Privatumo politika
Paskutinį kartą atnaujinta: 2026 m. spalio 20 d.
Teisiškai privaloma šios Privatumo politikos versija yra versija vokiečių kalba. Vertimai į kitas kalbas teikiami tik informaciniais tikslais ir nėra teisiškai privalomi.
1. Duomenų valdytojas
Duomenų valdytojas, atsakingas už duomenų tvarkymą pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) ir Austrijos duomenų apsaugos įstatymą (DSG), yra:
Capwork e.U.
Inhaber: Nikolas Kain
Am Europlatz 2, 1120 Wien
FN 677603a, Handelsgericht Wien
El. paštas: office@capwork.io
2. Vaidmenys ir atsakomybės pagal BDAR
Capwork platforma veikia kaip B2B paslauga. Priklausomai nuo konteksto, skirtingos šalys atlieka skirtingus duomenų apsaugos vaidmenis pagal BDAR:
- Duomenų subjektas: galutinis klientas arba fizinis asmuo, kurio asmens duomenys yra tvarkomi (pvz., asmuo, užsakantis susitikimą arba siunčiantis užklausą).
- Duomenų valdytojas (Data Controller): užsiregistravusi įmonė, kuri naudojasi Capwork platforma. Valdytojas nustato duomenų tvarkymo tikslus ir priemones ir yra atsakingas už BDAR laikymąsi savo galutinių klientų atžvilgiu.
- Duomenų tvarkytojas (Data Processor): Capwork e.U. eksploatuoja Capwork platformą kaip duomenų tvarkytojas užsiregistravusios įmonės vardu ir tvarko asmens duomenis tik pagal valdytojo nurodymus ir duomenų tvarkymo sutartį.
Capwork e.U. yra duomenų valdytojas tik tiems duomenims, kurie tvarkomi savais tikslais (pvz., platformos paskyrų administravimas, sąskaitų išrašymas, platformos saugumas, taip pat susisiekimas su įmonėmis laišku pagal 11a skyrių). Visiems galutinių klientų duomenims, kuriuos į platformą įveda užsiregistravusios įmonės (pvz., rezervavimo duomenys, bendravimas su klientais, įkelti dokumentai), duomenų valdytojas yra užsiregistravusi įmonė, o Capwork e.U. veikia tik kaip duomenų tvarkytojas pagal BDAR 28 str.
3. Tvarkomų asmens duomenų rūšys
Renkame ir tvarkome šias asmens duomenų kategorijas:
- Paskyros duomenys: el. pašto adresas, slaptažodis (maišytas), įmonės pavadinimas, vieta
- Kontaktiniai ir rezervacijos duomenys: vardas, telefono numeris, el. pašto adresas ir neprivaloma pastaba įmonei (susitarus dėl susitikimų)
- Mokėjimo duomenys: kortelės turėtojo vardas, paskutiniai keturi kortelės numerio skaitmenys (tik tapatybei patikrinti)
- Naudojimo duomenys: rezervavimo istorija, kalendoriaus sąveika, modulių konfigūracijos, žurnalų duomenys
- Techniniai duomenys: IP adresas, naršyklės tipas, įrenginio informacija, prieigos laiko žymės
- Galutinių klientų duomenys: visi asmens duomenys, kuriuos užsiregistravusios įmonės įveda į platformą savo klientų vardu (pvz., rezervavimo duomenys, kontaktinė informacija, užsakymų duomenys, susirašinėjimas)
- Paskelbti įmonės duomenys: duomenys, kuriuos registruota įmonė padaro viešai prieinamus įjungusi savo klientų portalą (įmonės pavadinimas, aprašymas ir veiklos sritis, adresas, telefono numeris, interneto svetainė, darbo laikas, paslaugos ir kainos), rezervacijose ir kainos pasiūlymuose rodomi jos tapatybės duomenys (vardas ir pavardė arba įmonės pavadinimas, adresas, kontaktiniai duomenys ir, jei taikoma, PVM mokėtojo kodas), taip pat jos teisinės informacijos puslapyje klientų portale pateikiami duomenys (be to, pavyzdžiui, įmonių registro duomenys, priežiūros institucija, rūmai ir profesinės taisyklės, veiklos sritis ir nuoroda į jos privatumo politiką)
- Pranešimai pagal Skaitmeninių paslaugų aktą: pranešimą pateikusio asmens vardas ir el. pašto adresas (pranešimuose dėl seksualinės prievartos prieš vaikus medžiagos – savanoriškai), nurodytas adresas ir, jei taikoma, pažymėtas turinys, pranešimo kategorija ir paaiškinimas, kalba, nagrinėjimo būsena ir sprendimas; be to, siekiant riboti piktnaudžiavimą pranešimų forma, IP adresas ir el. pašto adresas maišos (hash) forma kaip skaitiklio raktas
- Darbų objekte dokumentavimas, jei užsiregistravusi įmonė juo naudojasi: jos darbuotojų darbo, pertraukų ir kelionės laikas, darbo būsena, panaudotos medžiagos, pastabos ir nuotraukos, taip pat su jos galutiniais klientais susijusios nuotraukos, objekto pastabos, parašai ir darbų ataskaitos (išsamiau – 11b skyriuje)
4. Duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai
Asmens duomenis tvarkome šiais teisiniais pagrindais pagal BDAR 6 str.:
- BDAR 6 str. 1 d. a p. – sutikimas: kai davėte aiškų sutikimą dėl konkrečių tvarkymo veiksmų.
