Zásady ochrany osobných údajov

Prevádzkovateľom zodpovedným za spracúvanie údajov v zmysle Všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR) a rakúskeho zákona o ochrane údajov (DSG) je:

Platforma Capwork funguje ako B2B služba. V závislosti od kontextu rôzne strany preberajú rôzne úlohy v oblasti ochrany údajov podľa GDPR:

• Dotknutá osoba (Betroffene Person): koncový zákazník alebo fyzická osoba, ktorej osobné údaje sú spracúvané (napr. osoba rezervujúca schôdzku alebo odosielajúca dopyt).
• Prevádzkovateľ (Verantwortlicher): registrovaný podnik používajúci platformu Capwork. Prevádzkovateľ určuje účely a prostriedky spracúvania údajov a je zodpovedný za súlad s GDPR voči svojim koncovým zákazníkom.
• Sprostredkovateľ (Auftragsverarbeiter): Capwork e.U. prevádzkuje platformu Capwork ako sprostredkovateľ v mene registrovaného podniku a spracúva osobné údaje výhradne podľa pokynov prevádzkovateľa a zmluvy o spracúvaní údajov.

Capwork e.U. je prevádzkovateľom len v prípade údajov spracúvaných na vlastné účely (napr. správa účtov platformy, fakturácia, bezpečnosť platformy). Pre všetky údaje koncových zákazníkov zadané registrovanými podnikmi (napr. údaje o rezerváciách, komunikácia so zákazníkmi, nahrané dokumenty) je prevádzkovateľom registrovaný podnik a Capwork e.U. koná výhradne ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR.

Zhromažďujeme a spracúvame nasledujúce kategórie osobných údajov:

• Údaje o účte: e-mailová adresa, heslo (v hashovanej podobe), názov spoločnosti, lokalita
• Kontaktné údaje: meno, telefónne číslo, e-mailová adresa (pri rezervácii schôdzok)
• Platobné údaje: meno držiteľa karty, posledné štyri číslice čísla karty (iba na overenie totožnosti)
• Údaje o používaní: história rezervácií, interakcie s kalendárom, konfigurácie modulov, protokolové údaje
• Technické údaje: IP adresa, typ prehliadača, informácie o zariadení, časové pečiatky prístupu
• Údaje koncových zákazníkov: všetky osobné údaje, ktoré registrované podniky zadávajú do platformy v mene svojich zákazníkov (napr. údaje o rezerváciách, kontaktné informácie, údaje o objednávkach, komunikácia)

Osobné údaje spracúvame na nasledujúcich právnych základoch podľa čl. 6 GDPR:

• Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR — Súhlas: ak ste udelili výslovný súhlas na konkrétne činnosti spracúvania.
• Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR — Zmluva: spracúvanie nevyhnutné na plnenie našej zmluvy o poskytovaní služieb s Vami.
• Čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR — Zákonná povinnosť: spracúvanie nevyhnutné na splnenie povinností uchovávania údajov podľa rakúskeho daňového a obchodného práva.
• Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR — Oprávnené záujmy: spracúvanie na prevenciu podvodov, bezpečnosť platformy a zlepšovanie služby, pokiaľ naše záujmy neprevažujú nad Vašimi právami.

Pre údaje koncových zákazníkov spracúvané v mene registrovaných podnikov je právny základ určený príslušným podnikom (prevádzkovateľom) a zdokumentovaný v jeho vlastných zásadách ochrany osobných údajov.

Vaše osobné údaje sa spracúvajú na nasledujúce účely:

• Poskytovanie a prevádzka platformy Capwork a jej modulov (schôdzky, objednávky, riadenie tímu, vozový park, sklad, financie)
• Vytváranie používateľských účtov, autentifikácia a správa prístupu
• Spracúvanie rezervácií, objednávok a komunikácie so zákazníkmi v mene registrovaných podnikov
• Funkcie založené na AI: generovanie firemných údajov, obchodné analýzy, skenovanie dokumentov a analýza spätnej väzby
• Prevencia podvodov, overovanie totožnosti a bezpečnosť platformy

Vzhľadom na to, že Capwork e.U. koná ako sprostredkovateľ (Auftragsverarbeiter) pre registrované podniky, uzatvára sa s každým registrovaným podnikom počas procesu registrácie zmluva o spracúvaní údajov (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) podľa čl. 28 GDPR.

AVV upravuje:

• Predmet, trvanie, povahu a účel spracúvania údajov
• Kategórie spracúvaných osobných údajov a kategórie dotknutých osôb
• Povinnosti a práva prevádzkovateľa (registrovaného podniku)
• Technické a organizačné opatrenia (TOMs) na zabezpečenie bezpečnosti údajov (pozri oddiel 13)
• Využívanie a schvaľovanie ďalších sprostredkovateľov (pozri oddiel 9)
• Povinnosti týkajúce sa vymazania alebo vrátenia údajov po ukončení zmluvy

Registrovaný podnik (prevádzkovateľ) môže kedykoľvek požiadať o kópiu AVV kontaktovaním na adrese office@capwork.io.

