Vissza a kezdőlapra

Adatvédelmi nyilatkozat

Utolsó frissítés: 2026. október 20.

Jelen Adatvédelmi Nyilatkozat jogilag kötelező erejű változata a német verzió. Más nyelvekre történő fordítások kizárólag tájékoztatás célját szolgálják és jogilag nem kötelező érvényűek.

1. Adatkezelő

Az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) és az osztrák Adatvédelmi Törvény (DSG) értelmében az adatok kezeléséért felelős adatkezelő:

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-mail: office@capwork.io

2. GDPR szerinti szerepek és felelősségek

A Capwork platform B2B szolgáltatásként működik. Az összefüggéstől függően különböző felek különböző adatvédelmi szerepeket vállalnak a GDPR alapján:

  • Érintett (Betroffene Person): az a végfelhasználó vagy természetes személy, akinek a személyes adatait kezelik (pl. az, aki időpontot foglal vagy megkeresést küld).
  • Adatkezelő (Verantwortlicher): a Capwork platformot használó regisztrált vállalkozás. Az adatkezelő határozza meg az adatkezelés céljait és eszközeit, és felelős a GDPR-nak való megfelelésért a végfelhasználóival szemben.
  • Adatfeldolgozó (Auftragsverarbeiter): a Capwork e.U. a Capwork platformot adatfeldolgozóként üzemelteti a regisztrált vállalkozás nevében, és a személyes adatokat kizárólag az adatkezelő utasításai és az adatfeldolgozási megállapodás szerint kezeli.

A Capwork e.U. csak a saját céljaira kezelt adatok (pl. platformfiókok kezelése, számlázás, a platform biztonsága, valamint a vállalkozásokkal való kapcsolatfelvétel levélben a 11a. szakasz szerint) tekintetében adatkezelő. A regisztrált vállalkozások által bevitt összes végfelhasználói adat (pl. foglalási részletek, ügyfélkommunikáció, feltöltött dokumentumok) tekintetében a regisztrált vállalkozás az adatkezelő, és a Capwork e.U. kizárólag a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozóként jár el.

3. A kezelt személyes adatok típusai

A következő személyesadat-kategóriákat gyűjtjük és kezeljük:

  • Fiókadatok: e-mail cím, jelszó (kivonatolva), cégnév, helyszín
  • Kapcsolattartási és foglalási adatok: név, telefonszám, e-mail cím és egy nem kötelező megjegyzés a vállalkozásnak (időpontfoglaláskor)
  • Fizetési adatok: kártyabirtokos neve, a kártyaszám utolsó négy számjegye (kizárólag személyazonosság igazolása céljából)
  • Használati adatok: foglalási előzmények, naptár-interakciók, modulkonfigurációk, naplóadatok
  • Technikai adatok: IP-cím, böngészőtípus, eszközinformációk, hozzáférési időbélyegek
  • Végfelhasználói adatok: minden olyan személyes adat, amelyet a regisztrált vállalkozások ügyfeleik nevében visznek be a platformba (pl. foglalási részletek, kapcsolattartási információk, rendelési adatok, kommunikáció)
  • Közzétett cégadatok: azok az adatok, amelyeket egy regisztrált cég az ügyfélportálja aktiválása után nyilvánosan hozzáférhetővé tesz (cégnév, leírás és ágazat, cím, telefonszám, weboldal, nyitvatartási idő, szolgáltatások és árak), a foglalásoknál és ajánlatoknál megjelenített, a személyazonosságára vonatkozó adatok (név, illetve cégnév, cím, elérhetőségi adatok és adott esetben közösségi adószám), valamint az ügyfélportálon található impresszumoldalán szereplő adatok (ezeken felül például cégjegyzékadatok, felügyeleti hatóság, kamara és szakmai szabályok, tevékenységi kör és az adatvédelmi tájékoztatójára mutató link)
  • A digitális szolgáltatásokról szóló rendelet szerinti bejelentések: a bejelentő neve és e-mail-címe (gyermekek szexuális bántalmazását ábrázoló anyagra vonatkozó bejelentések esetén önkéntes), a bejelentett cím és adott esetben a megjelölt tartalom, a bejelentés kategóriája és magyarázata, nyelve, feldolgozási állapota és a döntés; ezen felül a bejelentési űrlappal való visszaélés korlátozása érdekében az IP-cím és az e-mail-cím hash-elt formában, egy számláló kulcsaként
  • Kiszállási dokumentáció, amennyiben egy regisztrált vállalkozás használja: a munkatársaira vonatkozóan munka-, szünet- és utazási idők, a kiszállás állapota, felhasznált anyagok, jegyzetek és fényképek, valamint a végfelhasználóira vonatkozóan fényképek, helyszíni jegyzetek, aláírások és munkajelentések (részletek a 11b. szakaszban)

