Zásady ochrany osobných údajov
Posledná aktualizácia: 20. októbra 2026
Právne záväznou verziou týchto Zásad ochrany osobných údajov je nemecká verzia. Preklady do iných jazykov sú poskytované len pre informáciu a nie sú právne záväzné.
1. Prevádzkovateľ
Prevádzkovateľom zodpovedným za spracúvanie údajov v zmysle Všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR) a rakúskeho zákona o ochrane údajov (DSG) je:
Capwork e.U.
Inhaber: Nikolas Kain
Am Europlatz 2, 1120 Wien
FN 677603a, Handelsgericht Wien
E-mail: office@capwork.io
2. Úlohy a zodpovednosti podľa GDPR
Platforma Capwork funguje ako B2B služba. V závislosti od kontextu rôzne strany preberajú rôzne úlohy v oblasti ochrany údajov podľa GDPR:
- Dotknutá osoba (Betroffene Person): koncový zákazník alebo fyzická osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané (napr. osoba rezervujúca termín alebo odosielajúca dopyt).
- Prevádzkovateľ (Verantwortlicher): registrovaný podnik používajúci platformu Capwork. Prevádzkovateľ určuje účely a prostriedky spracúvania údajov a je zodpovedný za súlad s GDPR voči svojim koncovým zákazníkom.
- Sprostredkovateľ (Auftragsverarbeiter): Capwork e.U. prevádzkuje platformu Capwork ako sprostredkovateľ v mene registrovaného podniku a spracúva osobné údaje výhradne podľa pokynov prevádzkovateľa a zmluvy o spracúvaní údajov.
Capwork e.U. je prevádzkovateľom len v prípade údajov spracúvaných na vlastné účely (napr. správa účtov platformy, fakturácia, bezpečnosť platformy a oslovovanie firiem listom podľa oddielu 11a). Pre všetky údaje koncových zákazníkov zadané registrovanými podnikmi (napr. údaje o rezerváciách, komunikácia so zákazníkmi, nahrané dokumenty) je prevádzkovateľom registrovaný podnik a Capwork e.U. koná výhradne ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR.
3. Kategórie spracúvaných osobných údajov
Zhromažďujeme a spracúvame nasledujúce kategórie osobných údajov:
- Údaje o účte: e-mailová adresa, heslo (v hashovanej podobe), názov spoločnosti, lokalita
- Kontaktné a rezervačné údaje: meno, telefónne číslo, e-mailová adresa a nepovinná poznámka pre firmu (pri rezervácii termínov)
- Platobné údaje: meno držiteľa karty, posledné štyri číslice čísla karty (iba na overenie totožnosti)
- Údaje o používaní: história rezervácií, interakcie s kalendárom, konfigurácie modulov, protokolové údaje
- Technické údaje: IP adresa, typ prehliadača, informácie o zariadení, časové pečiatky prístupu
- Údaje koncových zákazníkov: všetky osobné údaje, ktoré registrované podniky zadávajú do platformy v mene svojich zákazníkov (napr. údaje o rezerváciách, kontaktné informácie, údaje o objednávkach, komunikácia)
- Zverejnené firemné údaje: údaje, ktoré registrovaná firma sprístupní verejnosti po aktivácii svojho zákazníckeho portálu (názov firmy, opis a odvetvie, adresa, telefónne číslo, webová stránka, otváracie hodiny, služby a ceny), údaje o jej totožnosti zobrazované pri rezerváciách a ponukách (meno alebo obchodné meno, adresa, kontaktné údaje a prípadne IČ DPH), ako aj údaje na jej stránke s právnymi informáciami (tiráži) v zákazníckom portáli (navyše napr. údaje z obchodného registra, dozorný orgán, komora a profesijné predpisy, predmet podnikania a odkaz na jej zásady ochrany osobných údajov)
- Oznámenia podľa aktu o digitálnych službách: meno a e-mailová adresa osoby, ktorá podáva oznámenie (pri oznámeniach týkajúcich sa materiálu zobrazujúceho sexuálne zneužívanie detí dobrovoľne), nahlásená adresa a prípadne označený obsah, kategória a zdôvodnenie oznámenia, jazyk, stav vybavovania a rozhodnutie; na obmedzenie zneužívania formulára na podávanie oznámení navyše IP adresa a e-mailová adresa v hashovanej podobe ako kľúč počítadla
- Dokumentácia návštev, pokiaľ ju registrovaný podnik používa: časy práce, prestávok a jázd, stav návštevy, použitý materiál, poznámky a fotografie jeho zamestnancov, ako aj fotografie, poznámky k miestu, podpisy a pracovné výkazy týkajúce sa jeho koncových zákazníkov (podrobnosti v oddiele 11b)
4. Právne základy spracúvania
Osobné údaje spracúvame na nasledujúcich právnych základoch podľa čl. 6 GDPR:
- Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR — Súhlas: ak ste udelili výslovný súhlas na konkrétne činnosti spracúvania.
- Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR — Zmluva: spracúvanie nevyhnutné na plnenie našej zmluvy o poskytovaní služieb s Vami alebo na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na Vašu žiadosť (napr. založenie Vášho účtu a potvrdenie Vašej e-mailovej adresy pri registrácii).
- Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR — Zákonná povinnosť: spracúvanie nevyhnutné na splnenie povinností uchovávania údajov podľa rakúskeho daňového a obchodného práva.
- Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR — Oprávnené záujmy: spracúvanie na prevenciu podvodov, bezpečnosť platformy a zlepšovanie služby, pokiaľ naše záujmy neprevažujú nad Vašimi právami.
Pre údaje koncových zákazníkov spracúvané v mene registrovaných podnikov je právny základ určený príslušným podnikom (prevádzkovateľom) a zdokumentovaný v jeho vlastných zásadách ochrany osobných údajov.
Verejný zákaznícky portál je štandardne deaktivovaný. Firemné údaje tam zobrazené sa zverejňujú výlučne z podnetu registrovanej firmy, ktorá musí na tento účel portál výslovne aktivovať (§ 4 podmienok); právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Firma sama určuje, ktoré údaje sa zobrazujú, a môže zverejnenie kedykoľvek obmedziť alebo ho deaktiváciou portálu úplne ukončiť.
Oznámenia o nezákonnom obsahu podľa aktu o digitálnych službách, rozhodnutia o nich a informovanie zúčastnených osôb spracúvame na splnenie našich zákonných povinností podľa čl. 16 až 18 DSA (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR). Obmedzenie počtu oznámení na jednu IP adresu a e-mailovú adresu sa zakladá na našom oprávnenom záujme na funkčnom postupe oznamovania chránenom pred zneužitím (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Totožnosť osoby, ktorá podala oznámenie, dotknutej firme neposkytujeme.
5. Účely spracúvania
Vaše osobné údaje sa spracúvajú na nasledujúce účely:
- Poskytovanie a prevádzka platformy Capwork a jej modulov (termíny, objednávky, riadenie tímu, vozový park, sklad, financie)
- Vytváranie používateľských účtov, autentifikácia a správa prístupu
- Spracúvanie rezervácií, objednávok a komunikácie so zákazníkmi v mene registrovaných podnikov
- Dokumentovanie návštev u koncových zákazníkov, prevzatia vykonanej práce a pri nich odpracovaného pracovného času, a to v mene registrovaných podnikov, pokiaľ tieto podniky používajú dokumentáciu návštev (pozrite oddiel 11b)
- Funkcie založené na AI: generovanie firemných údajov, obchodné analýzy, skenovanie dokumentov a analýza spätnej väzby
- Prevencia podvodov, overovanie totožnosti a bezpečnosť platformy
- Prevádzka verejného zákazníckeho portálu registrovanej firmy, pokiaľ táto firma portál aktivovala
- Vybavovanie oznámení o nezákonnom obsahu v zákazníckych portáloch, rozhodovanie o opatreniach a informovanie zúčastnených osôb podľa aktu o digitálnych službách
- Meranie, či registrácie pochádzajú z našich reklám zobrazených spoločnosťou Google – iba s vaším súhlasom (pozrite oddiel 10)
- Zákaznícka starostlivosť a podpora: odpovedanie na vaše otázky a spätnú väzbu a pomoc s nastavením a používaním platformy – aj z našej iniciatívy, prostredníctvom správ majiteľovi účtu v sekcii spätnej väzby platformy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Reklamný obsah touto cestou neposielame.
6. Zmluva o spracúvaní údajov (AVV)
Vzhľadom na to, že Capwork e.U. koná ako sprostredkovateľ (Auftragsverarbeiter) pre registrované podniky, uzatvára sa s každým registrovaným podnikom počas procesu registrácie zmluva o spracúvaní údajov (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) podľa čl. 28 GDPR.