- BDAR 6 str. 1 d. b p. – sutartis: tvarkymas, būtinas mūsų paslaugų sutarties su jumis vykdymui arba veiksmams jūsų prašymu atlikti prieš sudarant sutartį (pvz., jūsų paskyros sukūrimui ir jūsų el. pašto adreso patvirtinimui registruojantis).
- BDAR 6 str. 1 d. c p. – teisinė prievolė: tvarkymas, būtinas vykdant mokesčių ir komercinės teisės saugojimo pareigas pagal Austrijos teisę.
- BDAR 6 str. 1 d. f p. – teisėti interesai: tvarkymas sukčiavimo prevencijai, platformos saugumui ir paslaugos tobulinimui, kai mūsų interesų nenusveria jūsų teisės.
Galutinių klientų duomenims, tvarkomiems užsiregistravusios įmonės vardu, teisinį pagrindą nustato atitinkama įmonė (duomenų valdytojas), ir jis yra nurodomas jos pačios privatumo politikoje.
Viešas klientų portalas pagal numatytuosius nustatymus yra išjungtas. Jame rodomi įmonės duomenys skelbiami išimtinai registruotos įmonės iniciatyva, o ji tam privalo aiškiai įjungti portalą (sąlygų § 4); teisinis pagrindas yra BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas. Įmonė pati nusprendžia, kurie duomenys rodomi, ir bet kada gali apriboti skelbimą arba visiškai jį nutraukti išjungdama portalą.
Pranešimus apie neteisėtą turinį pagal Skaitmeninių paslaugų aktą, sprendimus dėl jų ir susijusių šalių informavimą tvarkome siekdami įvykdyti savo teisines prievoles pagal DSA 16–18 str. (BDAR 6 str. 1 d. c p.). Pranešimų skaičiaus ribojimas pagal IP adresą ir el. pašto adresą grindžiamas mūsų teisėtu interesu užtikrinti veikiančią, nuo piktnaudžiavimo apsaugotą pranešimų procedūrą (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Pranešimą pateikusio asmens tapatybės susijusiai įmonei neatskleidžiame.
5. Duomenų tvarkymo tikslai
Jūsų asmens duomenys tvarkomi šiais tikslais:
- Capwork platformos ir jos modulių (susitikimai, užsakymai, komandos valdymas, transporto parkas, inventorius, finansai) teikimas ir eksploatavimas
- Naudotojų paskyrų kūrimas, autentifikavimas ir prieigos valdymas
- Rezervavimų, užsakymų ir bendravimo su klientais tvarkymas užsiregistravusių įmonių vardu
- Darbų pas galutinius klientus, jų priėmimo ir atliekant juos sunaudoto darbo laiko dokumentavimas užsiregistravusių įmonių vardu, jei šios naudojasi darbų objekte dokumentavimu (žr. 11b skyrių)
- DI pagrįstos funkcijos: įmonės duomenų generavimas, verslo įžvalgos, dokumentų skenavimas ir atsiliepimų analizė
- Sukčiavimo prevencija, tapatybės patikrinimas ir platformos saugumas
- Registruotos įmonės viešo klientų portalo administravimas, jeigu ta įmonė portalą įjungė
- Pranešimų apie neteisėtą turinį klientų portaluose nagrinėjimas, sprendimų dėl priemonių priėmimas ir susijusių šalių informavimas pagal Skaitmeninių paslaugų aktą
- Matavimas, ar registracijos kilo iš mūsų Google skelbimų – tik gavus jūsų sutikimą (žr. 10 skyrių)
- Klientų aptarnavimas ir pagalba: atsakymai į jūsų užklausas ir atsiliepimus bei pagalba nustatant ir naudojant platformą – taip pat mūsų iniciatyva, siunčiant žinutes paskyros savininkui platformos atsiliepimų skiltyje (BDAR 6 str. 1 d. b p.). Šiuo būdu reklamos nesiunčiame.
6. Duomenų tvarkymo sutartis (AVV)
Kadangi Capwork e.U. veikia kaip duomenų tvarkytojas užsiregistravusių įmonių vardu, su kiekviena užsiregistravusia įmone įdarbinimo proceso metu sudaroma duomenų tvarkymo sutartis (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) pagal BDAR 28 str.
