Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi autrichienne sur la protection des données (DSG) est :

La plateforme Capwork est exploitée en tant que service B2B. Selon le contexte, différentes parties assument différents rôles au regard de la protection des données conformément au RGPD :

• Personne concernée (Betroffene Person) : le client final ou la personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées (par ex. une personne qui prend un rendez-vous ou envoie une demande).
• Responsable du traitement (Verantwortlicher) : l'entreprise enregistrée qui utilise la plateforme Capwork. Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens du traitement des données et est responsable du respect du RGPD vis-à-vis de ses clients finaux.
• Sous-traitant (Auftragsverarbeiter) : Capwork e.U. exploite la plateforme Capwork en qualité de sous-traitant pour le compte de l'entreprise enregistrée et traite les données à caractère personnel exclusivement selon les instructions du responsable du traitement et le contrat de sous-traitance.

Capwork e.U. n'est responsable du traitement que pour les données traitées à ses propres fins (par ex. gestion des comptes de la plateforme, facturation, sécurité de la plateforme). Pour toutes les données des clients finaux saisies par les entreprises enregistrées (par ex. détails des réservations, communications avec les clients, documents téléversés), c'est l'entreprise enregistrée qui est responsable du traitement et Capwork e.U. agit exclusivement en qualité de sous-traitant au sens de l'art. 28 RGPD.

Nous collectons et traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel :

• Données de compte : adresse e-mail, mot de passe (haché), nom de l'entreprise, localisation
• Données de contact : nom, numéro de téléphone, adresse e-mail (lors des prises de rendez-vous)
• Données de paiement : nom du titulaire de la carte, quatre derniers chiffres du numéro de carte (uniquement à des fins de vérification d'identité)
• Données d'utilisation : historique des réservations, interactions avec le calendrier, configurations des modules, données de journalisation
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil, horodatages des accès
• Données des clients finaux : toutes les données à caractère personnel que les entreprises enregistrées saisissent dans la plateforme pour le compte de leurs clients (par ex. détails des réservations, coordonnées, données de commandes, communications)

Nous traitons les données à caractère personnel sur les bases juridiques suivantes conformément à l'art. 6 RGPD :

• Art. 6, § 1, point a) RGPD — Consentement : lorsque vous avez donné un consentement explicite à des activités de traitement déterminées.
• Art. 6, § 1, point b) RGPD — Contrat : traitement nécessaire à l'exécution de notre contrat de service avec vous.
• Art. 6, § 1, point c) RGPD — Obligation légale : traitement nécessaire au respect des obligations de conservation prévues par le droit fiscal et commercial autrichien.
• Art. 6, § 1, point f) RGPD — Intérêts légitimes : traitement aux fins de prévention de la fraude, de sécurité de la plateforme et d'amélioration du service, lorsque nos intérêts ne sont pas supplantés par vos droits.

Pour les données des clients finaux traitées pour le compte d'entreprises enregistrées, la base juridique est déterminée par l'entreprise concernée (responsable du traitement) et documentée dans sa propre politique de confidentialité.

Vos données à caractère personnel sont traitées aux fins suivantes :

• Fourniture et exploitation de la plateforme Capwork et de ses modules (rendez-vous, commandes, gestion d'équipe, parc automobile, inventaire, finances)
• Création de comptes utilisateurs, authentification et gestion des accès
• Traitement des réservations, des commandes et des communications clients pour le compte d'entreprises enregistrées
• Fonctionnalités pilotées par l'IA : génération de données d'entreprise, business insights, scan de documents et analyse des retours
• Prévention de la fraude, vérification d'identité et sécurité de la plateforme

Capwork e.U. intervenant en qualité de sous-traitant pour les entreprises enregistrées, un contrat de sous-traitance (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) conforme à l'art. 28 RGPD est conclu avec chaque entreprise enregistrée dans le cadre du processus d'onboarding.

