Politică de confidențialitate

Operatorul prelucrării datelor în sensul Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR) și al Legii austriece privind protecția datelor (DSG) este:

Platforma Capwork este exploatată ca serviciu B2B. În funcție de context, diferite părți își asumă roluri diferite în materie de protecție a datelor conform GDPR:

• Persoană vizată (Betroffene Person): clientul final sau persoana fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate (de ex. o persoană care rezervă o programare sau trimite o solicitare).
• Operator (Verantwortlicher): societatea înregistrată care utilizează platforma Capwork. Operatorul stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor și răspunde de respectarea GDPR față de clienții săi finali.
• Persoană împuternicită (Auftragsverarbeiter): Capwork e.U. exploatează platforma Capwork în calitate de persoană împuternicită, în numele societății înregistrate, și prelucrează datele cu caracter personal exclusiv conform instrucțiunilor operatorului și AVV.

Capwork e.U. este operator doar pentru datele prelucrate în scopuri proprii (de ex. gestionarea conturilor platformei, facturare, securitatea platformei). Pentru toate datele clienților finali introduse de societățile înregistrate (de ex. detalii de rezervare, comunicări cu clienții, documente încărcate), societatea înregistrată este operatorul, iar Capwork e.U. acționează exclusiv ca persoană împuternicită conform art. 28 GDPR.

Colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

• Date de cont: adresă de e-mail, parolă (hash-uită), denumirea societății, localizare
• Date de contact: nume, număr de telefon, adresă de e-mail (la efectuarea programărilor)
• Date de plată: numele titularului cardului, ultimele patru cifre ale numărului cardului (exclusiv în scopul verificării identității)
• Date de utilizare: istoricul rezervărilor, interacțiunile cu calendarul, configurațiile modulelor, date de jurnalizare
• Date tehnice: adresă IP, tipul browserului, informații despre dispozitiv, marcaje temporale ale accesului
• Date ale clienților finali: toate datele cu caracter personal pe care societățile înregistrate le introduc în platformă în numele clienților lor (de ex. detalii ale rezervărilor, informații de contact, date privind comenzile, comunicări)

Prelucrăm datele cu caracter personal în temeiul următoarelor baze juridice, conform art. 6 GDPR:

• Art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR — Consimțământ: atunci când ați acordat un consimțământ explicit pentru activități specifice de prelucrare.
• Art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR — Contract: prelucrarea necesară pentru executarea contractului nostru de servicii cu dumneavoastră.
• Art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR — Obligație legală: prelucrarea necesară pentru respectarea obligațiilor de păstrare prevăzute de dreptul comercial și fiscal austriac.
• Art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR — Interese legitime: prelucrare pentru prevenirea fraudelor, securitatea platformei și îmbunătățirea serviciului, cu condiția ca interesele noastre să nu fie depășite de drepturile dumneavoastră.

Pentru datele clienților finali prelucrate în numele societăților înregistrate, temeiul juridic este stabilit de societatea respectivă (operator) și documentat în propria sa politică de confidențialitate.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate în următoarele scopuri:

• Furnizarea și operarea platformei Capwork și a modulelor sale (programări, comenzi, gestionarea echipei, parc auto, stocuri, finanțe)
• Crearea conturilor de utilizator, autentificare și gestionarea accesului
• Prelucrarea rezervărilor, comenzilor și comunicărilor cu clienții în numele societăților înregistrate
• Funcționalități bazate pe IA: generarea de date ale societăților, business insights, scanarea documentelor și analiza feedbackului
• Prevenirea fraudelor, verificarea identității și securitatea platformei

Întrucât Capwork e.U. acționează ca persoană împuternicită pentru societățile înregistrate, cu fiecare societate înregistrată se încheie, în cadrul procesului de onboarding, un contract de împuternicire (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) conform art. 28 GDPR.

Contractul de împuternicire reglementează:

• Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării datelor
• Categoriile de date cu caracter personal prelucrate și categoriile de persoane vizate
• Obligațiile și drepturile operatorului (societatea înregistrată)
• Măsurile tehnice și organizatorice (TOM) pentru asigurarea securității datelor (a se vedea secțiunea 13)
• Recurgerea la subîmputerniciți și autorizarea acestora (a se vedea secțiunea 9)
• Obligațiile de ștergere sau restituire a datelor la încetarea contractului

Societatea înregistrată (operator) poate solicita oricând o copie a contractului de împuternicire la office@capwork.io.