AVV upravuje:
- Predmet, trvanie, povahu a účel spracúvania údajov
- Kategórie spracúvaných osobných údajov a kategórie dotknutých osôb
- Povinnosti a práva prevádzkovateľa (registrovaného podniku)
- Technické a organizačné opatrenia (TOMs) na zabezpečenie bezpečnosti údajov (pozrite oddiel 12)
- Využívanie a schvaľovanie ďalších sprostredkovateľov (pozrite oddiel 8)
- Povinnosti týkajúce sa vymazania alebo vrátenia údajov po ukončení zmluvy
Registrovaný podnik (prevádzkovateľ) môže kedykoľvek požiadať o kópiu AVV kontaktovaním na adrese office@capwork.io.
7. Doba uchovávania údajov
Osobné údaje sa uchovávajú iba po dobu nevyhnutnú na splnenie vyššie opísaných účelov alebo po dobu vyžadovanú zákonom. Rakúske obchodné a daňové právo (BAO, UGB) môže vyžadovať uchovávanie určitých údajov až 7 rokov.
Po ukončení účtu budú Vaše osobné údaje vymazané do 30 dní, pokiaľ zákon nevyžaduje dlhšie uchovávanie. Údaje koncových zákazníkov spracúvané v mene registrovaných podnikov budú vymazané alebo vrátené v súlade s AVV. Ak pri registrácii nepotvrdíte svoju e-mailovú adresu a nebude založený žiadny podnik, vymažeme účet 30 dní po registrácii, prípadne – ak je to neskôr – po Vašom poslednom prihlásení.
Bird, poskytovateľ doručujúci transakčné e-maily a SMS koncovým zákazníkom registrovaných firiem (napr. potvrdenia termínov, pripomienky a prihlasovacie kódy do zákazníckeho portálu), uchováva obsah správ a prevádzkové údaje na doručenie a prevenciu zneužitia: SMS až 6 mesiacov, e-maily 72 hodín. Medzi vlastných ďalších sprostredkovateľov spoločnosti Bird patria poskytovatelia mimo EHP, krytí štandardnými zmluvnými doložkami EÚ.
Oznámenia podľa aktu o digitálnych službách a záznamy o obmedzeniach zákazníckych portálov vymazávame sedem rokov po rozhodnutí, resp. po zrušení alebo uplynutí obmedzenia; dovtedy ich uchovávame na zdokumentovanie našich rozhodnutí a na obranu proti nárokom (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Oznámenia, o ktorých ešte nebolo rozhodnuté, sa uchovávajú až do rozhodnutia. Počítadlá, ktorými obmedzujeme počet požiadaviek, sa po uplynutí ich časového okna automaticky vymažú.
8. Príjemcovia a ďalší sprostredkovatelia
Vaše údaje môžu byť zdieľané s nasledujúcimi kategóriami príjemcov, ktorí konajú ako ďalší sprostredkovatelia (Unterauftragsverarbeiter) podľa čl. 28 GDPR:
- Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infraštruktúra a ukladanie údajov (región EÚ: europe-west1)
- Google Vertex AI (modely Google ako Gemini, ako aj partnerské modely z Vertex Model Garden, napr. Anthropic Claude; inferenciu v celom rozsahu vykonáva Google Cloud v EÚ) — funkcie založené na AI ako generovanie firemných údajov, insights, skenovanie dokumentov, spracovanie faktúr a analýza objednávkových dopytov (ďalší sprostredkovateľ)
- Twilio — doručovanie SMS a WhatsApp oznámení (ďalší sprostredkovateľ)
- Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — vyhľadávanie adries, zobrazenie máp a vzdialeností; načítava sa aj na verejnej registračnej stránke, pričom sa vaša IP adresa prenáša spoločnosti Google, ako aj pri otvorení návštevy v zobrazení návštev („Moje návštevy“), ktoré okamžite zobrazuje mapu miesta návštevy
- Stripe Payments Europe, Ltd. — spracovanie platieb a fakturácia (ďalší sprostredkovateľ)
- Bird (Bird B.V., Holandsko) – doručovanie transakčných e-mailov a SMS v mene registrovaných firiem: potvrdenia termínov, pripomienky, ponuky skorších termínov, prihlasovacie kódy do zákazníckych účtov v zákazníckom portáli a oznámenia týkajúce sa návštev (cesta na miesto, meškanie, pracovný výkaz a odkaz na potvrdenie); ako aj odosielanie a prijímanie prostredníctvom e-mailových a SMS kanálov týchto firiem vrátane SMS na vyhradenom čísle, ktoré drží Capwork (ďalší sprostredkovateľ)
- Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — odosielanie vlastných e-mailov spoločnosti Capwork: registrovaným používateľom (napr. uvítacie a onboardingové správy, ako aj odôvodnenia a správy týkajúce sa obmedzení zákazníckych portálov) a osobám, ktoré nahlasujú nezákonný obsah (potvrdenie o prijatí a rozhodnutie); spracúvanie v rámci EÚ (sprostredkovateľ)
Všetci ďalší sprostredkovatelia sú uvedení v AVV a sú viazaní zmluvami o spracúvaní údajov podľa čl. 28 GDPR. Registrovaný podnik (prevádzkovateľ) je informovaný o zmenách ďalších sprostredkovateľov a má právo namietať. Vaše osobné údaje nepredávame tretím stranám.
