ja sillä on oikeus vastustaa. Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille.

Jotkin alikäsittelijöistämme ylläpitävät palvelimia Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Siirrettäessä tietoja kolmansiin maihin (esim. Yhdysvaltoihin) varmistamme asianmukaiset suojatoimet, mukaan lukien EU:n vakiosopimuslausekkeet (SCC) ja Euroopan komission riittävyyspäätökset.

Google LLC ja Twilio Inc. ovat mukana EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojapuitteissa (EU-U.S. Data Privacy Framework), jolloin ne tarjoavat Euroopan komission tunnustamaa riittävää tietosuojan tasoa. Siirtomekanismit on dokumentoitu AVV:ssä.

Ilman suostumustasi Capwork-alusta käyttää ainoastaan teknisesti välttämättömiä evästeitä todennusta, kieliasetuksia ja itse tekemiäsi näyttöasetuksia varten. Lisäksi tallennamme selaimesi paikalliseen tallennustilaan teknisesti välttämättömiä tietoja, kuten kirjautumisen yrityksen asiakasportaalin asiakastilille (enintään 30 päivää tai uloskirjautumiseen asti), väriteeman ja evästebannerissa tekemäsi valinnan. Rekisteröitymisen aikana sinne tallennetaan lisäksi tähän mennessä syötetyt tiedot enintään seitsemäksi päiväksi (ei koskaan salasanaa), jotta keskeneräistä rekisteröitymistä voidaan jatkaa. Seuranta-, analytiikka- tai mainosevästeitä ei käytetä yhtä poikkeusta lukuun ottamatta: omilla tietosivuillamme voit antaa suostumuksesi Google-mainontamme mittaamiseen (tämän kohdan viimeinen kappale). Lisätietoja on evästekäytännössämme.

Voit hallita evästeasetuksia selaimessasi. Välttämättömien evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa alustan toimintaan.

Mittaamme verkkosivustomme ja alustamme käyttöä yksityisyyttä kunnioittavalla, itse ylläpidetyllä tilastojärjestelmällä, joka toimii ilman evästeitä eikä tallenna mitään laitteellesi. Palvelimemme säilyttävät vain koostettuja lukumääriä: päivittäiset summat (esim. sivunäytöt sivua kohden) sekä — 100 päivän ajan — sivunäyttöjen ja uusina laskettujen kävijöiden määrän vuorokauden kutakin 15 minuutin jaksoa kohden; käyttäjäprofiileja ei luoda eikä tietoja jaeta kolmansille osapuolille. Yksittäisten kävijöiden laskemiseksi IP-osoite ja selaintunniste muunnetaan anonyymiksi tunnisteeksi päivittäin vaihtuvalla avaimella; itse IP-osoitetta ei koskaan tallenneta, ja tunniste poistetaan 48 tunnin kuluessa eikä sitä voida yhdistää eri päivien välillä. Kaikki käsittely tapahtuu yksinomaan palvelimillamme EU:ssa (europe-west1). Oikeusperuste: oikeutettu etumme ymmärtää ja parantaa palveluitamme (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Kunnioitamme selaimen “Do Not Track”- ja “Global Privacy Control” -signaaleja — jos jompikumpi on käytössä, tilastoja ei kerätä lainkaan. Lisäksi laskemme samalla tavalla yksittäisten toimintojen käyttöä (esimerkiksi kuinka usein tiettyä painiketta käytetään) sekä karkeita käyntimittareita (käynnin aikana katseltujen sivujen määrä ja käynnin arvioitu kesto). Myös nämä arvot tallennetaan ainoastaan koostettuina päivittäisinä lukumäärinä ilman henkilöyhteyttä, eikä laitteellesi tallenneta tai siltä lueta tätä tarkoitusta varten edelleenkään mitään.

