Privātuma politika

Pārzinis, kas atbild par datu apstrādi Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) un Austrijas Datu aizsardzības likuma (DSG) izpratnē, ir:

Capwork platforma darbojas kā B2B pakalpojums. Atkarībā no konteksta dažādas puses uzņemas dažādas datu aizsardzības lomas saskaņā ar VDAR:

• Datu subjekts: galalietotājs vai fiziska persona, kuras personas dati tiek apstrādāti (piemēram, persona, kas rezervē tikšanos vai nosūta pieprasījumu).
• Pārzinis (Data Controller): reģistrētais uzņēmums, kas izmanto Capwork platformu. Pārzinis nosaka datu apstrādes mērķus un līdzekļus un ir atbildīgs par VDAR prasību izpildi attiecībā pret saviem galalietotājiem.
• Apstrādātājs (Data Processor): Capwork e.U. uztur Capwork platformu kā apstrādātājs reģistrētā uzņēmuma vārdā un apstrādā personas datus tikai saskaņā ar pārziņa norādījumiem un datu apstrādes līgumu.

Capwork e.U. ir pārzinis tikai attiecībā uz datiem, kas tiek apstrādāti paša vajadzībām (piemēram, platformas kontu pārvaldībai, rēķinu izrakstīšanai, platformas drošībai). Visu galalietotāju datu gadījumā, ko ievada reģistrēti uzņēmumi (piemēram, rezervāciju dati, saziņa ar klientiem, augšupielādēti dokumenti), pārzinis ir reģistrētais uzņēmums, bet Capwork e.U. darbojas tikai kā apstrādātājs saskaņā ar VDAR 28. pantu.

Mēs ievācam un apstrādājam šādas personas datu kategorijas:

• Konta dati: e-pasta adrese, parole (jauktā veidā), uzņēmuma nosaukums, atrašanās vieta
• Kontaktinformācija: vārds, tālruņa numurs, e-pasta adrese (veicot tikšanos rezervāciju)
• Maksājumu dati: kartes turētāja vārds, kartes numura pēdējie četri cipari (tikai identitātes pārbaudei)
• Lietojuma dati: rezervāciju vēsture, kalendāra mijiedarbība, moduļu konfigurācijas, žurnālu dati
• Tehniskie dati: IP adrese, pārlūka tips, ierīces informācija, piekļuves laika zīmogi
• Galalietotāju dati: jebkuri personas dati, ko reģistrētie uzņēmumi platformā ievada savu klientu vārdā (piemēram, rezervācijas informācija, kontaktinformācija, pasūtījumu dati, saziņa)

Mēs apstrādājam personas datus uz šādiem juridiskiem pamatiem saskaņā ar VDAR 6. pantu:

• VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts — piekrišana: ja esat devis tiešu piekrišanu konkrētām apstrādes darbībām.
• VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts — līgums: apstrāde, kas nepieciešama mūsu pakalpojumu līguma ar jums izpildei.
• VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts — juridisks pienākums: apstrāde, kas nepieciešama Austrijas nodokļu un komerctiesību glabāšanas prasību izpildei.
• VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts — leģitīmas intereses: apstrāde krāpšanas novēršanai, platformas drošībai un pakalpojuma uzlabošanai, ja mūsu interesēm nav pārāka jūsu tiesības.

Attiecībā uz galalietotāju datiem, kas tiek apstrādāti reģistrētu uzņēmumu vārdā, juridisko pamatu nosaka attiecīgais uzņēmums (pārzinis) un tas tiek dokumentēts tā paša privātuma politikā.

Jūsu personas dati tiek apstrādāti šādiem mērķiem:

• Capwork platformas un tās moduļu (tikšanās, pasūtījumi, komandas pārvaldība, autoparks, inventārs, finanses) nodrošināšana un darbība
• Lietotāju kontu izveide, autentifikācija un piekļuves pārvaldība
• Rezervāciju, pasūtījumu un saziņas ar klientiem apstrāde reģistrētu uzņēmumu vārdā
• MI atbalstītas funkcijas: uzņēmuma datu ģenerēšana, biznesa ieskati, dokumentu skenēšana un atsauksmju analīze
• Krāpšanas novēršana, identitātes pārbaude un platformas drošība

Tā kā Capwork e.U. darbojas kā apstrādātājs reģistrēto uzņēmumu vārdā, ar katru reģistrēto uzņēmumu onboarding procesa laikā tiek noslēgts datu apstrādes līgums (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) saskaņā ar VDAR 28. pantu.

AVV regulē:

• datu apstrādes priekšmetu, ilgumu, raksturu un mērķi
• apstrādāto personas datu veidus un datu subjektu kategorijas
• pārziņa (reģistrētā uzņēmuma) pienākumus un tiesības
• tehniskos un organizatoriskos pasākumus (TOM), kas nodrošina datu drošību (skat. 13. nodaļu)
• apakšapstrādātāju izmantošanu un apstiprināšanu (skat. 9. nodaļu)
• pienākumus attiecībā uz datu dzēšanu vai atgriešanu pēc līguma izbeigšanas

Reģistrētais uzņēmums (pārzinis) jebkurā laikā var pieprasīt AVV kopiju, rakstot uz office@capwork.io.