9. Medzinárodné prenosy údajov
Niektorí naši ďalší sprostredkovatelia prevádzkujú servery mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). Pokiaľ sú údaje prenášané do tretích krajín (napr. USA), zabezpečujeme primerané záruky vrátane štandardných zmluvných doložiek EÚ (SCC) a rozhodnutí o primeranosti Európskej komisie.
Google LLC a Twilio Inc. sa zúčastňujú EU-U.S. Data Privacy Framework a poskytujú primeranú úroveň ochrany údajov uznanú Európskou komisiou. Mechanizmy prenosu sú zdokumentované v AVV.
10. Súbory cookie, lokálne úložisko, štatistiky používania a meranie úspešnosti reklamy
Bez vášho súhlasu používa platforma Capwork výhradne technicky nevyhnutné cookies na autentifikáciu, jazykové nastavenia a nastavenia zobrazenia, ktoré si sami vykonáte. V lokálnom úložisku vášho prehliadača okrem toho ukladáme technicky nevyhnutné údaje, napríklad prihlásenie do zákazníckeho účtu v zákazníckom portáli firmy (až 30 dní alebo do odhlásenia), farebný režim a vaše rozhodnutie v banneri o súboroch cookie. Počas registrácie sa tam okrem toho až sedem dní ukladajú doteraz zadané údaje (nikdy heslo), aby bolo možné v nedokončenej registrácii pokračovať. Nepoužívajú sa žiadne sledovacie, analytické ani reklamné cookies, s jednou výnimkou: na našich vlastných informačných stránkach môžete udeliť súhlas s meraním našej reklamy zobrazovanej spoločnosťou Google (posledný odsek tohto oddielu). Podrobnosti nájdete v našich zásadách používania súborov cookie.
Nastavenia cookies môžete spravovať vo svojom prehliadači. Zakázanie nevyhnutných cookies môže ovplyvniť funkčnosť platformy.
Používanie našej webovej stránky a platformy meriame pomocou vlastného štatistického systému šetrného k súkromiu, ktorý funguje bez súborov cookie a nič neukladá do vášho zariadenia. Naše servery uchovávajú iba agregované počty: denné súhrny (napr. zobrazenia jednotlivých stránok) a počas 100 dní aj počet zobrazení stránok a novo započítaných návštevníkov za každý 15-minútový interval dňa; nevytvárame používateľské profily ani neposkytujeme údaje tretím stranám. Na počítanie unikátnych návštevníkov sa IP adresa a identifikátor prehliadača prevádzajú pomocou denne meneného kľúča na anonymný identifikátor; samotná IP adresa sa nikdy neukladá a identifikátor sa do 48 hodín vymaže a nedá sa prepojiť medzi jednotlivými dňami. Všetko spracúvanie prebieha výlučne na našich serveroch v EÚ (europe-west1). Právny základ: náš oprávnený záujem na analýze a zlepšovaní našich služieb (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR). Rešpektujeme signály prehliadača „Do Not Track“ a „Global Privacy Control“ — ak je niektorý z nich zapnutý, žiadne štatistiky sa nezbierajú. Okrem toho rovnakým spôsobom počítame využitie jednotlivých funkcií (napríklad ako často sa použije určité tlačidlo) a hrubé metriky návštev (počet zobrazených stránok za návštevu a približnú dĺžku návštevy). Aj tieto hodnoty sa ukladajú výhradne ako agregované denné počty bez väzby na osobu a na tento účel sa vo vašom zariadení naďalej nič neukladá ani nečíta.