Julkisilla tietosivuillamme osoitteessa www.capwork.io (esim. etusivu, hinnoittelu, ratkaisut, esimerkkiyritys, oikeudelliset tekstit ja niiden kautta tarjottava rekisteröinti) käytämme Google Ireland Limitedin (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti) Google Ads -konversioseurantaa — vain, jos annat suostumuksesi evästebannerissa. Tarkoituksena on selvittää, onko rekisteröinti Capworkiin peräisin klikkauksesta johonkin Googlessa näkyvään mainokseemme; emme käytä personoitua mainontaa emmekä uudelleenmarkkinointia (remarketing). Suostumuksesi jälkeen selaimesi lataa Google-tagin; Google käsittelee tällöin IP-osoitettasi, selain- ja laitetietojasi, avattua sivua, ajankohtaa ja mainoksen klikkaustunnistetta ja tallentaa evästeitä, kuten ”_gcl_au” ja ”_gcl_aw” (enintään 90 päivää). Loppuun viedystä rekisteröinnistä ilmoitetaan Googlelle ilman nimeä, sähköpostiosoitetta tai yritystietoja. Oikeusperusteena on suostumuksesi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, § 165 mom. 3 TKG 2021). Google käsittelee tietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä ja voi siirtää niitä Yhdysvaltoihin; Google LLC on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojapuitteiden (EU-U.S. Data Privacy Framework) mukaisesti. Ilman suostumustasi Google-tagia ei ladata. Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tulevaisuuden osalta etusivumme alatunnisteen kohdasta ”Evästeasetukset” tai evästekäytännössämme; poistamme tällöin Google Ads -evästeet verkkotunnuksesta capwork.io. Tallennamme valintasi selaimesi paikalliseen tallennustilaan ja kysymme uudelleen kahdentoista kuukauden kuluttua. Suostumuksesi osoittamiseksi säilytämme lisäksi jokaista evästebannerissa tehtyä valintaa kolmen vuoden ajan palvelimillamme EU:ssa — tallennettuina ovat satunnaisesti luotu suostumustunniste, valinta ja sen korvaama valinta, bannerin versio, kieli ja ajankohta mutta ei IP-osoitettasi; oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä 7 artiklan 1 kohdan kanssa. Banneri näyttää suostumustunnisteesi kohdassa ”Evästeasetukset”.

Capwork-alusta käyttää tekoälypalveluja Google Vertex AI:n kautta ominaisuuksiin, kuten automaattinen yritystietojen luonti, liiketoimintanäkymäraportit, ajoneuvoasiakirjojen ja kuittien skannaus, palautteen analysointi, tilauspyyntöjen ja viestien analysointi, ehdotukset ja vastausluonnokset, sisällön automaattinen kääntäminen sekä kuvaehdotusten luominen palveluille ja tuotteille. Tällöin käytetään sekä Googlen omia malleja (esim. Gemini) että Vertex Model Gardenin kautta tarjottavia kumppanimalleja (esim. Anthropic Claude); päättely tapahtuu molemmissa tapauksissa kokonaan Google Cloudissa EU:ssa. Google Vertex AI toimii alikäsittelijänä AVV:n määräysten mukaisesti.

Jos yritys käyttää työkäyntien dokumentointia, sen työntekijät voivat sanella muistiinpanoja: Google Vertex AI (Gemini) litteroi äänitteen EU:ssa ja laatii sen pohjalta raporttitekstin luonnoksen. Capwork ei tallenna äänitettä eikä litterointia (ks. 11b kohta).

Tekoälypalveluille lähetetyt tiedot käsitellään yksinomaan Google Cloudin Enterprise-tietojenkäsittelyehtojen mukaisesti ja Region-Pinning-menetelmällä EU-alueelle. Tekoälypalveluille lähetettyjä henkilötietoja ei käytetä tekoälymallien koulutukseen, parantamiseen tai kehittämiseen. Tämä on sopimuksellisesti taattu Google Cloudin tietojenkäsittelyn lisäsopimuksella.