AVV reglamentuoja:
- duomenų tvarkymo dalyką, trukmę, pobūdį ir tikslą
- tvarkomų asmens duomenų rūšis ir duomenų subjektų kategorijas
- duomenų valdytojo (užsiregistravusios įmonės) pareigas ir teises
- technines ir organizacines priemones (TOMs), skirtas duomenų saugumui užtikrinti (žr. 12 skyrių)
- subtvarkytojų pasitelkimą ir patvirtinimą (žr. 8 skyrių)
- pareigas dėl duomenų ištrynimo ar grąžinimo nutraukus sutartį
Užsiregistravusi įmonė (duomenų valdytojas) bet kuriuo metu gali paprašyti AVV kopijos adresu office@capwork.io.
7. Saugojimo trukmė
Asmens duomenys saugomi tik tiek, kiek būtina pirmiau aprašytiems tikslams pasiekti arba kiek reikalauja įstatymai. Austrijos prekybos ir mokesčių teisė (BAO, UGB) gali reikalauti tam tikrų duomenų saugojimo iki 7 metų.
Nutraukus paskyrą, jūsų asmens duomenys ištrinami per 30 dienų, nebent įstatymai reikalauja ilgesnio saugojimo. Galutinių klientų duomenys, tvarkomi užsiregistravusios įmonės vardu, ištrinami arba grąžinami pagal AVV. Jei registruodamiesi nepatvirtinate savo el. pašto adreso ir įmonė nesukuriama, paskyrą ištriname praėjus 30 dienų po registracijos arba, jei vėliau, po jūsų paskutinio prisijungimo.
„Bird“, transakcinius el. laiškus ir SMS (pvz., rezervacijų patvirtinimus, priminimus ir prisijungimo prie klientų portalo kodus) registruotų įmonių galutiniams klientams pristatantis paslaugų teikėjas, saugo žinučių turinį ir srauto duomenis pristatymo ir piktnaudžiavimo prevencijos tikslais: SMS iki 6 mėnesių, el. laiškus 72 valandas. Tarp „Bird“ subtvarkytojų yra tiekėjų už EEE ribų, kuriems taikomos ES standartinės sutarčių sąlygos.
Pranešimus pagal Skaitmeninių paslaugų aktą ir klientų portalų apribojimų įrašus ištriname praėjus septyneriems metams po sprendimo arba po apribojimo panaikinimo ar pasibaigimo; iki tol juos saugome, kad galėtume dokumentuoti savo sprendimus ir apsiginti nuo reikalavimų (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Pranešimai, dėl kurių sprendimas dar nepriimtas, saugomi iki sprendimo priėmimo. Skaitikliai, kuriais ribojame užklausų skaičių, automatiškai ištrinami pasibaigus jų laiko intervalui.
8. Gavėjai ir subtvarkytojai
Jūsų duomenys gali būti perduoti šių kategorijų gavėjams, veikiantiems kaip subtvarkytojai pagal BDAR 28 str.:
- Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) – infrastruktūra ir duomenų saugojimas (ES regionas: europe-west1)
- Google Vertex AI (Google modeliai, pvz., Gemini, taip pat partnerių modeliai iš Vertex Model Garden, pvz., Anthropic Claude; inferencija visiškai vykdoma Google Cloud ES) — DI pagrįstos funkcijos, tokios kaip įmonės duomenų generavimas, įžvalgos, dokumentų skenavimas, sąskaitų faktūrų apdorojimas ir užsakymų užklausų analizė (subtvarkytojas)
- Twilio – SMS ir WhatsApp pranešimų pristatymas (subtvarkytojas)
- Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — adresų paieška, žemėlapių ir atstumų rodymas; įkeliama ir viešame registracijos puslapyje, o jūsų IP adresas perduodamas Google, taip pat atvėrus darbą darbų rodinyje („Mano darbai“), kuriame iš karto rodomas darbo vietos žemėlapis
- Stripe Payments Europe, Ltd. — mokėjimų apdorojimas ir atsiskaitymas (subtvarkytojas)
- „Bird“ (Bird B.V., Nyderlandai) – transakcinių el. laiškų ir SMS pristatymas registruotų įmonių vardu: rezervacijų patvirtinimai, priminimai, ankstesnių laikų pasiūlymai ir prisijungimo prie klientų paskyrų klientų portale kodai bei pranešimai apie darbus objekte (atvykimas, vėlavimas, darbų ataskaita ir patvirtinimo nuoroda); taip pat siuntimas ir gavimas per šių įmonių el. pašto ir SMS kanalus, įskaitant SMS per „Capwork“ turimą skirtąjį numerį (subtvarkytojas)
- Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — nuosavų „Capwork“ el. laiškų siuntimas: registruotiems naudotojams (pvz., pasveikinimo ir supažindinimo žinutės, taip pat motyvų pareiškimai ir pranešimai dėl klientų portalų apribojimų) ir asmenims, pranešantiems apie neteisėtą turinį (gavimo patvirtinimas ir sprendimas); tvarkymas ES teritorijoje (duomenų tvarkytojas)
Visi subtvarkytojai yra nurodyti AVV ir yra saistomi duomenų tvarkymo sutarčių pagal BDAR 28 str. Užsiregistravusi įmonė (duomenų valdytojas) informuojama apie subtvarkytojų pakeitimus ir turi teisę nesutikti. Jūsų asmens duomenų neparduodame tretiesiems asmenims.