Na našich verejných informačných stránkach na adrese www.capwork.io (napr. hlavná stránka, cenník, riešenia, ukážková firma, právne texty a registrácia, ktorá sa tam ponúka) používame sledovanie konverzií Google Ads spoločnosti Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko) – iba vtedy, keď v banneri o súboroch cookie udelíte súhlas. Účelom je zistiť, či registrácia v Capwork pochádza z kliknutia na niektorú z našich reklám zobrazených spoločnosťou Google; personalizovanú reklamu ani remarketing nepoužívame. Po vašom súhlase načíta váš prehliadač značku Google; Google pritom spracúva vašu IP adresu, údaje o prehliadači a zariadení, navštívenú stránku, čas a identifikátor kliknutia na reklamu a ukladá súbory cookie ako „_gcl_au“ a „_gcl_aw“ (až na 90 dní). Dokončená registrácia sa spoločnosti Google oznamuje bez mena, e-mailovej adresy alebo údajov o firme. Právnym základom je váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR, § 165 ods. 3 TKG 2021). Google spracúva údaje ako samostatný prevádzkovateľ a môže ich prenášať do USA; spoločnosť Google LLC je certifikovaná podľa EU-U.S. Data Privacy Framework. Bez vášho súhlasu sa značka Google nenačíta. Svoj súhlas môžete kedykoľvek s účinkom do budúcnosti odvolať pomocou tlačidla „Nastavenia súborov cookie“ v pätičke našej hlavnej stránky alebo v našich zásadách používania súborov cookie; súbory cookie Google Ads v doméne capwork.io potom vymažeme. Vaše rozhodnutie ukladáme v lokálnom úložisku vášho prehliadača a po dvanástich mesiacoch sa opýtame znova. Na preukázanie vášho súhlasu okrem toho ukladáme každé rozhodnutie v banneri o súboroch cookie počas troch rokov na našich serveroch v EÚ – s náhodne vygenerovaným ID súhlasu, rozhodnutím a nahradeným rozhodnutím, verziou bannera, jazykom a časom, avšak bez vašej IP adresy; právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. c) v spojení s čl. 7 ods. 1 GDPR. ID súhlasu vám zobrazí banner, ktorý otvoríte pomocou tlačidla „Nastavenia súborov cookie“.
11. Využívanie umelej inteligencie
Platforma Capwork využíva služby AI prostredníctvom Google Vertex AI na funkcie vrátane automatického generovania firemných údajov, správ o obchodných analýzach, skenovania dokumentov vozidiel a dokladov, analýzy spätnej väzby, analýzy objednávkových dopytov a správ, návrhov a konceptov odpovedí, automatického prekladu obsahu, ako aj generovania návrhov obrázkov pre služby a produkty. Pri tom sa využívajú tak vlastné modely Google (napr. Gemini), ako aj partnerské modely poskytované prostredníctvom Vertex Model Garden (napr. Anthropic Claude); v oboch prípadoch inferenciu vykonáva výhradne Google Cloud v EÚ. Google Vertex AI koná ako ďalší sprostredkovateľ v súlade s podmienkami AVV.
Ak podnik používa dokumentáciu návštev, jeho zamestnanci môžu diktovať poznámky: Google Vertex AI (Gemini) prepíše nahrávku v EÚ a vytvorí z nej koncept textu pracovného výkazu. Capwork neukladá nahrávku ani prepis (pozrite oddiel 11b).
Údaje odoslané službám AI sú spracúvané výhradne podľa Enterprise podmienok spracúvania údajov Google Cloud a s pripnutím regiónu spracúvania na EÚ. Osobné údaje odoslané službám AI sa nepoužívajú na trénovanie, zlepšovanie ani vývoj modelov AI. Je to zmluvne zaručené prostredníctvom dodatku o spracúvaní údajov Google Cloud.
Obsah generovaný AI – napríklad analýzy, návrhy, koncepty odpovedí, údaje extrahované z dokumentov, automatické preklady a obrázky vytvorené AI – je v používateľskom rozhraní platformy a v zákazníckom portáli označený ako generovaný AI v súlade s Aktom EÚ o umelej inteligencii (EU AI Act, čl. 50). Správy zákazníkom, ktoré osoba preskúma na základe konceptu vytvoreného AI a sama odošle, sa u príjemcu osobitne neoznačujú, pretože sa odosielajú pod ľudskou kontrolou a s redakčnou zodpovednosťou; správy generované AI sa neodosielajú automaticky. Bez ľudského dohľadu sa neprijímajú žiadne automatizované rozhodnutia s právnymi alebo podobne významnými účinkami.
Môžete požiadať o preskúmanie ľudským posudzovateľom akéhokoľvek rozhodnutia generovaného AI, ktoré vás významne ovplyvňuje, kontaktovaním nás na office@capwork.io.