Personas dati tiek glabāti tikai tik ilgi, cik tas nepieciešams iepriekš aprakstīto mērķu sasniegšanai vai cik to pieprasa likums. Austrijas tirdzniecības un nodokļu tiesības (BAO, UGB) var prasīt noteiktu datu glabāšanu līdz 7 gadiem.

Pēc konta izbeigšanas jūsu personas dati tiks dzēsti 30 dienu laikā, ja vien ilgāka glabāšana nav noteikta likumā. Galalietotāju dati, kas tiek apstrādāti reģistrētu uzņēmumu vārdā, tiek dzēsti vai atgriezti saskaņā ar AVV.

Jūsu dati var tikt nodoti šādām saņēmēju kategorijām, kas darbojas kā apakšapstrādātāji saskaņā ar VDAR 28. pantu:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastruktūra un datu glabāšana (ES reģions: europe-west1)
• Google Vertex AI (Google modeļi, piemēram, Gemini, kā arī partneru modeļi no Vertex Model Garden, piemēram, Anthropic Claude; inference pilnībā notiek Google Cloud ES) — MI atbalstītas funkcijas, piemēram, uzņēmuma datu ģenerēšana, ieskati, dokumentu skenēšana, rēķinu apstrāde un pasūtījumu pieprasījumu analīze (apakšapstrādātājs)
• Twilio — SMS un WhatsApp paziņojumu piegāde (apakšapstrādātājs)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — adrešu meklēšana, karšu un attālumu attēlošana; tiek ielādēts arī publiskajā reģistrācijas lapā, jūsu IP adresi nosūtot Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — maksājumu apstrāde un norēķini (apakšapstrādātājs)
• Bird (Bird B.V., Nīderlande) – transakciju e-pastu sūtīšana (apakšapstrādātājs)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — platformas e-pastu sūtīšana reģistrētiem lietotājiem (piem., sveiciena un ievadīšanas ziņojumi); apstrāde ES teritorijā (apstrādātājs)

Visi apakšapstrādātāji ir uzskaitīti AVV, un uz viņiem attiecas datu apstrādes līgumi saskaņā ar VDAR 28. pantu. Reģistrētais uzņēmums (pārzinis) tiek informēts par izmaiņām apakšapstrādātāju sarakstā un tam ir tiesības iebilst. Mēs nepārdodam jūsu personas datus trešajām personām.

Daži mūsu apakšapstrādātāji uztur serverus ārpus Eiropas Ekonomikas zonas (EEZ). Ja dati tiek nodoti trešajām valstīm (piemēram, ASV), mēs nodrošinām atbilstošus aizsardzības pasākumus, tostarp ES standarta līguma klauzulas (SCC) un Eiropas Komisijas lēmumus par aizsardzības līmeņa pietiekamību.

Google LLC un Twilio Inc. piedalās ES un ASV datu privātuma ietvarā (EU-U.S. Data Privacy Framework) un tādējādi nodrošina atbilstošu datu aizsardzības līmeni, ko atzinusi Eiropas Komisija. Nodošanas mehānismi ir dokumentēti AVV.

Capwork platforma izmanto tikai tehniski nepieciešamos sīkfailus autentifikācijai un valodas iestatījumiem. Izsekošanas, analītikas vai reklāmas sīkfaili netiek izmantoti.

Sīkfailu iestatījumus varat pārvaldīt savā pārlūkā. Nepieciešamo sīkfailu atspējošana var ietekmēt platformas funkcionalitāti.

Mēs mērām mūsu tīmekļa vietnes un platformas lietošanu ar privātumam draudzīgu, pašu uzturētu statistikas sistēmu, kas darbojas bez sīkdatnēm un neko nesaglabā jūsu ierīcē. Mūsu serveri glabā tikai apkopotus dienas skaitītājus (piem., lapu skatījumus pa lapām); lietotāju profili netiek veidoti, un dati netiek nodoti trešajām personām. Lai uzskaitītu unikālos apmeklētājus, IP adrese un pārlūka identifikators ar katru dienu mainīgu atslēgu tiek pārveidoti anonīmā identifikatorā; pati IP adrese nekad netiek saglabāta, un identifikators tiek dzēsts 48 stundu laikā, un to nevar sasaistīt starp dienām. Visa apstrāde notiek tikai mūsu serveros ES (europe-west1). Juridiskais pamats: mūsu leģitīmā interese izprast un uzlabot savus pakalpojumus (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts). Mēs ievērojam pārlūka signālus “Do Not Track” un “Global Privacy Control” — ja kāds no tiem ir ieslēgts, statistika netiek vākta. Turklāt tādā pašā veidā uzskaitām atsevišķu funkciju izmantošanu (piemēram, cik bieži tiek izmantota konkrēta poga), kā arī aptuvenus apmeklējuma rādītājus (vienā apmeklējumā skatīto lapu skaitu un aptuveno apmeklējuma ilgumu). Arī šīs vērtības tiek glabātas tikai kā apkopoti dienas skaitījumi bez jebkādas saistības ar personu, un šim nolūkam jūsu ierīcē joprojām netiek glabāts vai nolasīts nekas.

