Adatvédelmi nyilatkozat

Az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) és az osztrák Adatvédelmi Törvény (DSG) értelmében az adatok kezeléséért felelős adatkezelő:

A Capwork platform B2B szolgáltatásként működik. Az összefüggéstől függően különböző felek különböző adatvédelmi szerepeket vállalnak a GDPR alapján:

• Érintett (Betroffene Person): az a végfelhasználó vagy természetes személy, akinek a személyes adatait kezelik (pl. az, aki időpontot foglal vagy megkeresést küld).
• Adatkezelő (Verantwortlicher): a Capwork platformot használó regisztrált vállalkozás. Az adatkezelő határozza meg az adatkezelés céljait és eszközeit, és felelős a GDPR-nak való megfelelésért a végfelhasználóival szemben.
• Adatfeldolgozó (Auftragsverarbeiter): a Capwork e.U. a Capwork platformot adatfeldolgozóként üzemelteti a regisztrált vállalkozás nevében, és a személyes adatokat kizárólag az adatkezelő utasításai és az adatfeldolgozási megállapodás szerint kezeli.

A Capwork e.U. csak a saját céljaira kezelt adatok (pl. platformfiókok kezelése, számlázás, a platform biztonsága) tekintetében adatkezelő. A regisztrált vállalkozások által bevitt összes végfelhasználói adat (pl. foglalási részletek, ügyfélkommunikáció, feltöltött dokumentumok) tekintetében a regisztrált vállalkozás az adatkezelő, és a Capwork e.U. kizárólag a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozóként jár el.

A következő személyesadat-kategóriákat gyűjtjük és kezeljük:

• Fiókadatok: e-mail cím, jelszó (kivonatolva), cégnév, helyszín
• Kapcsolattartási adatok: név, telefonszám, e-mail cím (időpontfoglaláskor)
• Fizetési adatok: kártyabirtokos neve, a kártyaszám utolsó négy számjegye (kizárólag személyazonosság igazolása céljából)
• Használati adatok: foglalási előzmények, naptár-interakciók, modulkonfigurációk, naplóadatok
• Technikai adatok: IP-cím, böngészőtípus, eszközinformációk, hozzáférési időbélyegek
• Végfelhasználói adatok: minden olyan személyes adat, amelyet a regisztrált vállalkozások ügyfeleik nevében visznek be a platformba (pl. foglalási részletek, kapcsolattartási információk, rendelési adatok, kommunikáció)

A személyes adatokat a GDPR 6. cikke alapján az alábbi jogalapokon kezeljük:

• GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont — Hozzájárulás: amennyiben kifejezett hozzájárulást adott meghatározott adatkezelési tevékenységekhez.
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont — Szerződés: az Önnel kötött szolgáltatási szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés.
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont — Jogi kötelezettség: az osztrák adó- és kereskedelmi jog szerinti megőrzési kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatkezelés.
• GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont — Jogos érdek: csalások megelőzése, a platform biztonsága és a szolgáltatás javítása érdekében végzett adatkezelés, amennyiben érdekeinkkel szemben az Ön jogai nem élveznek elsőbbséget.

A regisztrált vállalkozások nevében kezelt végfelhasználói adatok jogalapját az érintett vállalkozás (adatkezelő) határozza meg és dokumentálja saját adatvédelmi nyilatkozatában.

Személyes adatait a következő célokból kezeljük:

• A Capwork platform és moduljainak (időpontok, rendelések, csapatirányítás, gépjárműpark, készletgazdálkodás, pénzügy) biztosítása és üzemeltetése
• Felhasználói fiókok létrehozása, hitelesítés és hozzáférés-kezelés
• Foglalások, rendelések és ügyfélkommunikáció kezelése a regisztrált vállalkozások nevében
• MI-alapú funkciók: cégadatok előállítása, üzleti elemzések, dokumentumszkennelés és visszajelzés-elemzés
• Csalásmegelőzés, személyazonosság igazolása és a platform biztonsága

Mivel a Capwork e.U. regisztrált vállalkozások számára adatfeldolgozóként (Auftragsverarbeiter) jár el, minden regisztrált vállalkozással az onboarding folyamat során a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási megállapodást (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) kötünk.

Az AVV szabályozza:

• Az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját
• A kezelt személyes adatok típusait és az érintettek kategóriáit
• Az adatkezelő (regisztrált vállalkozás) kötelezettségeit és jogait
• Az adatbiztonságot biztosító technikai és szervezési intézkedéseket (TOM) (lásd 13. szakasz)
• A további adatfeldolgozók alkalmazását és engedélyezését (lásd 9. szakasz)
• Az adatok törlésére vagy visszaadására vonatkozó kötelezettségeket a szerződés megszűnésekor

A regisztrált vállalkozás (adatkezelő) bármikor kérheti az AVV másolatát az office@capwork.io címen.