4. Az adatkezelés jogalapjai

A személyes adatokat a GDPR 6. cikke alapján az alábbi jogalapokon kezeljük:

  • GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont — Hozzájárulás: amennyiben kifejezett hozzájárulást adott meghatározott adatkezelési tevékenységekhez.
  • GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont — Szerződés: az Önnel kötött szolgáltatási szerződés teljesítéséhez vagy a szerződés megkötését megelőzően az Ön kérésére történő lépések megtételéhez szükséges adatkezelés (pl. fiókja létrehozása és e-mail-címe megerősítése a regisztráció során).
  • GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont — Jogi kötelezettség: az osztrák adó- és kereskedelmi jog szerinti megőrzési kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatkezelés.
  • GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont — Jogos érdek: csalások megelőzése, a platform biztonsága és a szolgáltatás javítása érdekében végzett adatkezelés, amennyiben érdekeinkkel szemben az Ön jogai nem élveznek elsőbbséget.

A regisztrált vállalkozások nevében kezelt végfelhasználói adatok jogalapját az érintett vállalkozás (adatkezelő) határozza meg és dokumentálja saját adatvédelmi nyilatkozatában.

A nyilvános ügyfélportál alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Az ott megjelenített cégadatok kizárólag a regisztrált cég kezdeményezésére kerülnek közzétételre, amelynek ehhez kifejezetten aktiválnia kell a portált (az ÁSZF 4. §-a); a jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. A cég maga határozza meg, mely adatok jelenjenek meg, és a közzétételt bármikor korlátozhatja, illetve a portál kikapcsolásával teljesen megszüntetheti.

A digitális szolgáltatásokról szóló rendelet szerinti, jogellenes tartalmakra vonatkozó bejelentéseket, az ezekkel kapcsolatos döntéseket és az érintett felek tájékoztatását a DSA 16–18. cikkéből eredő jogi kötelezettségeink teljesítése érdekében kezeljük (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont). Az IP-címenkénti és e-mail-címenkénti bejelentések számának korlátozása azon jogos érdekünkön alapul, hogy működőképes, visszaélésekkel szemben védett bejelentési eljárást biztosítsunk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). A bejelentő személyazonosságát nem adjuk át az érintett cégnek.

5. Az adatkezelés céljai

Személyes adatait a következő célokból kezeljük:

  • A Capwork platform és moduljainak (időpontok, rendelések, csapatirányítás, gépjárműpark, készletgazdálkodás, pénzügy) biztosítása és üzemeltetése
  • Felhasználói fiókok létrehozása, hitelesítés és hozzáférés-kezelés
  • Foglalások, rendelések és ügyfélkommunikáció kezelése a regisztrált vállalkozások nevében
  • A végfelhasználóknál végzett kiszállásoknak, az elvégzett munka átvételének és az ennek során ledolgozott munkaidőnek a dokumentálása a regisztrált vállalkozások nevében, amennyiben azok a kiszállási dokumentációt használják (lásd a 11b. szakaszt)
  • MI-alapú funkciók: cégadatok előállítása, üzleti elemzések, dokumentumszkennelés és visszajelzés-elemzés
  • Csalásmegelőzés, személyazonosság igazolása és a platform biztonsága
  • Regisztrált cég nyilvános ügyfélportáljának üzemeltetése, amennyiben a cég a portált aktiválta
  • Az ügyfélportálokon található jogellenes tartalmakra vonatkozó bejelentések kezelése, döntés az intézkedésekről és az érintett felek tájékoztatása a digitális szolgáltatásokról szóló rendelet alapján
  • Annak mérése, hogy a regisztrációk a Google-on megjelenő hirdetéseinkre vezethetők-e vissza – kizárólag az Ön hozzájárulásával (lásd a 10. szakaszt)
  • Ügyfélszolgálat és támogatás: kérdéseinek és visszajelzéseinek megválaszolása, valamint segítség a platform beállításában és használatában – saját kezdeményezésünkre is, a fióktulajdonosnak a platform visszajelzési részében küldött üzenetekkel (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Ezen az úton nem küldünk reklámot.

6. Adatfeldolgozási megállapodás (AVV)

Mivel a Capwork e.U. regisztrált vállalkozások számára adatfeldolgozóként (Auftragsverarbeiter) jár el, minden regisztrált vállalkozással az onboarding folyamat során a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási megállapodást (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) kötünk.

Az AVV szabályozza:

  • Az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját
  • A kezelt személyes adatok típusait és az érintettek kategóriáit
  • Az adatkezelő (regisztrált vállalkozás) kötelezettségeit és jogait
  • Az adatbiztonságot biztosító technikai és szervezési intézkedéseket (TOM) (lásd 12. szakasz)
  • A további adatfeldolgozók alkalmazását és engedélyezését (lásd 8. szakasz)
  • Az adatok törlésére vagy visszaadására vonatkozó kötelezettségeket a szerződés megszűnésekor

A regisztrált vállalkozás (adatkezelő) bármikor kérheti az AVV másolatát az office@capwork.io címen.