9. Tarptautinis duomenų perdavimas
Kai kurie mūsų subtvarkytojai eksploatuoja serverius už Europos ekonominės erdvės (EEE) ribų. Jei duomenys perduodami į trečiąsias šalis (pvz., JAV), užtikriname tinkamas garantijas, įskaitant ES standartines sutartines sąlygas (SCC) ir Europos Komisijos tinkamumo sprendimus.
Google LLC ir Twilio Inc. dalyvauja ES ir JAV duomenų privatumo sistemoje (EU-U.S. Data Privacy Framework) ir taip užtikrina pakankamą duomenų apsaugos lygį, kaip pripažino Europos Komisija. Perdavimo mechanizmai dokumentuojami AVV.
10. Slapukai, vietinė saugykla, naudojimo statistika ir reklamos veiksmingumo matavimas
Be jūsų sutikimo Capwork platforma naudoja tik techniškai būtinus slapukus autentifikacijai, kalbos nustatymams ir jūsų pačių pasirinktiems rodymo nustatymams. Jūsų naršyklės vietinėje saugykloje taip pat saugome techniškai būtiną informaciją, pavyzdžiui, prisijungimą prie kliento paskyros įmonės klientų portale (iki 30 dienų arba kol atsijungsite), spalvų schemą ir jūsų pasirinkimą slapukų juostoje. Jums registruojantis, ten taip pat iki septynių dienų saugomi iki šiol įvesti duomenys (niekada slaptažodis), kad nebaigtą registraciją būtų galima tęsti. Stebėjimo, analizės ar reklamos slapukų nenaudojame, su viena išimtimi: savo informaciniuose puslapiuose galite sutikti, kad būtų matuojama mūsų Google reklama (paskutinė šio skyriaus pastraipa). Išsamesnė informacija pateikiama mūsų slapukų politikoje.
Slapukų nustatymus galite tvarkyti savo naršyklėje. Būtinų slapukų išjungimas gali paveikti platformos funkcionalumą.
Mūsų svetainės ir platformos naudojimą matuojame privatumui palankia, pačių valdoma statistikos sistema, kuri veikia be slapukų ir nieko neišsaugo jūsų įrenginyje. Mūsų serveriai saugo tik apibendrintus skaičius: dienos sumas (pvz., puslapių peržiūras pagal puslapį) ir — 100 dienų — puslapių peržiūrų bei naujai suskaičiuotų lankytojų skaičių kiekvienu 15 minučių paros intervalu; naudotojų profiliai nekuriami, o duomenys tretiesiems asmenims neperduodami. Unikaliems lankytojams skaičiuoti IP adresas ir naršyklės identifikatorius kasdien keičiamu raktu paverčiami anoniminiu identifikatoriumi; pats IP adresas niekada nesaugomas, o identifikatorius ištrinamas per 48 valandas ir jo negalima susieti tarp skirtingų dienų. Visas tvarkymas vyksta išimtinai mūsų serveriuose ES (europe-west1). Teisinis pagrindas: mūsų teisėtas interesas suprasti ir tobulinti savo paslaugas (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Gerbiame naršyklės signalus „Do Not Track“ ir „Global Privacy Control“ — jei kuris nors iš jų įjungtas, statistika visai nerenkama. Be to, tokiu pat būdu skaičiuojame atskirų funkcijų naudojimą (pavyzdžiui, kaip dažnai naudojamas tam tikras mygtukas) ir apytiksles apsilankymų metrikas (per apsilankymą peržiūrėtų puslapių skaičių ir apytikslę apsilankymo trukmę). Šios reikšmės taip pat saugomos tik kaip apibendrinti dienos skaičiavimai be jokios sąsajos su asmeniu, o tam jūsų įrenginyje ir toliau niekas nesaugoma ir neskaitoma.
