Polityka prywatności

Administratorem danych w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) oraz austriackiej ustawy o ochronie danych (DSG) jest:

Platforma Capwork działa jako usługa B2B. W zależności od kontekstu różne strony pełnią różne role z zakresu ochrony danych zgodnie z RODO:

• Osoba, której dane dotyczą (Betroffene Person): klient końcowy lub osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane (np. osoba rezerwująca termin lub wysyłająca zapytanie).
• Administrator danych (Verantwortlicher): zarejestrowana firma korzystająca z platformy Capwork. Administrator określa cele i sposoby przetwarzania danych i ponosi odpowiedzialność za zgodność z RODO wobec swoich klientów końcowych.
• Podmiot przetwarzający (Auftragsverarbeiter): Capwork e.U. obsługuje platformę Capwork jako podmiot przetwarzający w imieniu zarejestrowanej firmy, przetwarzając dane osobowe wyłącznie zgodnie z instrukcjami administratora i umową o powierzeniu przetwarzania.

Capwork e.U. jest administratorem danych wyłącznie w odniesieniu do danych przetwarzanych do własnych celów (np. zarządzanie kontami platformy, rozliczenia, bezpieczeństwo platformy). W odniesieniu do wszystkich danych klientów końcowych wprowadzanych przez zarejestrowane firmy (np. szczegóły rezerwacji, komunikacja z klientami, przesłane dokumenty) administratorem danych jest zarejestrowana firma, a Capwork e.U. działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO.

Zbieramy i przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane konta: adres e-mail, hasło (w formie zaszyfrowanej), nazwa firmy, lokalizacja
• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail (przy rezerwacji terminów)
• Dane płatności: imię i nazwisko posiadacza karty, cztery ostatnie cyfry numeru karty (wyłącznie do weryfikacji tożsamości)
• Dane o użytkowaniu: historia rezerwacji, interakcje z kalendarzem, konfiguracje modułów, dane z logów
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, znaczniki czasu dostępu
• Dane klientów końcowych: wszelkie dane osobowe, które zarejestrowane firmy wprowadzają do platformy w imieniu swoich klientów (np. szczegóły rezerwacji, dane kontaktowe, dane zamówień, komunikacja)

Przetwarzamy dane osobowe na następujących podstawach prawnych zgodnie z art. 6 RODO:

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Zgoda: jeżeli wyrazili Państwo wyraźną zgodę na określone czynności przetwarzania.
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — Umowa: przetwarzanie niezbędne do wykonania naszej umowy o świadczenie usług zawartej z Państwem.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — Obowiązek prawny: przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków przechowywania dokumentacji wynikających z austriackiego prawa podatkowego i handlowego.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — Prawnie uzasadnione interesy: przetwarzanie w celu zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa platformy i ulepszania usług, o ile nasze interesy nie są nadrzędne wobec Państwa praw.

W odniesieniu do danych klientów końcowych przetwarzanych w imieniu zarejestrowanych firm podstawa prawna jest określana przez daną firmę (administratora danych) i udokumentowana w jej własnej polityce prywatności.

Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• Świadczenie i obsługa platformy Capwork oraz jej modułów (terminy, zamówienia, zarządzanie zespołem, flota, magazyn, finanse)
• Tworzenie kont użytkowników, uwierzytelnianie i zarządzanie dostępem
• Obsługa rezerwacji, zamówień i komunikacji z klientami w imieniu zarejestrowanych firm
• Funkcje oparte na AI: generowanie danych firmowych, analizy biznesowe, skanowanie dokumentów i analiza opinii
• Zapobieganie oszustwom, weryfikacja tożsamości i bezpieczeństwo platformy

Ponieważ Capwork e.U. działa jako podmiot przetwarzający (Auftragsverarbeiter) na rzecz zarejestrowanych firm, z każdą zarejestrowaną firmą w ramach procesu onboardingu zawierana jest umowa o powierzeniu przetwarzania danych (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) zgodnie z art. 28 RODO.

AVV reguluje:

• Przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania danych
• Kategorie przetwarzanych danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą
• Obowiązki i prawa administratora (zarejestrowanej firmy)
• Środki techniczne i organizacyjne (TOM) zapewniające bezpieczeństwo danych (patrz sekcja 13)
• Wykorzystanie i zatwierdzanie dalszych podmiotów przetwarzających (patrz sekcja 9)
• Obowiązki dotyczące usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu umowy

Zarejestrowana firma (administrator danych) może w każdej chwili zażądać kopii AVV, kontaktując się pod adresem office@capwork.io.