7. Megőrzési idő

A személyes adatokat csak addig őrizzük meg, amíg az a fent leírt célok teljesítéséhez szükséges, vagy amíg azt a jogszabály előírja. Az osztrák kereskedelmi és adójog (BAO, UGB) egyes adatok esetében akár 7 éves megőrzést is előírhat.

A fiók megszűnését követően személyes adatait 30 napon belül töröljük, kivéve, ha a hosszabb megőrzést jogszabály írja elő. A regisztrált vállalkozások nevében kezelt végfelhasználói adatokat az AVV-nek megfelelően töröljük vagy visszaadjuk. Ha a regisztráció során nem erősíti meg e-mail-címét, és nem jön létre vállalkozás, a fiókot a regisztrációt vagy – ha az későbbi – az utolsó bejelentkezését követő 30 nap elteltével töröljük.

A Bird, a regisztrált vállalkozások végfelhasználóinak tranzakciós e-maileket és SMS-eket (pl. időpont-visszaigazolásokat, emlékeztetőket és az ügyfélportál bejelentkezési kódjait) kézbesítő szolgáltató, az üzenetek tartalmát és a forgalmi adatokat kézbesítés és visszaélés-megelőzés céljából megőrzi: SMS legfeljebb 6 hónapig, e-mail 72 óráig. A Bird saját további adatfeldolgozói között EGT-n kívüli szolgáltatók is vannak, az EU általános szerződési feltételeivel lefedve.

A digitális szolgáltatásokról szóló rendelet szerinti bejelentéseket és az ügyfélportálok korlátozásaira vonatkozó nyilvántartásokat a döntést, illetve a korlátozás feloldását vagy lejártát követő hét év elteltével töröljük; addig döntéseink dokumentálása és a velünk szemben érvényesített igények elleni védekezés céljából megőrizzük őket (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). A még el nem bírált bejelentéseket a döntésig tároljuk. A kérések számának korlátozására használt számlálókat időablakuk lejártát követően automatikusan töröljük.

8. Címzettek és további adatfeldolgozók

Adatai a következő címzett-kategóriákkal oszthatók meg, amelyek a GDPR 28. cikke szerinti további adatfeldolgozókként (Unterauftragsverarbeiter) járnak el:

  • Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastruktúra és adattárolás (EU-régió: europe-west1)
  • Google Vertex AI (Google-modellek, például Gemini, valamint a Vertex Model Garden partnermodelljei, pl. Anthropic Claude; a következtetést teljes egészében a Google Cloud végzi az EU-ban) — MI-alapú funkciók, például cégadatok előállítása, elemzések, dokumentumszkennelés, számlafeldolgozás és megrendelési kérelmek elemzése (további adatfeldolgozó)
  • Twilio — SMS- és WhatsApp-értesítések kézbesítése (további adatfeldolgozó)
  • Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — címkeresés, térkép- és távolságmegjelenítés; a nyilvános regisztrációs oldalon is betöltődik, miközben az Ön IP-címe továbbításra kerül a Google részére, valamint egy kiszállás megnyitásakor a kiszállási nézetben („Kiszállásaim”), amely azonnal megjeleníti a munkavégzés helyének térképét
  • Stripe Payments Europe, Ltd. — fizetésfeldolgozás és számlázás (további adatfeldolgozó)
  • Bird (Bird B.V., Hollandia) – tranzakciós e-mailek és SMS-ek kézbesítése a regisztrált vállalkozások nevében: időpont-visszaigazolások, emlékeztetők, korábbi időpontokra szóló ajánlatok, az ügyfélportálon lévő ügyfélfiókok bejelentkezési kódjai és a kiszállásokkal kapcsolatos értesítések (odaút, késés, munkajelentés és megerősítő link); továbbá e vállalkozások e-mail- és SMS-csatornáinak küldése és fogadása, ideértve a Capwork által fenntartott dedikált számon küldött SMS-eket is (további adatfeldolgozó)
  • Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — a Capwork saját e-mailjeinek küldése: regisztrált felhasználóknak (pl. üdvözlő és bevezető üzenetek, valamint az ügyfélportálok korlátozásával kapcsolatos indokolások és értesítések) és a jogellenes tartalmat bejelentő személyeknek (átvételi visszaigazolás és döntés); adatkezelés az EU-n belül (adatfeldolgozó)

Minden további adatfeldolgozó az AVV-ben szerepel, és a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási megállapodások kötelezik őket. A regisztrált vállalkozást (adatkezelőt) tájékoztatjuk a további adatfeldolgozók változásairól, és kifogást emelhet. Személyes adatait nem adjuk el harmadik feleknek.