Capwork platforma izmanto MI pakalpojumus caur Google Vertex AI tādām funkcijām kā automātiska uzņēmuma datu ģenerēšana, biznesa ieskatu ziņojumi, transportlīdzekļu dokumentu skenēšana, rēķinu apstrāde, atsauksmju analīze un pasūtījumu pieprasījumu analīze. Tiek izmantoti gan Google pašu modeļi (piem., Gemini), gan partneru modeļi, kas nodrošināti caur Vertex Model Garden (piem., Anthropic Claude); abos gadījumos inference pilnībā notiek Google Cloud ES. Google Vertex AI darbojas kā apakšapstrādātājs saskaņā ar AVV noteikumiem.

MI pakalpojumiem nosūtītie dati tiek apstrādāti tikai saskaņā ar Google Cloud Enterprise datu apstrādes noteikumiem un ar Region-Pinning uz ES teritoriju. MI pakalpojumiem nodotie personas dati netiek izmantoti MI modeļu apmācībai, uzlabošanai vai izstrādei. To līgumiski garantē Google Cloud datu apstrādes pielikums.

Viss MI ģenerētais saturs lietotāja saskarnē ir skaidri marķēts saskaņā ar ES MI aktu (50. pants). Bez cilvēka uzraudzības netiek pieņemti automatizēti lēmumi ar juridiskām vai līdzīgi būtiskām sekām.

Jūs varat pieprasīt cilvēka veiktu pārskatīšanu jebkuram MI ģenerētam lēmumam, kas jūs būtiski ietekmē, sazinoties ar mums adresē office@capwork.io.

Capwork e.U. īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus saskaņā ar VDAR 32. pantu, lai nodrošinātu riskam atbilstošu drošības līmeni. Šie pasākumi ietver:

• datu šifrēšanu miera stāvoklī un pārsūtīšanas laikā (TLS 1.2+, AES-256)
• piekļuves kontroles un lomām balstītu autorizāciju (RBAC) ar Firebase Authentication
• infrastruktūras mitināšanu Google Cloud Platform ES teritorijā (reģions europe-west1)
• regulāras drošības pārbaudes, ievades validāciju (Zod shēmas) un ātruma ierobežošanu
• piekļuves un izmaiņu žurnalēšanu un audita pierakstus
• ātrās iedarbes (prompt injection) novēršanu un MI drošības pasākumus visiem MI apstrādātajiem datiem

Detalizēts TOM apraksts ir pievienots datu apstrādes līgumam (AVV) kā pielikums un ir pieejams pēc pieprasījuma.

Saskaņā ar VDAR jums ir šādas tiesības attiecībā uz jūsu personas datiem:

• Tiesības piekļūt (VDAR 15. pants): jūs varat pieprasīt informāciju par to, kādus jūsu personas datus mēs glabājam.
• Tiesības labot (VDAR 16. pants): jūs varat pieprasīt neprecīzu datu labošanu.
• Tiesības dzēst (VDAR 17. pants): jūs varat pieprasīt savu datu dzēšanu, ievērojot likumā noteiktos glabāšanas pienākumus.
• Tiesības ierobežot apstrādi (VDAR 18. pants): zināmos apstākļos jūs varat pieprasīt apstrādes ierobežošanu.
• Tiesības uz datu pārnesamību (VDAR 20. pants): jūs varat pieprasīt savus datus strukturētā, mašīnlasāmā formātā.
• Tiesības iebilst (VDAR 21. pants): jebkurā laikā varat iebilst pret apstrādi, kuras pamatā ir leģitīmas intereses.

Lai īstenotu savas tiesības, sazinieties ar mums adresē office@capwork.io. Mēs atbildēsim viena mēneša laikā saskaņā ar VDAR 12. pantu. Reģistrēto uzņēmumu galalietotājiem, lai īstenotu savas tiesības, vispirms jāsazinās ar attiecīgo uzņēmumu (pārzini).

Ja uzskatāt, ka jūsu personas datu apstrāde pārkāpj datu aizsardzības tiesības, jums ir tiesības iesniegt sūdzību Austrijas Datu aizsardzības iestādē:

Mēs paturam tiesības atjaunināt šo Privātuma politiku, lai atspoguļotu izmaiņas mūsu datu apstrādes praksē vai juridiskajās prasībās. Par būtiskām izmaiņām reģistrētie lietotāji tiks informēti pa e-pastu. Pašreizējā versija vienmēr ir pieejama šajā lapā.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-pasts: office@capwork.io