11a. Oslovovanie firiem listom
Capwork e.U. oslovuje vybrané firmy poštou s cieľom predstaviť im Capwork prostredníctvom dema pripraveného špeciálne pre ne. Prevádzkovateľom pre toto spracúvanie je Capwork e.U. Dotknutými osobami sú živnostníci a osoba, ktorú oslovená firma uvádza vo svojich právnych informáciách (Impressum) ako majiteľa alebo konateľa. Keďže tieto údaje nezískavame priamo od Vás, informujeme Vás tu v súlade s čl. 14 GDPR.
Spracúvame pritom tieto údaje:
- názov, adresu, webovú stránku a telefónne číslo firmy;
- meno, oslovenie a akademické tituly kontaktnej osoby, pokiaľ sú verejne uvedené;
- verejné informácie o firme, napríklad služby, ceny, otváracie hodiny a spôsob, akým si zákazníci v súčasnosti dohadujú termíny alebo objednávajú, ako aj poznámky k listu vypracované na ich základe;
- koľkokrát bol otvorený Váš osobný odkaz na demo a kedy prvýkrát a naposledy;
- prípadne Vašu námietku proti oslovovaniu.
Údaje pochádzajú z verejne prístupných zdrojov: z webovej stránky firmy vrátane právnych informácií, z verejných výsledkov vyhľadávania, zo záznamu firmy v Google Maps a z verejných firemných adresárov.
Údaje spracúvame, aby sme firme poslali ponuku listom, pripravili pre ňu osobné demo a zistili, či bolo demo otvorené. Právnym základom je náš oprávnený záujem na priamom marketingu voči firmám (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojení s odôvodnením 47).
Verejné zdroje vyhodnocujeme pomocou Google Vertex AI (Gemini) v EÚ; vznikajú z nich údaje pre demo, údaje o kontaktnej osobe a poznámky k listu. Text listu navrhujeme s pomocou Anthropic Claude. Každý list pred odoslaním skontroluje človek; automatizované rozhodnutia s právnymi alebo podobne významnými účinkami sa neprijímajú.
Príjemcami týchto údajov sú títo sprostredkovatelia:
- Google Cloud Platform, Google Vertex AI a Google Maps Platform — ukladanie, vyhodnocovanie pomocou AI a načítanie verejného záznamu firmy; spracúvanie v EÚ;
- Anthropic PBC (USA) — pomoc pri písaní textov listov; prenos do USA je zabezpečený štandardnými zmluvnými doložkami EÚ;
- Google Workspace (Google Ireland Limited) — e-mailová schránka office@capwork.io, do ktorej prichádzajú námietky; spracúvanie v EÚ;
- Österreichische Post AG — tlač, vkladanie do obálok a doručenie listov prostredníctvom služby EinfachBrief.
Údaje vymažeme najneskôr dvanásť mesiacov po ich získaní. Ak sa firma zaregistruje v Capwork, odvtedy platia ustanovenia týchto Zásad ochrany osobných údajov pre účty na platforme. Po podaní námietky bezodkladne vymažeme údaje o kontaktnej osobe, poznámky, webovú stránku, telefónne číslo a demo; do uplynutia dvanástich mesiacov zostanú uložené len názov firmy, adresa, počty otvorení a čas podania námietky. Aby sme firmu znova neoslovili, uchovávame potom natrvalo nezvratnú hashovaciu hodnotu vytvorenú z názvu firmy a poštového smerovacieho čísla.
Proti oslovovaniu môžete kedykoľvek namietať bez uvedenia dôvodov (čl. 21 ods. 2 a 3 GDPR): prostredníctvom „Už ma nekontaktujte“ na Vašej osobnej stránke s demom alebo e-mailom na office@capwork.io. Vaše ostatné práva podľa oddielu 13 zostávajú nedotknuté.
Osobná stránka s demom je dostupná len cez odkaz v liste. Zobrazuje výlučne informácie o firme a vymyslených vzorových zamestnancov, nikdy nie kontaktnú osobu.
11b. Dokumentácia návštev v module Objednávky
Registrované podniky môžu v module Objednávky dokumentovať prácu svojich zamestnancov u koncových zákazníkov („Moje návštevy“). Ak podnik túto funkciu používa, Capwork e.U. spracúva nižšie uvedené údaje ako sprostredkovateľ v mene podniku (oddiely 2 a 6). Prevádzkovateľom je podnik: o tomto spracúvaní informuje svojich zamestnancov a koncových zákazníkov a na podnik sa obracajú aj žiadosti týkajúce sa ich práv (oddiel 13).