9. Nemzetközi adattovábbítás

Egyes további adatfeldolgozóink az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívül üzemeltetnek szervereket. Amennyiben az adatokat harmadik országokba (pl. az Egyesült Államokba) továbbítjuk, megfelelő garanciákat biztosítunk, beleértve az EU általános szerződéses feltételeit (ÁSZF) és az Európai Bizottság megfelelőségi határozatait.

A Google LLC és a Twilio Inc. részt vesz az EU-USA adatvédelmi keretrendszerben (EU-U.S. Data Privacy Framework), és ezáltal az Európai Bizottság által elismert megfelelő adatvédelmi szintet biztosít. A továbbítási mechanizmusok az AVV-ben vannak dokumentálva.

10. Sütik, helyi tárolás, használati statisztikák és a hirdetések eredményességének mérése

Az Ön hozzájárulása nélkül a Capwork platform kizárólag technikailag szükséges cookie-kat használ a hitelesítéshez, a nyelvi beállításokhoz és az Ön által megadott megjelenítési beállításokhoz. A böngészője helyi tárolójában ezenkívül technikailag szükséges adatokat is tárolunk, például egy vállalkozás ügyfélportálján az ügyfélfiókba való bejelentkezést (legfeljebb 30 napig vagy a kijelentkezésig), a színsémát és a cookie-bannerben hozott döntését. Regisztráció közben ott tároljuk az eddig megadott adatokat is legfeljebb hét napig (a jelszót soha), hogy a félbehagyott regisztráció folytatható legyen. Nem használunk nyomkövető, elemző vagy hirdetési cookie-kat, egy kivétellel: saját információs oldalainkon hozzájárulhat Google-hirdetéseink méréséhez (e szakasz utolsó bekezdése). A részleteket Cookie-szabályzatunk tartalmazza.

A cookie-beállításokat a böngészőjében kezelheti. A szükséges cookie-k letiltása befolyásolhatja a platform működését.

Weboldalunk és platformunk használatát egy adatvédelem-barát, saját üzemeltetésű statisztikai rendszerrel mérjük, amely sütik nélkül működik, és semmit sem tárol az Ön eszközén. Szervereink kizárólag összesített számlálókat őriznek: napi összesítéseket (pl. oldalmegtekintések oldalanként), valamint — 100 napig — az oldalmegtekintések és az újonnan számlált látogatók számát a nap egyes 15 perces időszakaira lebontva; felhasználói profilok nem készülnek, és adatokat nem osztunk meg harmadik felekkel. Az egyedi látogatók számlálásához az IP-címet és a böngészőazonosítót naponta változó kulccsal anonim azonosítóvá alakítjuk; maga az IP-cím soha nem kerül tárolásra, az azonosító pedig 48 órán belül törlődik, és napok között nem kapcsolható össze. A teljes adatkezelés kizárólag az EU-ban (europe-west1) található szervereinken történik. Jogalap: szolgáltatásaink megértéséhez és fejlesztéséhez fűződő jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Tiszteletben tartjuk a „Do Not Track” és a „Global Privacy Control” böngészőjelzéseket — ha bármelyik be van kapcsolva, semmilyen statisztikát nem gyűjtünk. Ezenkívül ugyanígy számláljuk az egyes funkciók használatát (például, hogy milyen gyakran használnak egy adott gombot), valamint a durva látogatási mutatókat (a látogatásonként megtekintett oldalak számát és a látogatás hozzávetőleges időtartamát). Ezeket az értékeket szintén kizárólag összesített napi számlálásokként, személyes vonatkozás nélkül tároljuk, és ehhez továbbra sem tárolunk vagy olvasunk ki semmit az Ön eszközén.