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor descrise mai sus sau cât impune legea. Dreptul comercial și fiscal austriac (BAO, UGB) poate impune păstrarea anumitor date pentru până la 7 ani.

După încetarea contului, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi șterse în termen de 30 de zile, cu excepția cazului în care legea impune o păstrare mai îndelungată. Datele clienților finali prelucrate în numele societăților înregistrate vor fi șterse sau returnate în conformitate cu AVV.

Datele dumneavoastră pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari, care acționează ca subîmputerniciți conform art. 28 GDPR:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infrastructură și stocare a datelor (regiune UE: europe-west1)
• Google Vertex AI (modele Google precum Gemini, precum și modele partenere din Vertex Model Garden, de ex. Anthropic Claude; inferența este realizată integral de Google Cloud în UE) — funcționalități bazate pe IA, cum ar fi generarea de date ale societăților, insights, scanarea documentelor, prelucrarea facturilor și analiza cererilor de comandă (subîmputernicit)
• Twilio — livrarea notificărilor prin SMS și WhatsApp (subîmputernicit)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — căutarea adreselor, afișarea hărților și a distanțelor; se încarcă și pe pagina publică de înregistrare, adresa dumneavoastră IP fiind transmisă către Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — procesarea plăților și facturarea (subîmputernicit)
• Bird (Bird B.V., Țările de Jos) – trimiterea de e-mailuri tranzacționale (subîmputernicit)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — trimiterea de e-mailuri ale platformei către utilizatorii înregistrați (de ex. mesaje de bun venit și de integrare); prelucrare în UE (persoană împuternicită)

Toți subîmputerniciții sunt enumerați în AVV și sunt obligați prin contracte de prelucrare conforme cu art. 28 GDPR. Societatea înregistrată (operator) este informată cu privire la orice modificare referitoare la subîmputerniciți și are drept de opoziție. Nu vindem datele dumneavoastră cu caracter personal către terți.

Unii dintre subîmputerniciții noștri operează servere în afara Spațiului Economic European (SEE). În măsura în care datele sunt transferate către țări terțe (de ex. Statele Unite), ne asigurăm că sunt în vigoare garanții adecvate, inclusiv clauze contractuale standard (SCC) ale UE și decizii de adecvare ale Comisiei Europene.

Google LLC și Twilio Inc. participă la EU-U.S. Data Privacy Framework, asigurând astfel un nivel adecvat de protecție a datelor, recunoscut de Comisia Europeană. Mecanismele de transfer sunt documentate în AVV.

Platforma Capwork utilizează exclusiv cookie-uri strict necesare pentru autentificare și preferințele de limbă. Nu sunt utilizate cookie-uri de urmărire, de analiză sau publicitare.

Puteți gestiona setările cookie-urilor din browserul dumneavoastră. Dezactivarea cookie-urilor necesare poate afecta funcționalitatea platformei.

Măsurăm utilizarea site-ului și a platformei noastre cu un sistem propriu de statistici, prietenos cu confidențialitatea, care funcționează fără cookie-uri și fără a stoca nimic pe dispozitivul dumneavoastră. Serverele noastre păstrează doar numărători zilnice agregate (de ex. afișări per pagină); nu se creează profiluri de utilizator și nu se partajează date cu terți. Pentru a număra vizitatorii unici, adresa IP și identificatorul browserului sunt transformate într-un identificator anonim printr-o cheie care se schimbă zilnic; adresa IP în sine nu este niciodată stocată, iar identificatorul este șters în termen de 48 de ore și nu poate fi corelat între zile. Întreaga prelucrare are loc exclusiv pe serverele noastre din UE (europe-west1). Temei juridic: interesul nostru legitim de a înțelege și de a ne îmbunătăți serviciile (art. 6 alin. 1 lit. f din RGPD). Respectăm semnalele de browser „Do Not Track” și „Global Privacy Control” — dacă oricare dintre ele este activat, nu se colectează nicio statistică. În plus, numărăm în același mod utilizarea funcțiilor individuale (de exemplu, cât de des este folosit un anumit buton), precum și indicatori aproximativi ai vizitelor (numărul de pagini vizualizate per vizită și durata aproximativă a vizitei). Și aceste valori sunt stocate exclusiv sub formă de numărători zilnice agregate, fără nicio referință personală, iar în acest scop nu se mai stochează și nu se mai citește nimic pe dispozitivul dumneavoastră.