A személyes adatokat csak addig őrizzük meg, amíg az a fent leírt célok teljesítéséhez szükséges, vagy amíg azt a jogszabály előírja. Az osztrák kereskedelmi és adójog (BAO, UGB) egyes adatok esetében akár 7 éves megőrzést is előírhat.

A fiók megszűnését követően személyes adatait 30 napon belül töröljük, kivéve, ha a hosszabb megőrzést jogszabály írja elő. A regisztrált vállalkozások nevében kezelt végfelhasználói adatokat az AVV-nek megfelelően töröljük vagy visszaadjuk.

Adatai a következő címzett-kategóriákkal oszthatók meg, amelyek a GDPR 28. cikke szerinti további adatfeldolgozókként (Unterauftragsverarbeiter) járnak el:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastruktúra és adattárolás (EU-régió: europe-west1)
• Google Vertex AI (Google-modellek, például Gemini, valamint a Vertex Model Garden partnermodelljei, pl. Anthropic Claude; a következtetést teljes egészében a Google Cloud végzi az EU-ban) — MI-alapú funkciók, például cégadatok előállítása, elemzések, dokumentumszkennelés, számlafeldolgozás és megrendelési kérelmek elemzése (további adatfeldolgozó)
• Twilio — SMS- és WhatsApp-értesítések kézbesítése (további adatfeldolgozó)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — címkeresés, térkép- és távolságmegjelenítés; a nyilvános regisztrációs oldalon is betöltődik, miközben az Ön IP-címe továbbításra kerül a Google részére
• Stripe Payments Europe, Ltd. — fizetésfeldolgozás és számlázás (további adatfeldolgozó)
• Bird (Bird B.V., Hollandia) – tranzakciós e-mailek küldése (további adatfeldolgozó)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — platform e-mailek küldése regisztrált felhasználóknak (pl. üdvözlő és bevezető üzenetek); adatkezelés az EU-n belül (adatfeldolgozó)

Minden további adatfeldolgozó az AVV-ben szerepel, és a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási megállapodások kötelezik őket. A regisztrált vállalkozást (adatkezelőt) tájékoztatjuk a további adatfeldolgozók változásairól, és kifogást emelhet. Személyes adatait nem adjuk el harmadik feleknek.

Egyes további adatfeldolgozóink az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívül üzemeltetnek szervereket. Amennyiben az adatokat harmadik országokba (pl. az Egyesült Államokba) továbbítjuk, megfelelő garanciákat biztosítunk, beleértve az EU általános szerződéses feltételeit (ÁSZF) és az Európai Bizottság megfelelőségi határozatait.

A Google LLC és a Twilio Inc. részt vesz az EU-USA adatvédelmi keretrendszerben (EU-U.S. Data Privacy Framework), és ezáltal az Európai Bizottság által elismert megfelelő adatvédelmi szintet biztosít. A továbbítási mechanizmusok az AVV-ben vannak dokumentálva.

A Capwork platform kizárólag technikailag szükséges cookie-kat használ a hitelesítéshez és a nyelvi beállításokhoz. Nem használunk nyomkövető, elemző vagy hirdetési cookie-kat.

A cookie-beállításokat a böngészőjében kezelheti. A szükséges cookie-k letiltása befolyásolhatja a platform működését.

Weboldalunk és platformunk használatát egy adatvédelem-barát, saját üzemeltetésű statisztikai rendszerrel mérjük, amely sütik nélkül működik, és semmit sem tárol az Ön eszközén. Szervereink kizárólag összesített napi számlálókat őriznek (pl. oldalmegtekintések oldalanként); felhasználói profilok nem készülnek, és adatokat nem osztunk meg harmadik felekkel. Az egyedi látogatók számlálásához az IP-címet és a böngészőazonosítót naponta változó kulccsal anonim azonosítóvá alakítjuk; maga az IP-cím soha nem kerül tárolásra, az azonosító pedig 48 órán belül törlődik, és napok között nem kapcsolható össze. A teljes adatkezelés kizárólag az EU-ban (europe-west1) található szervereinken történik. Jogalap: szolgáltatásaink megértéséhez és fejlesztéséhez fűződő jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Tiszteletben tartjuk a „Do Not Track” és a „Global Privacy Control” böngészőjelzéseket — ha bármelyik be van kapcsolva, semmilyen statisztikát nem gyűjtünk. Ezenkívül ugyanígy számláljuk az egyes funkciók használatát (például, hogy milyen gyakran használnak egy adott gombot), valamint a durva látogatási mutatókat (a látogatásonként megtekintett oldalak számát és a látogatás hozzávetőleges időtartamát). Ezeket az értékeket szintén kizárólag összesített napi számlálásokként, személyes vonatkozás nélkül tároljuk, és ehhez továbbra sem tárolunk vagy olvasunk ki semmit az Ön eszközén.