Dane osobowe są przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji opisanych powyżej celów lub wymagany przepisami prawa. Austriackie prawo handlowe i podatkowe (BAO, UGB) może wymagać przechowywania określonych danych przez okres do 7 lat.

Po rozwiązaniu konta Państwa dane osobowe zostaną usunięte w terminie 30 dni, z wyjątkiem przypadków, w których dłuższe przechowywanie jest wymagane prawem. Dane klientów końcowych przetwarzane w imieniu zarejestrowanych firm zostaną usunięte lub zwrócone zgodnie z AVV.

Państwa dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, którzy działają jako dalsze podmioty przetwarzające (Unterauftragsverarbeiter) zgodnie z art. 28 RODO:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastruktura i przechowywanie danych (region UE: europe-west1)
• Google Vertex AI (modele Google, takie jak Gemini, oraz modele partnerskie z Vertex Model Garden, np. Anthropic Claude; wnioskowanie odbywa się w całości przez Google Cloud w UE) — funkcje oparte na AI, takie jak generowanie danych firmowych, analizy, skanowanie dokumentów, przetwarzanie faktur i analiza zapytań dotyczących zleceń (dalszy podmiot przetwarzający)
• Twilio — dostarczanie powiadomień SMS i WhatsApp (dalszy podmiot przetwarzający)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — wyszukiwanie adresów, wyświetlanie map i odległości; ładuje się także na publicznej stronie rejestracji, przy czym Twój adres IP jest przekazywany do Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — przetwarzanie płatności i rozliczenia (dalszy podmiot przetwarzający)
• Bird (Bird B.V., Niderlandy) – wysyłka transakcyjnych wiadomości e-mail (dalszy podmiot przetwarzający)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — wysyłka wiadomości e-mail platformy do zarejestrowanych użytkowników (np. wiadomości powitalne i wdrożeniowe); przetwarzanie na terenie UE (podmiot przetwarzający)

Wszyscy dalsi podmioty przetwarzające są wymienieni w AVV i związani umowami o powierzeniu przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO. Zarejestrowana firma (administrator danych) jest informowana o wszelkich zmianach dotyczących dalszych podmiotów przetwarzających i ma prawo do wniesienia sprzeciwu. Nie sprzedajemy Państwa danych osobowych osobom trzecim.

Niektórzy z naszych dalszych podmiotów przetwarzających prowadzą serwery poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). W zakresie, w jakim dane są przekazywane do państw trzecich (np. USA), zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia, w tym Standardowe Klauzule Umowne UE (SCC) oraz decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony.

Google LLC i Twilio Inc. uczestniczą w EU-U.S. Data Privacy Framework, zapewniając odpowiedni poziom ochrony danych uznany przez Komisję Europejską. Mechanizmy przekazywania są udokumentowane w AVV.

Platforma Capwork wykorzystuje wyłącznie pliki cookie ściśle niezbędne do uwierzytelniania i ustawień językowych. Nie stosujemy plików cookie śledzących, analitycznych ani reklamowych.

Ustawieniami plików cookie można zarządzać w przeglądarce. Wyłączenie niezbędnych plików cookie może wpłynąć na funkcjonalność platformy.

Mierzymy korzystanie z naszej witryny i platformy za pomocą przyjaznego prywatności, własnego systemu statystyk, który działa bez plików cookie i niczego nie zapisuje na Twoim urządzeniu. Nasze serwery przechowują wyłącznie zagregowane liczby dzienne (np. odsłony poszczególnych stron); nie tworzymy profili użytkowników ani nie przekazujemy danych podmiotom trzecim. Aby policzyć unikalnych odwiedzających, adres IP i identyfikator przeglądarki są przekształcane w anonimowy identyfikator przy użyciu klucza zmienianego codziennie; sam adres IP nigdy nie jest zapisywany, a identyfikator jest usuwany w ciągu 48 godzin i nie można go powiązać między dniami. Całe przetwarzanie odbywa się wyłącznie na naszych serwerach w UE (europe-west1). Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na analizie i ulepszaniu naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Respektujemy sygnały przeglądarki „Do Not Track” i „Global Privacy Control” — jeśli którykolwiek jest włączony, statystyki nie są zbierane. Ponadto w ten sam sposób zliczamy korzystanie z poszczególnych funkcji (np. jak często używany jest dany przycisk) oraz przybliżone wskaźniki wizyt (liczbę stron wyświetlonych podczas wizyty i przybliżony czas trwania wizyty). Wartości te są również przechowywane wyłącznie jako zagregowane dzienne zliczenia bez odniesienia do osoby, a w tym celu nadal nic nie jest zapisywane ani odczytywane na Twoim urządzeniu.