A www.capwork.io címen elérhető nyilvános információs oldalainkon (pl. kezdőlap, árak, megoldások, mintavállalkozás, jogi szövegek és az ott kínált regisztráció) a Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írország) Google Ads konverziókövetését használjuk – kizárólag akkor, ha Ön a cookie-bannerben hozzájárul. A cél annak megállapítása, hogy a Capwork platformon történő regisztráció a Google-on megjelenő valamelyik hirdetésünkre leadott kattintásra vezethető-e vissza; személyre szabott hirdetéseket és remarketinget nem használunk. Hozzájárulását követően a böngészője betölti a Google-címkét; a Google ennek során kezeli az Ön IP-címét, böngésző- és eszközadatait, a megnyitott oldalt, az időpontot és egy hirdetés kattintásazonosítóját, valamint olyan cookie-kat tárol, mint a „_gcl_au” és a „_gcl_aw” (legfeljebb 90 napig). A befejezett regisztrációról a Google név, e-mail-cím vagy vállalkozási adatok nélkül kap jelzést. A jogalap az Ön hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont, TKG 2021 165. § (3) bekezdés). A Google az adatokat önálló adatkezelőként kezeli, és továbbíthatja azokat az Egyesült Államokba; a Google LLC az EU-U.S. Data Privacy Framework alapján tanúsítvánnyal rendelkezik. Hozzájárulása nélkül a Google-címke nem töltődik be. Hozzájárulását bármikor, a jövőre nézve visszavonhatja a kezdőlapunk láblécében vagy Cookie-szabályzatunkban található „Cookie-beállítások” segítségével; ekkor töröljük a Google Ads capwork.io domainen tárolt cookie-jait. Döntését a böngészője helyi tárolójában tároljuk, és tizenkét hónap elteltével újra rákérdezünk. Hozzájárulásának igazolására a cookie-bannerben hozott minden döntést emellett három évig az EU-ban lévő szervereinken tárolunk – egy véletlenszerűen generált hozzájárulási azonosítóval, a döntéssel és a felváltott döntéssel, a banner verziójával, a nyelvvel és az időponttal, de az Ön IP-címe nélkül; a jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja, a 7. cikk (1) bekezdésével összefüggésben. Hozzájárulási azonosítóját a banner a „Cookie-beállítások” alatt jeleníti meg Önnek.

11. Mesterséges intelligencia használata

A Capwork platform MI-szolgáltatásokat vesz igénybe a Google Vertex AI-n keresztül olyan funkciókhoz, mint az automatikus cégadat-előállítás, üzleti elemző jelentések, járműdokumentum- és bizonylatszkennelés, visszajelzés-elemzés, megrendelési kérelmek és üzenetek elemzése, javaslatok és választervezetek, tartalmak automatikus fordítása, valamint képjavaslatok készítése szolgáltatásokhoz és termékekhez. Ennek során mind a Google saját modelljei (pl. Gemini), mind a Vertex Model Gardenen keresztül biztosított partnermodellek (pl. Anthropic Claude) használatban vannak; a következtetést mindkét esetben teljes egészében a Google Cloud végzi az EU-ban. A Google Vertex AI az AVV rendelkezései szerint további adatfeldolgozóként jár el.

Ha egy vállalkozás a kiszállási dokumentációt használja, munkatársai jegyzeteket diktálhatnak: a Google Vertex AI (Gemini) az EU-ban átírja a felvételt, és abból elkészíti a munkajelentés szövegének tervezetét. A Capwork sem a felvételt, sem az átiratot nem tárolja (lásd a 11b. szakaszt).

Az MI-szolgáltatásoknak továbbított adatokat kizárólag a Google Cloud Enterprise adatkezelési feltételei szerint és az EU-térségre vonatkozó Region-Pinninggel kezeljük. Az MI-szolgáltatásoknak továbbított személyes adatokat nem használjuk MI-modellek betanítására, fejlesztésére vagy javítására. Ezt a Google Cloud adatkezelési kiegészítése szerződésben garantálja.

Az MI által generált tartalmak – például elemzések, javaslatok, választervezetek, dokumentumokból kiolvasott adatok, automatikus fordítások és MI által létrehozott képek – a platform felhasználói felületén és az ügyfélportálon MI által generáltként vannak jelölve az EU MI-rendelet (50. cikk) előírásainak megfelelően. Az ügyfeleknek szóló azon üzeneteket, amelyeket egy személy MI-tervezet alapján ellenőriz és maga küld el, a címzettnél külön nem jelöljük, mivel ezeket emberi ellenőrzés és szerkesztői felelősség mellett küldik el; az MI által generált üzenetek nem kerülnek automatikusan elküldésre. Emberi felügyelet nélkül nem hozunk jogi vagy hasonlóan jelentős hatású automatizált döntéseket.

Kérheti bármely Önt jelentősen érintő MI által generált döntés emberi felülvizsgálatát, ha felveszi velünk a kapcsolatot az office@capwork.io címen.

11a. Kapcsolatfelvétel vállalkozásokkal levélben

A Capwork e.U. kiválasztott vállalkozásoknak postai levelet ír, hogy egy számukra előkészített demóval bemutassa nekik a Capwork platformot. Ezen adatkezelés tekintetében a Capwork e.U. az adatkezelő. Az adatkezelés az egyéni vállalkozókat, valamint azt a személyt érinti, akit a megkeresett vállalkozás az impresszumában tulajdonosként vagy ügyvezetőként megnevez. Mivel ezeket az adatokat nem közvetlenül Öntől gyűjtjük, a GDPR 14. cikke alapján itt tájékoztatjuk Önt.