Platforma Capwork utilizează servicii de IA prin Google Vertex AI pentru funcționalități precum generarea automată a datelor societăților, rapoartele de business insights, scanarea documentelor vehiculelor, prelucrarea facturilor, analiza feedbackului și analiza cererilor de comandă. În acest scop sunt utilizate atât modele proprii Google (de ex. Gemini), cât și modele partenere puse la dispoziție prin Vertex Model Garden (de ex. Anthropic Claude); în ambele cazuri, inferența este realizată integral de Google Cloud în UE. Google Vertex AI acționează ca subîmputernicit conform prevederilor AVV.

Datele trimise către serviciile de IA sunt prelucrate exclusiv în baza condițiilor Enterprise de prelucrare a datelor ale Google Cloud și cu fixarea regiunii de prelucrare pe UE. Datele cu caracter personal transmise către serviciile de IA nu sunt utilizate pentru antrenarea, îmbunătățirea sau dezvoltarea modelelor de IA. Acest lucru este garantat contractual prin addendumul Google Cloud privind prelucrarea datelor.

Toate conținuturile generate de IA sunt marcate clar în interfața cu utilizatorul, în conformitate cu Regulamentul UE privind IA (art. 50). Nu se iau decizii automatizate cu efecte juridice sau efecte similare semnificative fără supraveghere umană.

Puteți solicita revizuirea umană a oricărei decizii generate de IA care vă afectează în mod semnificativ, scriindu-ne la office@capwork.io.

Capwork e.U. implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate, conform art. 32 GDPR, pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscului. Aceste măsuri includ:

• Criptarea datelor în repaus și în tranzit (TLS 1.2+, AES-256)
• Controale ale accesului și autorizare bazată pe roluri (RBAC) cu Firebase Authentication
• Găzduirea infrastructurii pe Google Cloud Platform în UE (regiunea europe-west1)
• Evaluări periodice de securitate, validarea intrărilor (scheme Zod) și limitarea ratei
• Jurnalizare și piste de audit pentru accesele și modificările datelor
• Prevenirea injecției de prompt și măsuri de securitate a IA pentru toate datele prelucrate de IA

O descriere detaliată a TOM este anexată la contractul de împuternicire (AVV) și este disponibilă la cerere.

În conformitate cu GDPR, beneficiați de următoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal:

• Dreptul de acces (art. 15 GDPR): puteți solicita informații cu privire la datele cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră.
• Dreptul la rectificare (art. 16 GDPR): puteți solicita rectificarea datelor inexacte.
• Dreptul la ștergere (art. 17 GDPR): puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare.
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18 GDPR): puteți solicita, în anumite condiții, restricționarea prelucrării.
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 GDPR): puteți solicita datele dumneavoastră într-un format structurat și care poate fi citit automat.
• Dreptul de opoziție (art. 21 GDPR): vă puteți opune în orice moment prelucrării întemeiate pe interese legitime.

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, contactați-ne la office@capwork.io. Vom răspunde în termen de o lună, conform art. 12 GDPR. Clienții finali ai societăților înregistrate trebuie să se adreseze mai întâi societății respective (operator) pentru exercitarea drepturilor lor.

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal încalcă legislația privind protecția datelor, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea austriacă pentru protecția datelor:

Ne rezervăm dreptul de a actualiza prezenta Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificări în practicile noastre de prelucrare a datelor sau în cerințele legale. Modificările substanțiale vor fi comunicate utilizatorilor înregistrați prin e-mail. Versiunea curentă este disponibilă permanent pe această pagină.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-mail: office@capwork.io