Mūsų viešuosiuose informaciniuose puslapiuose adresu www.capwork.io (pvz., pagrindiniame puslapyje, kainodaros, sprendimų ir pavyzdinės įmonės puslapiuose, teisiniuose tekstuose ir ten siūlomoje registracijoje) naudojame Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Airija) Google Ads konversijų stebėjimą – tik jei sutinkate slapukų juostoje. Tikslas – nustatyti, ar registracija Capwork platformoje kilo paspaudus vieną iš mūsų Google skelbimų; suasmenintos reklamos ir pakartotinės rinkodaros nenaudojame. Jums sutikus, jūsų naršyklė įkelia Google žymą; tuo metu Google tvarko jūsų IP adresą, naršyklės ir įrenginio duomenis, aplankytą puslapį, laiką ir skelbimo paspaudimo identifikatorių bei saugo slapukus, pavyzdžiui, „_gcl_au“ ir „_gcl_aw“ (iki 90 dienų). Apie užbaigtą registraciją Google pranešama nenurodant vardo, el. pašto adreso ar įmonės duomenų. Teisinis pagrindas yra jūsų sutikimas (BDAR 6 str. 1 d. a p., § 165 3 dalis TKG 2021). Google tvarko duomenis kaip savarankiškas duomenų valdytojas ir gali juos perduoti į JAV; Google LLC yra sertifikuota pagal EU-U.S. Data Privacy Framework. Be jūsų sutikimo Google žyma neįkeliama. Savo sutikimą bet kada galite atšaukti su poveikiu ateičiai, spustelėję nuorodą „Slapukų nustatymai“ mūsų pagrindinio puslapio poraštėje arba mūsų slapukų politikoje; tada ištriname Google Ads slapukus domene capwork.io. Jūsų pasirinkimą saugome jūsų naršyklės vietinėje saugykloje ir po dvylikos mėnesių klausiame dar kartą. Kad galėtume įrodyti jūsų sutikimą, kiekvieną slapukų juostoje atliktą pasirinkimą taip pat trejus metus saugome mūsų serveriuose ES – su atsitiktinai sugeneruotu sutikimo ID, pasirinkimu ir pakeistu pasirinkimu, juostos versija, kalba ir laiku, bet be jūsų IP adreso; teisinis pagrindas yra BDAR 6 str. 1 d. c p. kartu su 7 str. 1 d. Sutikimo ID jums parodo slapukų juosta, kai ją atidarote spustelėję nuorodą „Slapukų nustatymai“.
11. Dirbtinio intelekto naudojimas
Capwork platforma naudoja DI paslaugas per Google Vertex AI tokioms funkcijoms kaip automatinis įmonės duomenų generavimas, verslo įžvalgų ataskaitos, transporto priemonių dokumentų ir kvitų skenavimas, atsiliepimų analizė, užsakymų užklausų ir žinučių analizė, pasiūlymai ir atsakymų juodraščiai, automatinis turinio vertimas bei vaizdų pasiūlymų paslaugoms ir produktams generavimas. Naudojami tiek nuosavi Google modeliai (pvz., Gemini), tiek per Vertex Model Garden teikiami partnerių modeliai (pvz., Anthropic Claude); abiem atvejais inferencija visiškai vykdoma Google Cloud ES. Google Vertex AI veikia kaip subtvarkytojas pagal AVV nuostatas.
Jei įmonė naudojasi darbų objekte dokumentavimu, jos darbuotojai gali diktuoti pastabas: Google Vertex AI (Gemini) transkribuoja garso įrašą ES ir pagal jį parengia ataskaitos teksto juodraštį. Capwork nesaugo nei garso įrašo, nei transkripcijos (žr. 11b skyrių).
DI paslaugoms siunčiami duomenys tvarkomi išimtinai pagal Google Cloud Enterprise duomenų tvarkymo sąlygas ir su Region-Pinning į ES erdvę. DI paslaugoms perduodami asmens duomenys nenaudojami DI modeliams mokyti, tobulinti ar kurti. Tai sutartiškai garantuojama Google Cloud duomenų tvarkymo priedu.
DI sugeneruotas turinys – pavyzdžiui, analizės, pasiūlymai, atsakymų juodraščiai, iš dokumentų nuskaityti duomenys, automatiniai vertimai ir DI sugeneruoti vaizdai – platformos vartotojo sąsajoje ir klientų portale pažymimas kaip DI sugeneruotas pagal ES DI aktą (50 str.). Žinutės klientams, kurias žmogus peržiūri remdamasis DI juodraščiu ir išsiunčia pats, gavėjui atskirai nežymimos, nes jos siunčiamos kontroliuojant žmogui ir prisiimant redakcinę atsakomybę; DI sugeneruotos žinutės automatiškai nesiunčiamos. Automatizuoti sprendimai, turintys teisinių ar panašiai reikšmingų pasekmių, nepriimami be žmogaus priežiūros.
Jūs galite prašyti, kad bet kurį DI sugeneruotą sprendimą, kuris jus reikšmingai paveikia, peržiūrėtų žmogus, susisiekę adresu office@capwork.io.
11a. Susisiekimas su įmonėmis laišku
Capwork e.U. paštu kreipiasi į atrinktas įmones, kad pristatytų joms Capwork su specialiai joms parengta demonstracija. Capwork e.U. yra šio tvarkymo duomenų valdytojas. Duomenų subjektai – individualią veiklą vykdantys asmenys ir asmuo, kurį įmonė, kuriai rašome, savo teisinėje informacijoje (Impressum) nurodo kaip savininką arba vadovą. Kadangi šių duomenų nerenkame tiesiogiai iš jūsų, čia jus informuojame pagal BDAR 14 str.