Ennek során a következő adatokat kezeljük:

  • a vállalkozás neve, címe, weboldala és telefonszáma;
  • a kapcsolattartó neve, megszólítása és tudományos fokozatai, amennyiben ezek nyilvánosan fel vannak tüntetve;
  • a vállalkozásra vonatkozó nyilvános adatok, például szolgáltatások, árak, nyitvatartási idő és az, hogy az ügyfelek jelenleg hogyan foglalnak időpontot vagy rendelnek, valamint az ezekből a levélhez készített jegyzetek;
  • hogy az Ön személyes demólinkjét hányszor nyitották meg, valamint mikor először és utoljára;
  • adott esetben az Ön tiltakozása a kapcsolatfelvétel ellen.

Az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak: a vállalkozás weboldalából, beleértve az impresszumot, nyilvános keresési találatokból, a vállalkozás Google Maps-bejegyzéséből, valamint nyilvános vállalkozási címtárakból.

Az adatokat azért kezeljük, hogy levélben ajánlatot küldjünk a vállalkozásnak, személyes demót készítsünk számára, és megállapítsuk, hogy a demót megnyitották-e. Az adatkezelés jogalapja a vállalkozásokkal szembeni közvetlen üzletszerzéshez fűződő jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont, a (47) preambulumbekezdéssel összefüggésben).

A nyilvános forrásokat a Google Vertex AI (Gemini) segítségével az EU-ban értékeljük ki; ebből jönnek létre a demó adatai, a kapcsolattartóra vonatkozó adatok és a levélhez készített jegyzetek. A levél szövegét az Anthropic Claude támogatásával fogalmazzuk meg. Minden levelet elküldés előtt egy ember ellenőriz; jogi vagy hasonlóan jelentős hatású automatizált döntéshozatalra nem kerül sor.

Ezen adatok címzettjei a következő adatfeldolgozók:

  • Google Cloud Platform, Google Vertex AI és Google Maps Platform — tárolás, MI-alapú kiértékelés és a vállalkozás nyilvános bejegyzésének lekérése; adatkezelés az EU-ban;
  • Anthropic PBC (USA) — segítség a levélszövegek megfogalmazásában; az USA-ba történő továbbítást az EU általános szerződési feltételei biztosítják;
  • Google Workspace (Google Ireland Limited) — az office@capwork.io e-mail-postafiók, amelybe a tiltakozások beérkeznek; adatkezelés az EU-ban;
  • Österreichische Post AG — a levelek nyomtatása, borítékolása és kézbesítése az EinfachBrief szolgáltatáson keresztül.

Az adatokat legkésőbb tizenkét hónappal a gyűjtésük után töröljük. Ha a vállalkozás regisztrál a Capwork platformon, attól kezdve a jelen Adatvédelmi Nyilatkozat platformfiókokra vonatkozó szabályai érvényesek. Tiltakozás után haladéktalanul töröljük a kapcsolattartóra vonatkozó adatokat, a jegyzeteket, a weboldalt, a telefonszámot és a demót; a tizenkét hónap leteltéig csak a vállalkozás neve, címe, a megnyitások száma és a tiltakozás időpontja marad tárolva. Annak érdekében, hogy ne írjunk újra a vállalkozásnak, ezt követően tartósan tárolunk egy, a vállalkozás nevéből és irányítószámából képzett, vissza nem fejthető hash-értéket.

Ön a kapcsolatfelvétel ellen bármikor, indokolás nélkül tiltakozhat (GDPR 21. cikk (2) és (3) bekezdés): a személyes demóoldalán található „Ne keressenek többé” lehetőséggel vagy e-mailben az office@capwork.io címen. A 13. szakaszban felsorolt egyéb jogait ez nem érinti.

A személyes demóoldal csak a levélben található linken keresztül érhető el. Kizárólag a vállalkozásra vonatkozó adatokat és kitalált minta-munkatársakat mutat, a kapcsolattartót soha.

11b. Kiszállási dokumentáció a Megrendelések modulban

A regisztrált vállalkozások a Megrendelések modulban dokumentálhatják munkatársaik végfelhasználóknál végzett munkáját („Kiszállásaim”). Ha egy vállalkozás ezt a funkciót használja, a Capwork e.U. az alább felsorolt adatokat adatfeldolgozóként, a vállalkozás nevében kezeli (2. és 6. szakasz). Az adatkezelő a vállalkozás, amely tájékoztatja munkatársait és végfelhasználóit erről az adatkezelésről; a jogaikkal kapcsolatos kérelmeket is a vállalkozáshoz kell intézni (13. szakasz).