Le contrat de sous-traitance régit :

• L'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement des données
• Les catégories de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées
• Les obligations et les droits du responsable du traitement (entreprise enregistrée)
• Les mesures techniques et organisationnelles (TOMs) garantissant la sécurité des données (voir section 13)
• Le recours et l'autorisation relatifs aux sous-traitants ultérieurs (voir section 9)
• Les obligations de suppression ou de restitution des données à la fin du contrat

L'entreprise enregistrée (responsable du traitement) peut à tout moment demander une copie du contrat de sous-traitance en écrivant à office@capwork.io.

Les données à caractère personnel ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus ou imposé par la loi. Le droit commercial et fiscal autrichien (BAO, UGB) peut exiger la conservation de certaines données pendant une durée pouvant aller jusqu'à 7 ans.

Après la résiliation du compte, vos données à caractère personnel seront supprimées dans un délai de 30 jours, sauf si une conservation plus longue est imposée par la loi. Les données des clients finaux traitées pour le compte d'entreprises enregistrées seront supprimées ou restituées conformément au contrat de sous-traitance (AVV).

Vos données peuvent être communiquées aux catégories suivantes de destinataires, qui interviennent en qualité de sous-traitants ultérieurs au sens de l'art. 28 RGPD :

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastructure et stockage des données (région UE : europe-west1)
• Google Vertex AI (modèles Google tels que Gemini ainsi que des modèles partenaires du Vertex Model Garden, par ex. Anthropic Claude ; l'inférence est entièrement réalisée par Google Cloud dans l'UE) — fonctionnalités pilotées par l'IA telles que la génération de données d'entreprise, les insights, le scan de documents, le traitement des factures et l'analyse des demandes de commande (sous-traitant ultérieur)
• Twilio — envoi de notifications par SMS et WhatsApp (sous-traitant ultérieur)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — recherche d'adresses, affichage de cartes et de distances ; se charge également sur la page publique d'inscription, votre adresse IP étant alors transmise à Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — traitement des paiements et facturation (sous-traitant ultérieur)
• Bird (Bird B.V., Pays-Bas) – envoi d’e-mails transactionnels (sous-traitant ultérieur)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — envoi d’e-mails de la plateforme aux utilisateurs enregistrés (p. ex. messages de bienvenue et d’intégration) ; traitement au sein de l’UE (sous-traitant)

Tous les sous-traitants ultérieurs sont énumérés dans le contrat de sous-traitance (AVV) et sont liés par des contrats de sous-traitance conformes à l'art. 28 RGPD. L'entreprise enregistrée (responsable du traitement) est informée de toute modification relative aux sous-traitants ultérieurs et dispose d'un droit d'opposition. Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel à des tiers.

Certains de nos sous-traitants ultérieurs exploitent des serveurs situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Dans la mesure où des données sont transférées vers des pays tiers (par ex. les États-Unis), nous veillons à la mise en place de garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types (CCT) de l'UE et les décisions d'adéquation de la Commission européenne.

Google LLC et Twilio Inc. participent au EU-U.S. Data Privacy Framework et offrent ainsi un niveau de protection des données adéquat, tel que reconnu par la Commission européenne. Les mécanismes de transfert sont documentés dans le contrat de sous-traitance (AVV).

La plateforme Capwork n'utilise que des cookies strictement nécessaires pour l'authentification et les préférences linguistiques. Aucun cookie de suivi, d'analyse ou de publicité n'est utilisé.

Vous pouvez gérer les paramètres des cookies dans votre navigateur. La désactivation des cookies nécessaires peut altérer le fonctionnement de la plateforme.