O zamestnancoch podniku sa spracúvajú:
- časy práce, prestávok a jázd pri každej návšteve, ktoré sa automaticky preberajú do evidencie pracovného času danej osoby v Capwork;
- stav návštevy (na ceste, na mieste, pozastavená, dokončená, s meškaním), ktorý vidia ostatní členovia podniku s prístupom k Týždňu tímu; koncový zákazník vidí prostredníctvom odkazu na sledovanie objednávky stav svojich návštev (napr. naplánovaná, na ceste, prebieha práca, dokončená) bez mien zamestnancov a oznámený čas príchodu a meškanie len vtedy, keď ho o nich zamestnanci informujú;
- použitý materiál, poznámky a fotografie, ako aj údaj o tom, kto čo a kedy zdokumentoval; pracovný výkaz, ktorý koncový zákazník dostane, uvádza menovite nasadených zamestnancov a ich časy práce, prestávok a jázd pri tejto návšteve.
O koncových zákazníkoch podniku sa spracúvajú:
- fotografie miesta realizácie a priestorov, ktoré nasnímajú zamestnanci alebo ktoré koncový zákazník nahrá prostredníctvom odkazu na sledovanie objednávky (najviac desať na objednávku, do 30 dní po dokončení práce) alebo dopytového formulára;
- poznámky k miestu, ktoré sa ukladajú ku každej adrese zákazníka (napr. prístupové kódy, možnosti parkovania, umiestnenie zariadení);
- pri prevzatí meno a podpis podpisujúcej osoby, ako aj podpísaný pracovný výkaz (zhrnutie a PDF); podpis sa ukladá ako vektorová cesta bez biometrických znakov, teda bez tlaku pri písaní, rýchlosti písania a časového priebehu;
- pri potvrdení prostredníctvom odkazu navyše IP adresa, identifikátor prehliadača (User-Agent) a čas potvrdenia, čiastočne skrytá e-mailová adresa, na ktorú bol odkaz odoslaný, a až do potvrdenia zhrnutie zaslané na potvrdenie; odkaz platí najviac 14 dní a z kódu v odkaze ukladá Capwork len kontrolnú hodnotu (hash);
- číslo mobilného telefónu alebo e-mailová adresa, na ktoré sa posielajú oznámenia o ceste na miesto a o meškaniach, pracovný výkaz a odkaz na potvrdenie – prostredníctvom Bird formou SMS od platformového odosielateľa „Capwork“ alebo e-mailom. Ak podnik pošle výkaz na inú e-mailovú adresu, táto adresa sa uloží len v zázname o doručení správy. Každé oznámenie sa zobrazuje v oblasti komunikácie podniku a v histórii zákazníka.
Podpis pri prevzatí a potvrdenie prostredníctvom odkazu (zadané meno, súhlas a na želanie podpis) sú jednoduchými elektronickými podpismi v zmysle čl. 3 bodu 10 nariadenia eIDAS a slúžia ako doklad o prevzatí; jednorazový kód v odkaze preukazuje, že potvrdenie sa uskutočnilo prostredníctvom odkazu zaslaného na uvedenú adresu.
Zamestnanci môžu nadiktovať poznámku. Nahrávka sa odosiela do Google Vertex AI (Gemini) v EÚ výlučne na účel jej prepisu a vytvorenia konceptu textu pracovného výkazu; Capwork neukladá nahrávku ani prepis. Koncept je označený ako generovaný AI a použije sa až potom, ako ho daná osoba skontroluje a prípadne upraví.
Na rozpoznanie príchodu na miesto realizácie vyhodnocuje zobrazenie návštev polohu zariadenia výlučne priamo v zariadení; poloha sa neprenáša spoločnosti Capwork ani ju Capwork neukladá. O prístup k polohe a mikrofónu žiada prehliadač až vtedy, keď sa príslušná funkcia použije. Aby zobrazenie návštev fungovalo aj bez pripojenia k sieti, ukladá údaje o návštevách, ešte neodoslané zmeny a ešte nenahrané fotografie do lokálnej databázy prehliadača (IndexedDB); podrobnosti nájdete v našich zásadách používania súborov cookie.