A vállalkozás munkatársairól a következő adatokat kezeljük:

  • kiszállásonként a munka-, szünet- és utazási idők, amelyek automatikusan átkerülnek az adott személynek a Capwork platformon vezetett munkaidő-nyilvántartásába;
  • a kiszállás állapota (úton, a helyszínen, szüneteltetve, befejezve, késésben), amelyet a vállalkozás azon további tagjai látnak, akik hozzáférnek az „A csapat hete” nézethez; a végfelhasználó a megrendelés követésére szolgáló linken keresztül látja kiszállásai állapotát (pl. tervezett, úton, folyamatban, befejezve) a munkatársak neve nélkül, a bejelentett érkezési időt és a késést pedig csak akkor, ha a munkatársak értesítik erről;
  • a felhasznált anyagok, jegyzetek és fényképek, valamint az arra vonatkozó adat, hogy ki, mit és mikor dokumentált; a végfelhasználó által kapott munkajelentés név szerint feltünteti a kiszállásban részt vevő munkatársakat, valamint az adott kiszálláson töltött munka-, szünet- és utazási idejüket.

A vállalkozás végfelhasználóiról a következő adatokat kezeljük:

  • a munkavégzés helyéről és a helyiségekről készült fényképek, amelyeket a munkatársak készítenek, vagy amelyeket a végfelhasználó a megrendelés követésére szolgáló linken (megrendelésenként legfeljebb tíz, a munka befejezését követő 30 napig) vagy a megkereső űrlapon keresztül tölt fel;
  • ügyfélcímenként tárolt helyszíni jegyzetek (pl. belépési kódok, parkolási lehetőségek, a berendezések elhelyezkedése);
  • átvételkor az aláíró személy neve és aláírása, valamint az aláírt munkajelentés (összefoglaló és PDF); az aláírást biometrikus jellemzők nélküli vektoros útvonalként tároljuk, vagyis írási nyomás, írási sebesség és időbeli lefolyás nélkül;
  • linken keresztül történő megerősítés esetén ezenkívül az IP-cím, a böngészőazonosító (User-Agent) és a megerősítés időpontja, a részben kitakart e-mail-cím, amelyre a link ment, valamint a megerősítésig a megerősítésre elküldött összefoglaló; a link legfeljebb 14 napig érvényes, és a linkben szereplő kódból a Capwork csak egy ellenőrző értéket (hash) tárol;
  • az a mobiltelefonszám vagy e-mail-cím, amelyre az odaútról és a késésekről szóló értesítéseket, a munkajelentést és a megerősítő linket küldjük – a Bird útján SMS-ben a „Capwork” platformfeladótól vagy e-mailben. Ha a vállalkozás a jelentést egy másik e-mail-címre küldi, azt csak az üzenet kézbesítési nyilvántartásában tároljuk. Minden értesítés megjelenik a vállalkozás kommunikációs felületén és az ügyfél előzményeiben.

Az átvételkor adott aláírás és a linken keresztül történő megerősítés (begépelt név, hozzájárulás és kívánság szerint aláírás) az eIDAS-rendelet 3. cikkének 10. pontja szerinti egyszerű elektronikus aláírásnak minősül, és az átvétel igazolására szolgál; a linkben szereplő egyszeri kód igazolja, hogy a megerősítés a megadott címre küldött linken keresztül történt.

A munkatársak jegyzetet diktálhatnak. A felvételt kizárólag annak átírása és a munkajelentés szövegtervezetének elkészítése céljából továbbítjuk a Google Vertex AI (Gemini) részére az EU-ban; a Capwork sem a felvételt, sem az átiratot nem tárolja. A tervezet MI által generáltként van megjelölve, és csak azt követően kerül felhasználásra, hogy az adott személy ellenőrizte és szükség esetén szerkesztette.

A munkavégzés helyére való megérkezés felismeréséhez a kiszállási nézet az eszköz helyadatait kizárólag magán az eszközön értékeli ki; a helyadatok nem kerülnek továbbításra a Capwork részére, és a Capwork azokat nem is tárolja. A böngésző csak akkor kér hozzáférést a helyadatokhoz és a mikrofonhoz, amikor az adott funkciót használják. Annak érdekében, hogy a kiszállási nézet hálózati kapcsolat nélkül is működjön, a kiszállási adatokat, a még el nem küldött módosításokat és a még fel nem töltött fényképeket a böngésző helyi adatbázisában (IndexedDB) tárolja; a részleteket Cookie-szabályzatunk tartalmazza.