A Capwork platform MI-szolgáltatásokat vesz igénybe a Google Vertex AI-n keresztül olyan funkciókhoz, mint az automatikus cégadat-előállítás, üzleti elemző jelentések, járműdokumentum-szkennelés, számlafeldolgozás, visszajelzés-elemzés és megrendelési kérelmek elemzése. Ennek során mind a Google saját modelljei (pl. Gemini), mind a Vertex Model Gardenen keresztül biztosított partnermodellek (pl. Anthropic Claude) használatban vannak; a következtetést mindkét esetben teljes egészében a Google Cloud végzi az EU-ban. A Google Vertex AI az AVV rendelkezései szerint további adatfeldolgozóként jár el.

Az MI-szolgáltatásoknak továbbított adatokat kizárólag a Google Cloud Enterprise adatkezelési feltételei szerint és az EU-térségre vonatkozó Region-Pinninggel kezeljük. Az MI-szolgáltatásoknak továbbított személyes adatokat nem használjuk MI-modellek betanítására, fejlesztésére vagy javítására. Ezt a Google Cloud adatkezelési kiegészítése szerződésben garantálja.

Minden MI által generált tartalom a felhasználói felületen egyértelműen jelölve van az EU MI-rendelet (50. cikk) előírásainak megfelelően. Emberi felügyelet nélkül nem hozunk jogi vagy hasonlóan jelentős hatású automatizált döntéseket.

Kérheti bármely Önt jelentősen érintő MI által generált döntés emberi felülvizsgálatát, ha felveszi velünk a kapcsolatot az office@capwork.io címen.

A Capwork e.U. a GDPR 32. cikke alapján megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a kockázattal arányos biztonsági szint biztosítása érdekében. Ezek az intézkedések a következőket foglalják magukban:

• Adatok titkosítása nyugalmi állapotban és átvitel során (TLS 1.2+, AES-256)
• Hozzáférés-kezelés és szerepköralapú jogosultságkezelés (RBAC) Firebase Authentication segítségével
• Infrastruktúra-tárhely a Google Cloud Platformon az EU-n belül (europe-west1 régió)
• Rendszeres biztonsági értékelések, bemenetellenőrzés (Zod-sémák) és kérésszám-korlátozás
• Naplózás és audit nyomvonalak az adathozzáférésekről és módosításokról
• Prompt injection megelőzése és MI-biztonsági intézkedések minden MI által feldolgozott adatra

A TOM részletes leírása az Adatfeldolgozási megállapodás (AVV) mellékletét képezi, és kérésre rendelkezésre áll.

A GDPR alapján az alábbi jogok illetik meg Önt személyes adataival kapcsolatban:

• Hozzáféréshez való jog (GDPR 15. cikk): tájékoztatást kérhet arról, hogy milyen személyes adatokat kezelünk Önről.
• Helyesbítéshez való jog (GDPR 16. cikk): kérheti pontatlan adatok helyesbítését.
• Törléshez való jog (GDPR 17. cikk): kérheti adatainak törlését a jogszabályi megőrzési kötelezettségek keretein belül.
• Az adatkezelés korlátozásához való jog (GDPR 18. cikk): meghatározott feltételek mellett kérheti az adatkezelés korlátozását.
• Adathordozhatósághoz való jog (GDPR 20. cikk): adatait strukturált, géppel olvasható formátumban kérheti.
• Tiltakozáshoz való jog (GDPR 21. cikk): bármikor tiltakozhat a jogos érdekeken alapuló adatkezelés ellen.

Jogai gyakorlásához lépjen kapcsolatba velünk az office@capwork.io címen. A GDPR 12. cikkének megfelelően egy hónapon belül válaszolunk. A regisztrált vállalkozások végfelhasználói jogaik gyakorlásához először az érintett vállalkozáshoz (adatkezelő) forduljanak.

Ha úgy véli, hogy személyes adatai kezelése sérti az adatvédelmi jogot, jogosult panaszt tenni az osztrák adatvédelmi hatóságnál:

Fenntartjuk a jogot, hogy jelen Adatvédelmi Nyilatkozatot frissítsük, hogy tükrözze az adatkezelési gyakorlatunkban vagy a jogszabályi követelményekben bekövetkezett változásokat. A lényeges változásokról a regisztrált felhasználókat e-mailben értesítjük. Az aktuális változat mindig elérhető ezen az oldalon.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-mail: office@capwork.io