Tvarkome šiuos duomenis:
- įmonės pavadinimą, adresą, svetainę ir telefono numerį;
- kontaktinio asmens vardą ir pavardę, kreipinį ir akademinius laipsnius, jei jie nurodyti viešai;
- viešą informaciją apie įmonę, pavyzdžiui, paslaugas, kainas, darbo laiką ir tai, kaip klientai šiuo metu rezervuoja laiką ar pateikia užsakymus, taip pat iš jos parengtas pastabas laiškui;
- kiek kartų buvo atidaryta jūsų asmeninė demonstracijos nuoroda ir kada ji buvo atidaryta pirmą ir paskutinį kartą;
- jūsų nesutikimą, kad su jumis būtų susisiekta, jei jį pareiškiate.
Duomenys gaunami iš viešai prieinamų šaltinių: įmonės svetainės, įskaitant jos teisinę informaciją, viešų paieškos rezultatų, įmonės įrašo Google Maps paslaugoje ir viešų įmonių katalogų.
Duomenis tvarkome, kad galėtume išsiųsti įmonei pasiūlymą laišku, parengti jai asmeninę demonstraciją ir nustatyti, ar demonstracija buvo atidaryta. Teisinis pagrindas – mūsų teisėtas interesas vykdyti tiesioginę rinkodarą įmonėms (BDAR 6 str. 1 d. f p. kartu su 47 konstatuojamąja dalimi).
Viešus šaltinius analizuojame naudodami Google Vertex AI (Gemini) ES; iš jų gaunami demonstracijos duomenys, kontaktinio asmens duomenys ir pastabos laiškui. Laiško tekstą rengiame padedant Anthropic Claude. Kiekvieną laišką prieš išsiunčiant patikrina žmogus; automatizuoti sprendimai, turintys teisinių ar panašiai reikšmingų pasekmių, nepriimami.
Šių duomenų gavėjai yra šie duomenų tvarkytojai:
- Google Cloud Platform, Google Vertex AI ir Google Maps Platform – saugojimas, analizė naudojant DI ir viešo įmonės įrašo gavimas; tvarkymas ES;
- Anthropic PBC (JAV) – pagalba rengiant laiškų tekstus; duomenų perdavimas į JAV apsaugotas ES standartinėmis sutarčių sąlygomis;
- Google Workspace (Google Ireland Limited) – el. pašto dėžutė office@capwork.io, į kurią gaunami nesutikimai; tvarkymas ES;
- Österreichische Post AG – laiškų spausdinimas, dėjimas į vokus ir pristatymas per paslaugą EinfachBrief.
Duomenis ištriname ne vėliau kaip per dvylika mėnesių nuo jų surinkimo. Jei įmonė užsiregistruoja Capwork platformoje, nuo tada taikomos šios Privatumo politikos nuostatos dėl platformos paskyrų. Jums pareiškus nesutikimą, nedelsdami ištriname kontaktinio asmens duomenis, pastabas, svetainę, telefono numerį ir demonstraciją; iki dvylikos mėnesių pabaigos saugomi tik įmonės pavadinimas, adresas, atidarymų skaičius ir nesutikimo pareiškimo laikas. Kad daugiau nebesikreiptume į įmonę, po to neribotą laiką saugome negrįžtamą maišos (hash) reikšmę, sudarytą iš įmonės pavadinimo ir pašto kodo.
Bet kada ir nenurodydami priežasčių galite nesutikti, kad su jumis būtų susisiekta (BDAR 21 str. 2 ir 3 d.): paspaudę „Daugiau su manimi nesusisiekite“ savo asmeniniame demonstracijos puslapyje arba parašę el. laišką adresu office@capwork.io. Kitos jūsų teisės pagal 13 skyrių lieka nepakitusios.
Asmeninis demonstracijos puslapis pasiekiamas tik per laiške pateiktą nuorodą. Jame rodoma tik informacija apie įmonę ir išgalvoti pavyzdiniai darbuotojai, bet niekada – kontaktinis asmuo.
11b. Darbų objekte dokumentavimas modulyje Užsakymai
Užsiregistravusios įmonės modulyje Užsakymai gali dokumentuoti savo darbuotojų darbą pas galutinį klientą („Mano darbai“). Jei įmonė naudojasi šia funkcija, Capwork e.U. toliau nurodytus duomenis tvarko kaip duomenų tvarkytojas įmonės vardu (2 ir 6 skyriai). Duomenų valdytojas yra įmonė: ji informuoja savo darbuotojus ir galutinius klientus apie šį tvarkymą, o prašymai dėl jų teisių taip pat teikiami įmonei (13 skyrius).