A fényképeket, aláírásokat és munkajelentéseket a Google Cloud Storage szolgáltatásban, az EU-ban (europe-west1 régió) tároljuk, amíg a megrendelés fennáll. Ezeket a vállalkozás többi adatával együtt a szerződés megszűnése után töröljük (7. szakasz), korábban pedig akkor, ha a vállalkozás erre utasítást ad; a végfelhasználó be nem fejezett feltöltéseit töröljük. A megrendelés követésére szolgáló linken keresztül történő feltöltések, megerősítések és jelentésletöltések száma korlátozott; az ehhez használt számlálók a linket és az IP-címet csak ellenőrző értékként (hash) tartalmazzák, és időablakuk lejártával megszűnnek. Ha egy végfelhasználó kéri adatainak törlését, töröljük a fényképeket, az aláírást, az aláíró személy nevét, a linken keresztül történt megerősítés bizonyítékait, a jegyzeteket, a helyszíni jegyzeteket, a munkajelentést (PDF) és a még függőben lévő megerősítési kérelmet az összefoglalójával együtt; megmarad egy anonim igazolás (dátum, kiszállás, ellenőrzőösszeg), hogy a megrendelés előzményeiből kitűnjön, hogy átvétel történt.

12. Technikai és szervezési intézkedések (TOM)

A Capwork e.U. a GDPR 32. cikke alapján megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a kockázattal arányos biztonsági szint biztosítása érdekében. Ezek az intézkedések a következőket foglalják magukban:

  • Adatok titkosítása nyugalmi állapotban és átvitel során (TLS 1.2+, AES-256)
  • Hozzáférés-kezelés és szerepköralapú jogosultságkezelés (RBAC) Firebase Authentication segítségével
  • Infrastruktúra-tárhely a Google Cloud Platformon az EU-n belül (europe-west1 régió)
  • Rendszeres biztonsági értékelések, bemenetellenőrzés (Zod-sémák) és kérésszám-korlátozás
  • Naplózás és audit nyomvonalak az adathozzáférésekről és módosításokról
  • Prompt injection megelőzése és MI-biztonsági intézkedések minden MI által feldolgozott adatra

A TOM részletes leírása az Adatfeldolgozási megállapodás (AVV) mellékletét képezi, és kérésre rendelkezésre áll.

13. Az Ön jogai

A GDPR alapján az alábbi jogok illetik meg Önt személyes adataival kapcsolatban:

  • Hozzáféréshez való jog (GDPR 15. cikk): tájékoztatást kérhet arról, hogy milyen személyes adatokat kezelünk Önről.
  • Helyesbítéshez való jog (GDPR 16. cikk): kérheti pontatlan adatok helyesbítését.
  • Törléshez való jog (GDPR 17. cikk): kérheti adatainak törlését a jogszabályi megőrzési kötelezettségek keretein belül.
  • Az adatkezelés korlátozásához való jog (GDPR 18. cikk): meghatározott feltételek mellett kérheti az adatkezelés korlátozását.
  • Adathordozhatósághoz való jog (GDPR 20. cikk): adatait strukturált, géppel olvasható formátumban kérheti.
  • Tiltakozáshoz való jog (GDPR 21. cikk): bármikor tiltakozhat a jogos érdekeken alapuló adatkezelés ellen.

Jogai gyakorlásához lépjen kapcsolatba velünk az office@capwork.io címen. A GDPR 12. cikkének megfelelően egy hónapon belül válaszolunk. A regisztrált vállalkozások végfelhasználói jogaik gyakorlásához először az érintett vállalkozáshoz (adatkezelő) forduljanak.

Adatainak jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelme érdekében minden olyan személy személyazonosságát ellenőrizzük, aki érintetti jogok gyakorlására irányuló kérelmet nyújt be. A bejelentkezett fiókból benyújtott kérelmeket ellenőrzöttnek tekintjük. Az e-mailben benyújtott kérelmeket a fiókhoz regisztrált e-mail címre küldött hivatkozással erősítjük meg. Ha a személyazonossággal kapcsolatban alapos kétely merül fel (GDPR 12. cikk (6) bekezdés), további személyazonosító igazolást kérhetünk — például hatósági fényképes igazolvány másolatát —, amelyet az ellenőrzés lezárulta után törlünk. A céges fiók teljes törlését kizárólag a fióktulajdonos vagy felhatalmazott rendszergazda kérheti; az egyes felhasználók csak a saját személyes adataikra vonatkozó jogokat gyakorolhatják.

14. Felügyeleti hatóság

Ha úgy véli, hogy személyes adatai kezelése sérti az adatvédelmi jogot, jogosult panaszt tenni az osztrák adatvédelmi hatóságnál:

Österreichische Datenschutzbehörde (Osztrák Adatvédelmi Hatóság)

Barichgasse 40-42, 1030 Wien

www.dsb.gv.at

15. Jelen Adatvédelmi Nyilatkozat módosítása

Fenntartjuk a jogot, hogy jelen Adatvédelmi Nyilatkozatot frissítsük, hogy tükrözze az adatkezelési gyakorlatunkban vagy a jogszabályi követelményekben bekövetkezett változásokat. A lényeges változásokról a regisztrált felhasználókat e-mailben értesítjük. Az aktuális változat mindig elérhető ezen az oldalon.

16. Kapcsolat

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-mail: office@capwork.io