Osobné údaje sa uchovávajú iba po dobu nevyhnutnú na splnenie vyššie opísaných účelov alebo po dobu vyžadovanú zákonom. Rakúske obchodné a daňové právo (BAO, UGB) môže vyžadovať uchovávanie určitých údajov až 7 rokov.

Po ukončení účtu budú Vaše osobné údaje vymazané do 30 dní, pokiaľ zákon nevyžaduje dlhšie uchovávanie. Údaje koncových zákazníkov spracúvané v mene registrovaných podnikov budú vymazané alebo vrátené v súlade s AVV.

Vaše údaje môžu byť zdieľané s nasledujúcimi kategóriami príjemcov, ktorí konajú ako ďalší sprostredkovatelia (Unterauftragsverarbeiter) podľa čl. 28 GDPR:

• Google Cloud Platform (Firebase, Firestore, Cloud Functions) — infraštruktúra a ukladanie údajov (región EÚ: europe-west1)
• Google Vertex AI (modely Google ako Gemini, ako aj partnerské modely z Vertex Model Garden, napr. Anthropic Claude; inferenciu v celom rozsahu vykonáva Google Cloud v EÚ) — funkcie založené na AI ako generovanie firemných údajov, insights, skenovanie dokumentov, spracovanie faktúr a analýza objednávkových dopytov (sprostredkovateľ)
• Twilio — doručovanie SMS a WhatsApp oznámení (sprostredkovateľ)
• Google Maps Platform (Places, Maps JavaScript API, Time Zone, Distance Matrix) — vyhľadávanie adries, zobrazenie máp a vzdialeností; načítava sa aj na verejnej registračnej stránke, pričom sa vaša IP adresa prenáša spoločnosti Google
• Stripe Payments Europe, Ltd. — spracovanie platieb a fakturácia (sprostredkovateľ)
• Bird (Bird B.V., Holandsko) – odosielanie transakčných e-mailov (ďalší sprostredkovateľ)
• Google Workspace / Gmail (Google Ireland Limited) — odosielanie e-mailov platformy registrovaným používateľom (napr. uvítacie a onboardingové správy); spracúvanie v rámci EÚ (sprostredkovateľ)

Všetci sprostredkovatelia sú uvedení v AVV a sú viazaní zmluvami o spracúvaní údajov podľa čl. 28 GDPR. Registrovaný podnik (prevádzkovateľ) je informovaný o zmenách sprostredkovateľov a má právo namietať. Vaše osobné údaje nepredávame tretím stranám.

Niektorí naši sprostredkovatelia prevádzkujú servery mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). Pokiaľ sú údaje prenášané do tretích krajín (napr. USA), zabezpečujeme primerané záruky vrátane štandardných zmluvných doložiek EÚ (SCC) a rozhodnutí o primeranosti Európskej komisie.

Google LLC a Twilio Inc. sa zúčastňujú EU-U.S. Data Privacy Framework a poskytujú primeranú úroveň ochrany údajov uznanú Európskou komisiou. Mechanizmy prenosu sú zdokumentované v AVV.

Platforma Capwork používa výhradne technicky nevyhnutné cookies na autentifikáciu a jazykové nastavenia. Nepoužívajú sa žiadne sledovacie, analytické ani reklamné cookies.

Nastavenia cookies môžete spravovať vo svojom prehliadači. Zakázanie nevyhnutných cookies môže ovplyvniť funkčnosť platformy.

Používanie našej webovej stránky a platformy meriame pomocou vlastného štatistického systému šetrného k súkromiu, ktorý funguje bez súborov cookie a nič neukladá do vášho zariadenia. Naše servery uchovávajú iba agregované denné počty (napr. zobrazenia jednotlivých stránok); nevytvárame používateľské profily ani neposkytujeme údaje tretím stranám. Na počítanie unikátnych návštevníkov sa IP adresa a identifikátor prehliadača prevádzajú pomocou denne meneného kľúča na anonymný identifikátor; samotná IP adresa sa nikdy neukladá a identifikátor sa do 48 hodín vymaže a nedá sa prepojiť medzi jednotlivými dňami. Všetko spracúvanie prebieha výlučne na našich serveroch v EÚ (europe-west1). Právny základ: náš oprávnený záujem na analýze a zlepšovaní našich služieb (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR). Rešpektujeme signály prehliadača „Do Not Track“ a „Global Privacy Control“ — ak je niektorý z nich zapnutý, žiadne štatistiky sa nezbierajú. Okrem toho rovnakým spôsobom počítame využitie jednotlivých funkcií (napríklad ako často sa použije určité tlačidlo) a hrubé metriky návštev (počet zobrazených stránok za návštevu a približnú dĺžku návštevy). Aj tieto hodnoty sa ukladajú výhradne ako agregované denné počty bez väzby na osobu a na tento účel sa vo vašom zariadení naďalej nič neukladá ani nečíta.