Fotografie, podpisy a pracovné výkazy sa ukladajú v Google Cloud Storage v EÚ (región europe-west1), kým objednávka existuje. Spolu s ostatnými údajmi podniku sa vymažú po skončení zmluvy (oddiel 7), a aj skôr, ak na to podnik dá pokyn; nedokončené nahrávania koncového zákazníka sa vymažú. Počet nahrávaní, potvrdení a stiahnutí výkazu prostredníctvom odkazu na sledovanie objednávky je obmedzený; počítadlá, ktoré sa na to používajú, obsahujú odkaz a IP adresu len ako kontrolnú hodnotu (hash) a zanikajú uplynutím svojho časového okna. Ak koncový zákazník požiada o vymazanie svojich údajov, vymažú sa fotografie, podpis, meno podpisujúcej osoby, doklady o potvrdení prostredníctvom odkazu, poznámky, poznámky k miestu, pracovný výkaz (PDF) a ešte nevybavená žiadosť o potvrdenie spolu s jej zhrnutím; zachová sa anonymný záznam (dátum, návšteva, kontrolný súčet), aby história objednávky preukazovala, že k prevzatiu došlo.
12. Technické a organizačné opatrenia (TOMs)
Capwork e.U. zavádza primerané technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR na zabezpečenie úrovne bezpečnosti primeranej riziku. Tieto opatrenia zahŕňajú:
- Šifrovanie údajov v pokoji a pri prenose (TLS 1.2+, AES-256)
- Riadenie prístupu a autorizácia založená na rolách (RBAC) s Firebase Authentication
- Infraštruktúra hostovaná na Google Cloud Platform v rámci EÚ (región europe-west1)
- Pravidelné bezpečnostné hodnotenia, validácia vstupov (schémy Zod) a obmedzenie rýchlosti
- Protokolovanie a auditné záznamy prístupu k údajom a ich úprav
- Prevencia prompt injection a bezpečnostné opatrenia AI pre všetky údaje spracúvané AI
Podrobný opis TOMs je prílohou Zmluvy o spracúvaní údajov (AVV) a je k dispozícii na vyžiadanie.
13. Vaše práva
Podľa GDPR máte vo vzťahu k svojim osobným údajom nasledujúce práva:
- Právo na prístup (čl. 15 GDPR): môžete požiadať o informácie o tom, aké osobné údaje o Vás uchovávame.
- Právo na opravu (čl. 16 GDPR): môžete požiadať o opravu nesprávnych údajov.
- Právo na vymazanie (čl. 17 GDPR): môžete požiadať o vymazanie svojich údajov s výhradou zákonných povinností uchovávania.
- Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR): za určitých podmienok môžete požiadať o obmedzenie spracúvania.
- Právo na prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR): môžete požiadať o svoje údaje v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte.
- Právo namietať (čl. 21 GDPR): kedykoľvek môžete namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnených záujmoch.
Na uplatnenie svojich práv nás kontaktujte na office@capwork.io. Odpovieme do jedného mesiaca, ako vyžaduje čl. 12 GDPR. Koncoví zákazníci registrovaných podnikov by mali najprv kontaktovať príslušný podnik (prevádzkovateľa) na uplatnenie svojich práv.
Na ochranu Vašich údajov pred neoprávneným prístupom overujeme totožnosť každej osoby, ktorá podáva žiadosť o uplatnenie práv. Žiadosti podané z prihláseného účtu považujeme za overené. Žiadosti zaslané e-mailom potvrdzujeme prostredníctvom odkazu zaslaného na e-mailovú adresu zaregistrovanú k účtu. V prípade dôvodných pochybností o totožnosti (čl. 12 ods. 6 GDPR) môžeme požiadať o ďalšie doklady totožnosti — napríklad o kópiu úradného dokladu totožnosti s fotografiou —, ktoré po ukončení overenia vymažeme. Úplné zmazanie firemného účtu môže požadovať výhradne vlastník účtu alebo poverený administrátor; jednotliví používatelia môžu uplatňovať práva len vo vzťahu k svojim vlastným osobným údajom.
14. Dozorný orgán
Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov porušuje právo na ochranu osobných údajov, máte právo podať sťažnosť rakúskemu úradu na ochranu osobných údajov (Österreichische Datenschutzbehörde):
15. Zmeny týchto Zásad ochrany osobných údajov
Vyhradzujeme si právo aktualizovať tieto Zásady ochrany osobných údajov tak, aby odzrkadľovali zmeny v našich postupoch spracúvania údajov alebo v zákonných požiadavkách. O podstatných zmenách budú registrovaní používatelia informovaní e-mailom. Aktuálne znenie je vždy dostupné na tejto stránke.
16. Kontakt
Capwork e.U.
Inhaber: Nikolas Kain
Am Europlatz 2, 1120 Wien
FN 677603a, Handelsgericht Wien
E-mail: office@capwork.io