Nous mesurons l'utilisation de notre site web et de notre plateforme à l'aide d'un système de statistiques auto-hébergé et respectueux de la vie privée, qui fonctionne sans cookies et sans rien enregistrer sur votre appareil. Nos serveurs ne conservent que des totaux journaliers agrégés (p. ex. le nombre de pages vues par page) ; aucun profil d'utilisateur n'est créé et aucune donnée n'est transmise à des tiers. Pour compter les visiteurs uniques, l'adresse IP et l'identifiant du navigateur sont combinés en un identifiant anonyme au moyen d'une clé qui change chaque jour ; l'adresse IP elle-même n'est jamais enregistrée, et l'identifiant est supprimé sous 48 heures et ne peut pas être relié d'un jour à l'autre. L'ensemble du traitement a lieu exclusivement sur nos serveurs dans l'UE (europe-west1). Base juridique : notre intérêt légitime à comprendre et à améliorer nos services (art. 6, par. 1, point f) du RGPD). Nous respectons les signaux de navigateur « Do Not Track » et « Global Privacy Control » — si l'un d'eux est activé, aucune statistique n'est collectée. En outre, nous comptabilisons de la même manière l'utilisation de fonctions individuelles (par exemple, la fréquence d'utilisation d'un bouton donné) ainsi que des indicateurs de visite approximatifs (le nombre de pages consultées par visite et la durée approximative de la visite). Ces valeurs sont elles aussi enregistrées uniquement sous forme de comptages journaliers agrégés, sans aucune référence personnelle, et rien n'est stocké ni lu sur votre appareil à cette fin.

La plateforme Capwork utilise des services d'IA via Google Vertex AI pour des fonctionnalités telles que la génération automatique de données d'entreprise, les rapports de business insights, le scan de documents de véhicules, le traitement des factures, l'analyse des retours et l'analyse des demandes de commande. Elle recourt à la fois aux modèles propres de Google (par ex. Gemini) et aux modèles partenaires fournis via le Vertex Model Garden (par ex. Anthropic Claude) ; dans les deux cas, l'inférence est entièrement réalisée par Google Cloud dans l'UE. Google Vertex AI intervient en qualité de sous-traitant ultérieur conformément aux dispositions de l'AVV.

Les données envoyées aux services d'IA sont traitées exclusivement selon les conditions Entreprise de traitement des données de Google Cloud et avec un Region-Pinning sur l'espace de l'UE. Les données à caractère personnel transmises aux services d'IA ne sont pas utilisées pour entraîner, améliorer ou développer des modèles d'IA. Cela est garanti contractuellement par l'avenant de traitement des données de Google Cloud.

Tous les contenus générés par l'IA sont clairement signalés dans l'interface utilisateur conformément au règlement européen sur l'IA (art. 50). Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs similaires n'est prise sans supervision humaine.

Vous pouvez demander un examen humain de toute décision générée par l'IA qui vous concerne de manière significative en nous écrivant à office@capwork.io.

Capwork e.U. met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l'art. 32 RGPD afin d'assurer un niveau de sécurité adapté au risque. Ces mesures comprennent :

• Chiffrement des données au repos et en transit (TLS 1.2+, AES-256)
• Contrôles d'accès et autorisation fondée sur les rôles (RBAC) avec Firebase Authentication
• Hébergement de l'infrastructure sur Google Cloud Platform dans l'UE (région europe-west1)
• Audits de sécurité réguliers, validation des entrées (schémas Zod) et limitation de débit
• Journalisation et pistes d'audit des accès aux données et de leurs modifications
• Prévention des injections de prompt et mesures de sécurité IA pour toutes les données traitées par IA

Une description détaillée des mesures techniques et organisationnelles figure en annexe du contrat de sous-traitance (AVV) et est disponible sur demande.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel :

• Droit d'accès (art. 15 RGPD) : vous pouvez demander à obtenir des informations sur les données à caractère personnel que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification (art. 16 RGPD) : vous pouvez demander la rectification de données inexactes.
• Droit à l'effacement (art. 17 RGPD) : vous pouvez demander l'effacement de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) : vous pouvez demander la limitation du traitement dans certaines conditions.
• Droit à la portabilité (art. 20 RGPD) : vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement fondé sur des intérêts légitimes.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l'adresse office@capwork.io. Nous répondrons dans un délai d'un mois, conformément à l'art. 12 RGPD. Les clients finaux des entreprises enregistrées doivent d'abord s'adresser à l'entreprise concernée (responsable du traitement) pour exercer leurs droits.

Si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint la législation relative à la protection des données, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité autrichienne de protection des données :

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de refléter les évolutions de nos pratiques de traitement des données ou des exigences légales. Les modifications substantielles seront communiquées aux utilisateurs enregistrés par courrier électronique. La version en vigueur est à tout moment accessible sur cette page.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-mail: office@capwork.io