Apie įmonės darbuotojus tvarkomi šie duomenys:
- darbo, pertraukų ir kelionės laikas atskirai kiekvienam darbui, automatiškai perkeliamas į asmens darbo laiko apskaitą Capwork platformoje;
- darbo būsena (pakeliui, vietoje, pristabdyta, baigta, vėluoja), kurią mato kiti įmonės komandos nariai, turintys prieigą prie rodinio Komandos savaitė; per užsakymo sekimo nuorodą galutinis klientas mato savo darbų būseną (pvz., suplanuota, pakeliui, vykdoma, baigta) be darbuotojų vardų ir pavardžių, o praneštą atvykimo laiką ir vėlavimą – tik tada, kai darbuotojai jam apie tai praneša;
- panaudotos medžiagos, pastabos ir nuotraukos, taip pat informacija, kas, ką ir kada dokumentavo; galutinio kliento gaunamoje darbų ataskaitoje nurodomi darbą atlikusių darbuotojų vardai ir pavardės bei jų darbo, pertraukų ir kelionės laikas šiame darbe.
Apie įmonės galutinius klientus tvarkomi šie duomenys:
- darbo vietos ir patalpų nuotraukos, kurias daro darbuotojai arba kurias galutinis klientas įkelia per užsakymo sekimo nuorodą (ne daugiau kaip dešimt vienam užsakymui, iki 30 dienų po darbo užbaigimo) ar užklausos formą;
- objekto pastabos, saugomos kiekvienam kliento adresui (pvz., prieigos kodai, automobilių statymo galimybės, įrenginių vieta);
- priimant darbus – pasirašančio asmens vardas, pavardė ir parašas, taip pat pasirašyta darbų ataskaita (santrauka ir PDF); parašas saugomas kaip vektorinis kontūras be biometrinių požymių, t. y. be rašymo spaudimo, rašymo greičio ir laiko eigos;
- patvirtinant per nuorodą – papildomai IP adresas, naršyklės identifikatorius (User-Agent) ir patvirtinimo laikas, iš dalies užmaskuotas el. pašto adresas, kuriuo buvo išsiųsta nuoroda, taip pat iki patvirtinimo – patvirtinti išsiųsta santrauka; nuoroda galioja ne ilgiau kaip 14 dienų, o iš nuorodoje esančio kodo Capwork saugo tik kontrolinę reikšmę (maišos reikšmę);
- mobiliojo telefono numeris arba el. pašto adresas, į kurį siunčiami pranešimai apie atvykimą ir vėlavimą, darbų ataskaita ir patvirtinimo nuoroda – per „Bird“ SMS žinute iš platformos siuntėjo „Capwork“ arba el. paštu. Jei įmonė siunčia ataskaitą kitu el. pašto adresu, šis adresas saugomas tik pranešimo pristatymo įraše. Kiekvienas pranešimas rodomas įmonės komunikacijos skiltyje ir kliento istorijoje.
Parašas priimant darbus ir patvirtinimas per nuorodą (įvestas vardas, sutikimas ir, pageidaujant, parašas) yra paprasti elektroniniai parašai, kaip apibrėžta eIDAS reglamento 3 str. 10 p., ir naudojami darbų priėmimui įrodyti; vienkartinis nuorodos kodas įrodo, kad patvirtinta per nuorodą, išsiųstą nurodytu adresu.
Darbuotojai gali padiktuoti pastabą. Garso įrašas siunčiamas į Google Vertex AI (Gemini) ES tik tam, kad būtų transkribuotas ir parengtas ataskaitos teksto juodraštis; Capwork nesaugo nei garso įrašo, nei transkripcijos. Juodraštis pažymimas kaip DI sugeneruotas ir naudojamas tik po to, kai asmuo jį patikrino ir prireikus pataisė.
Kad būtų atpažintas atvykimas į objektą, darbų rodinys įrenginio buvimo vietą apdoroja tik pačiame įrenginyje; buvimo vieta neperduodama Capwork ir Capwork jos nesaugo. Prieigos prie buvimo vietos ir mikrofono naršyklė paprašo tik tada, kai naudojama atitinkama funkcija. Kad darbų rodinys veiktų ir be tinklo ryšio, jis išsaugo darbų duomenis, dar neišsiųstus pakeitimus ir dar neįkeltas nuotraukas naršyklės vietinėje duomenų bazėje (IndexedDB); išsamesnė informacija pateikiama mūsų slapukų politikoje.