Platforma Capwork wykorzystuje usługi AI za pośrednictwem Google Vertex AI do funkcji takich jak automatyczne generowanie danych firmowych, raporty analiz biznesowych, skanowanie dokumentów pojazdów, przetwarzanie faktur, analiza opinii oraz analiza zapytań dotyczących zleceń. Wykorzystywane są zarówno własne modele Google (np. Gemini), jak i modele partnerskie udostępniane za pośrednictwem Vertex Model Garden (np. Anthropic Claude); w obu przypadkach wnioskowanie odbywa się w całości przez Google Cloud w UE. Google Vertex AI działa jako dalszy podmiot przetwarzający na warunkach określonych w AVV.

Dane wysyłane do usług AI są przetwarzane wyłącznie na warunkach Enterprise przetwarzania danych Google Cloud oraz z Region-Pinning do obszaru UE. Dane osobowe przekazywane do usług AI nie są wykorzystywane do trenowania, ulepszania ani rozwijania modeli AI. Jest to zagwarantowane umownie w ramach załącznika dotyczącego przetwarzania danych Google Cloud.

Wszelkie treści generowane przez AI są wyraźnie oznaczone w interfejsie użytkownika zgodnie z aktem UE o sztucznej inteligencji (EU AI Act, art. 50). Nie są podejmowane żadne automatyczne decyzje wywołujące skutki prawne lub podobnie istotne bez nadzoru człowieka.

Mogą Państwo zażądać weryfikacji przez człowieka każdej decyzji wygenerowanej przez AI, która istotnie Państwa dotyczy, kontaktując się z nami pod adresem office@capwork.io.

Capwork e.U. wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 RODO, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku. Środki te obejmują:

• Szyfrowanie danych w spoczynku i podczas przesyłania (TLS 1.2+, AES-256)
• Kontrolę dostępu i autoryzację opartą na rolach (RBAC) z Firebase Authentication
• Infrastrukturę hostowaną na Google Cloud Platform w UE (region europe-west1)
• Regularne oceny bezpieczeństwa, walidację danych wejściowych (schematy Zod) i ograniczenia częstotliwości
• Rejestrowanie i ścieżki audytu dostępu do danych i ich modyfikacji
• Zapobieganie wstrzykiwaniu poleceń i środki bezpieczeństwa AI dla wszystkich danych przetwarzanych przez AI

Szczegółowy opis środków technicznych i organizacyjnych stanowi załącznik do umowy o powierzeniu przetwarzania (AVV) i jest dostępny na żądanie.

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa dotyczące Państwa danych osobowych:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO): mogą Państwo żądać informacji o tym, jakie dane osobowe przechowujemy na Państwa temat.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): mogą Państwo żądać sprostowania nieprawidłowych danych.
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO): mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych, z zastrzeżeniem prawnych obowiązków ich przechowywania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania pod pewnymi warunkami.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): mogą Państwo żądać przekazania swoich danych w ustrukturyzowanym, czytelnym maszynowo formacie.
• Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO): w każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach.

Aby skorzystać z przysługujących praw, prosimy o kontakt pod adresem office@capwork.io. Odpowiemy w ciągu jednego miesiąca zgodnie z wymogami art. 12 RODO. Klienci końcowi zarejestrowanych firm powinni najpierw skontaktować się z właściwą firmą (administratorem danych) w celu realizacji swoich praw.

Jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych, mają Państwo prawo wniesienia skargi do austriackiego organu ochrony danych (Österreichische Datenschutzbehörde):

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach przetwarzania danych lub wymogach prawnych. O istotnych zmianach zarejestrowani użytkownicy będą informowani pocztą elektroniczną. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-mail: office@capwork.io