Tekoälyn tuottama sisältö – kuten analyysit, ehdotukset, vastausluonnokset, asiakirjoista luetut tiedot, automaattiset käännökset ja tekoälyn tuottamat kuvat – merkitään alustan käyttöliittymässä ja asiakasportaalissa tekoälyn tuottamaksi EU:n tekoälyasetuksen (50 artikla) mukaisesti. Asiakkaille lähetettäviä viestejä, jotka ihminen tarkistaa tekoälyn luonnoksen pohjalta ja lähettää itse, ei merkitä vastaanottajalle erikseen, koska ne lähetetään ihmisen valvonnassa ja toimituksellisella vastuulla; tekoälyn tuottamia viestejä ei lähetetä automaattisesti. Ilman ihmisen valvontaa ei tehdä automatisoituja päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Voit pyytää ihmisen tekemää tarkastusta mistä tahansa sinua merkittävästi koskevasta tekoälyn tuottamasta päätöksestä ottamalla yhteyttä osoitteeseen office@capwork.io.

Capwork e.U. toteuttaa GDPR:n 32 artiklan mukaisia asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä riskiin suhteutetun turvallisuustason varmistamiseksi. Nämä toimenpiteet sisältävät:

• Tietojen salaaminen levossa ja siirrossa (TLS 1.2+, AES-256)
• Pääsynvalvonta ja roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta (RBAC) Firebase Authenticationin avulla
• Infrastruktuurin ylläpito Google Cloud Platformilla EU:n sisällä (europe-west1-alue)
• Säännölliset turvallisuusarvioinnit, syötteiden validointi (Zod-skeemat) ja pyyntöjen rajoittaminen
• Lokit ja audit trail -kirjaukset tietojen käytöstä ja muutoksista
• Prompt injection -estot ja tekoälyn turvatoimet kaikkien tekoälyn käsittelemien tietojen osalta

Yksityiskohtainen kuvaus TOM-toimenpiteistä on tietojenkäsittelysopimuksen (AVV) liitteenä ja saatavilla pyynnöstä.

GDPR:n mukaan sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi osalta:

• Oikeus saada pääsy tietoihin (GDPR 15 art.): Voit pyytää tietoa siitä, mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu.
• Oikeus tietojen oikaisuun (GDPR 16 art.): Voit pyytää virheellisten tietojen oikaisemista.
• Oikeus tietojen poistamiseen (GDPR 17 art.): Voit pyytää tietojesi poistamista lakisääteisten säilytysvelvoitteiden rajoissa.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR 18 art.): Voit pyytää käsittelyn rajoittamista tietyin edellytyksin.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (GDPR 20 art.): Voit pyytää tietojasi jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa.
• Vastustamisoikeus (GDPR 21 art.): Voit milloin tahansa vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä.

Käyttääksesi oikeuksiasi ota meihin yhteyttä osoitteessa office@capwork.io. Vastaamme kuukauden kuluessa GDPR:n 12 artiklan mukaisesti. Rekisteröityneiden yritysten loppuasiakkaiden tulee ottaa yhteyttä ensin kyseiseen yritykseen (rekisterinpitäjä) oikeuksiensa käyttämiseksi.

Suojataksemme tietojasi luvattomalta pääsyltä varmennamme jokaisen oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön esittäjän henkilöllisyyden. Sisäänkirjautuneelta tililtä tehtyjä pyyntöjä käsitellään varmennettuina. Sähköpostitse toimitetut pyynnöt vahvistetaan tilille rekisteröityyn sähköpostiosoitteeseen lähetetyn linkin avulla. Jos henkilöllisyydestä on perusteltu epäily (GDPR 12 art. 6 kohta), voimme pyytää lisäselvitystä henkilöllisyydestä — esimerkiksi kopion viranomaisen myöntämästä kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta —, jonka poistamme varmennuksen valmistuttua. Yritystilin täydellistä poistamista voi pyytää vain tilin omistaja tai valtuutettu järjestelmänvalvoja; yksittäiset käyttäjät voivat käyttää oikeuksia vain omiin henkilötietoihinsa nähden.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus Itävallan tietosuojaviranomaiselle:

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojakäytäntöä vastaamaan muutoksia tietojenkäsittelykäytännöissämme tai lakisääteisissä vaatimuksissa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröityneille käyttäjille sähköpostitse. Ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

Sähköposti: office@capwork.io