Nuotraukos, parašai ir darbų ataskaitos saugomi Google Cloud Storage paslaugoje ES (regionas europe-west1), kol egzistuoja užsakymas. Jie ištrinami kartu su kitais įmonės duomenimis pasibaigus sutarčiai (7 skyrius), taip pat anksčiau, jei taip nurodo įmonė; nebaigti galutinio kliento įkėlimai ištrinami. Įkėlimų, patvirtinimų ir ataskaitos atsisiuntimų per užsakymo sekimo nuorodą skaičius ribojamas; tam naudojami skaitikliai nuorodą ir IP adresą saugo tik kaip kontrolinę reikšmę (maišos reikšmę) ir nustoja galioti pasibaigus jų laiko langui. Jei galutinis klientas prašo ištrinti savo duomenis, ištrinamos nuotraukos, parašas, pasirašančio asmens vardas ir pavardė, patvirtinimo per nuorodą įrodymai, pastabos, objekto pastabos, darbų ataskaita (PDF) ir dar neatsakyta patvirtinimo užklausa kartu su jos santrauka; išsaugomas anoniminis įrašas (data, darbas, kontrolinė suma), kad užsakymo istorijoje būtų matyti, jog darbai buvo priimti.
12. Techninės ir organizacinės priemonės (TOMs)
Capwork e.U. įgyvendina tinkamas technines ir organizacines priemones pagal BDAR 32 str., kad užtikrintų rizikai proporcingą saugumo lygį. Šios priemonės apima:
- Duomenų šifravimą saugojimo ir perdavimo metu (TLS 1.2+, AES-256)
- Prieigos kontrolę ir vaidmenimis grindžiamą autorizaciją (RBAC) su Firebase Authentication
- Infrastruktūros talpinimą Google Cloud Platform ES viduje (regionas europe-west1)
- Reguliarius saugumo patikrinimus, įvesties validavimą (Zod schemos) ir dažnio ribojimą
- Prieigos prie duomenų ir jų keitimo žurnalus bei audito pėdsakus
- Greitojo įvedimo (prompt injection) prevenciją ir DI saugos priemones visiems DI tvarkomiems duomenims
Išsamus TOMs aprašymas pridedamas prie duomenų tvarkymo sutarties (AVV) kaip priedas ir pateikiamas paprašius.
13. Jūsų teisės
Pagal BDAR jūs turite šias teises dėl savo asmens duomenų:
- Teisė susipažinti (BDAR 15 str.): galite reikalauti informacijos, kokius jūsų asmens duomenis esame saugoję.
- Teisė ištaisyti (BDAR 16 str.): galite reikalauti netikslių duomenų ištaisymo.
- Teisė ištrinti (BDAR 17 str.): galite reikalauti savo duomenų ištrynimo, atsižvelgiant į teisines saugojimo pareigas.
- Teisė apriboti tvarkymą (BDAR 18 str.): tam tikromis sąlygomis galite reikalauti apriboti tvarkymą.
- Teisė į duomenų perkeliamumą (BDAR 20 str.): galite reikalauti savo duomenų struktūriniu, kompiuterio skaitomu formatu.
- Teisė nesutikti (BDAR 21 str.): bet kada galite nesutikti su tvarkymu, grindžiamu teisėtais interesais.
Kad pasinaudotumėte savo teisėmis, susisiekite adresu office@capwork.io. Atsakysime per vieną mėnesį pagal BDAR 12 str. Užsiregistravusių įmonių galutiniai klientai, norėdami pasinaudoti savo teisėmis, pirmiausia turėtų kreiptis į atitinkamą įmonę (duomenų valdytoją).
Siekdami apsaugoti jūsų duomenis nuo neteisėtos prieigos, patikriname kiekvieno asmens, pateikiančio prašymą dėl teisių įgyvendinimo, tapatybę. Prašymai, pateikti iš prisijungusios paskyros, laikomi patikrintais. El. paštu pateikti prašymai patvirtinami per nuorodą, siunčiamą į paskyroje užregistruotą el. pašto adresą. Jei lieka pagrįstų abejonių dėl tapatybės (BDAR 12 str. 6 d.), galime paprašyti papildomų tapatybės įrodymų — pavyzdžiui, oficialaus asmens tapatybės dokumento su nuotrauka kopijos —, kuriuos ištriname užbaigę patikrą. Visiško įmonės paskyros ištrynimo gali prašyti tik paskyros savininkas arba įgaliotas administratorius; atskiri naudotojai gali įgyvendinti teises tik savo asmens duomenų atžvilgiu.
14. Priežiūros institucija
Jei manote, kad jūsų asmens duomenų tvarkymas pažeidžia duomenų apsaugos teisę, turite teisę pateikti skundą Austrijos duomenų apsaugos institucijai:
Österreichische Datenschutzbehörde (Austrijos duomenų apsaugos institucija)
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
15. Šios Privatumo politikos pakeitimai
Pasiliekame teisę atnaujinti šią Privatumo politiką, kad ji atspindėtų pokyčius mūsų duomenų tvarkymo praktikoje ar teisiniuose reikalavimuose. Apie esminius pakeitimus užsiregistravusiems naudotojams pranešime el. paštu. Aktuali versija visada pasiekiama šiame puslapyje.
16. Kontaktai
Capwork e.U.
Inhaber: Nikolas Kain
Am Europlatz 2, 1120 Wien
FN 677603a, Handelsgericht Wien
El. paštas: office@capwork.io