Platforma Capwork využíva služby AI prostredníctvom Google Vertex AI na funkcie vrátane automatického generovania firemných údajov, správ o obchodných analýzach, skenovania dokumentov vozidiel, spracovania faktúr, analýzy spätnej väzby a analýzy objednávkových dopytov. Pri tom sa využívajú tak vlastné modely Google (napr. Gemini), ako aj partnerské modely poskytované prostredníctvom Vertex Model Garden (napr. Anthropic Claude); v oboch prípadoch inferenciu vykonáva výhradne Google Cloud v EÚ. Google Vertex AI koná ako sprostredkovateľ v súlade s podmienkami AVV.

Údaje odoslané službám AI sú spracúvané výhradne podľa Enterprise podmienok spracúvania údajov Google Cloud a s pripnutím regiónu spracúvania na EÚ. Osobné údaje odoslané službám AI sa nepoužívajú na trénovanie, zlepšovanie ani vývoj modelov AI. Je to zmluvne zaručené prostredníctvom dodatku o spracúvaní údajov Google Cloud.

Všetok obsah generovaný AI je jasne označený v používateľskom rozhraní v súlade s Aktom EÚ o umelej inteligencii (EU AI Act, čl. 50). Bez ľudského dohľadu sa neprijímajú žiadne automatizované rozhodnutia s právnymi alebo podobne významnými účinkami.

Môžete požiadať o preskúmanie ľudským posudzovateľom akéhokoľvek rozhodnutia generovaného AI, ktoré vás významne ovplyvňuje, kontaktovaním nás na office@capwork.io.

Capwork e.U. zavádza primerané technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR na zabezpečenie úrovne bezpečnosti primeranej riziku. Tieto opatrenia zahŕňajú:

• Šifrovanie údajov v pokoji a pri prenose (TLS 1.2+, AES-256)
• Riadenie prístupu a autorizácia založená na rolách (RBAC) s Firebase Authentication
• Infraštruktúra hostovaná na Google Cloud Platform v rámci EÚ (región europe-west1)
• Pravidelné bezpečnostné hodnotenia, validácia vstupov (schémy Zod) a obmedzenie rýchlosti
• Protokolovanie a auditné záznamy prístupu k údajom a ich úprav
• Prevencia prompt injection a bezpečnostné opatrenia AI pre všetky údaje spracúvané AI

Podrobný opis TOMs je prílohou Zmluvy o spracúvaní údajov (AVV) a je k dispozícii na vyžiadanie.

Podľa GDPR máte vo vzťahu k svojim osobným údajom nasledujúce práva:

• Právo na prístup (čl. 15 GDPR): môžete požiadať o informácie o tom, aké osobné údaje o Vás uchovávame.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR): môžete požiadať o opravu nesprávnych údajov.
• Právo na vymazanie (čl. 17 GDPR): môžete požiadať o vymazanie svojich údajov s výhradou zákonných povinností uchovávania.
• Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR): za určitých podmienok môžete požiadať o obmedzenie spracúvania.
• Právo na prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR): môžete požiadať o svoje údaje v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte.
• Právo namietať (čl. 21 GDPR): kedykoľvek môžete namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnených záujmoch.

Na uplatnenie svojich práv nás kontaktujte na office@capwork.io. Odpovieme do jedného mesiaca, ako vyžaduje čl. 12 GDPR. Koncoví zákazníci registrovaných podnikov by mali najprv kontaktovať príslušný podnik (prevádzkovateľa) na uplatnenie svojich práv.

Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov porušuje právo na ochranu osobných údajov, máte právo podať sťažnosť rakúskemu úradu na ochranu osobných údajov (Österreichische Datenschutzbehörde):

Vyhradzujeme si právo aktualizovať tieto Zásady ochrany osobných údajov tak, aby odzrkadľovali zmeny v našich postupoch spracúvania údajov alebo v zákonných požiadavkách. O podstatných zmenách budú registrovaní používatelia informovaní e-mailom. Aktuálne znenie je vždy dostupné na tejto stránke.

Capwork e.U.

Inhaber: Nikolas Kain

Am Europlatz 2, 1120 Wien

FN 677603a, Handelsgericht Wien

E-mail: office@capwork.io