De slimmere manier om uw bedrijf te runnen — afspraken

Afspraken

Uw agenda vult zich terwijl u werkt.

Klanten boeken online wanneer het hun uitkomt — en krijgen alleen tijden aangeboden die u echt kunt waarmaken.

• Dag en nacht te boeken: op uw website, via link of QR-code, in 24 talen en zonder klantaccount.
• Geen dubbele boekingen: medewerker, voertuig en materiaal worden samen met de afspraak gereserveerd.
• De bevestiging gaat vanzelf de deur uit, en een herinnering de avond ervoor als de klant daarom vraagt.
• Zegt iemand af, dan wordt het tijdstip aangeboden aan klanten met een latere afspraak die daarom hebben gevraagd.

Producten en diensten

Eén keer beschrijven, in 24 talen aanbieden.

U voegt een dienst toe — Capwork vertaalt hem, stelt foto’s voor en weet wat er nodig is om hem uit te voeren.

• Elke dienst wordt automatisch in alle 24 EU-talen vertaald, bij elke wijziging opnieuw.
• AI-productfoto’s in één consistente stijl: vier voorstellen, opnieuw genereren of zelf een foto uploaden.
• Varianten en extra’s veranderen prijs en duur — één item in plaats van drie.
• Elke dienst weet wat hij nodig heeft: vaardigheden, voertuig, gereedschap en materiaal.

Communicatie

Het antwoord staat klaar voordat u het bericht opent.

E-mail, sms en WhatsApp komen in één inbox binnen — met een conceptantwoord dat u alleen nog nakijkt.

• Alle kanalen in één inbox, met een eigenaar en een status — niets gaat met iemand mee op vakantie.
• Het concept komt in de taal van de klant, met echte prijzen en vrije tijden in plaats van giswerk.
• Eén klik: een afspraak boeken, een aanvraag openen of een leveranciersfactuur doorzetten naar Financiën.
• Niets gaat de deur uit zonder u: een bericht wordt pas verstuurd als u het goedkeurt.

WhatsApp en sms ontvangt u via uw eigen Twilio- of Bird-account.

Klanten

Een klantenbestand dat zichzelf bijhoudt.

Wie schrijft, boekt of een offerte vraagt, staat automatisch in uw klantenlijst — met alles wat erbij hoort.

• Klanten ontstaan uit de inbox, boekingen en opdrachten; dubbele worden herkend en samengevoegd.
• Opdrachten, omzet en laatste contact zijn altijd actueel, en segmenten als „90 dagen niets gehoord” vullen zich vanzelf.
• Eén tijdlijn per klant: afspraken, opdrachten, berichten en automatische meldingen.
• In het klantenportaal zeggen klanten afspraken af, accepteren ze offertes en volgen ze hun opdrachten — zonder wachtwoord.

Aanvragen en bestellingen

Van aanvraag tot ingeplande klus — in minuten.

Elke aanvraag wordt beoordeeld, geprijsd en ingepland met de mensen, het voertuig en het materiaal die nodig zijn.

• Eerste beoordeling door AI: een prijs uit uw catalogus, de benodigde mensen, voertuigen en materiaal, en open vragen aan de klant.
• Offerte via link: de klant accepteert online, en de opdracht wordt ingepland en gereserveerd.
• De planning rekent de reistijd mee en kiest bij voorkeur tijden direct na een klus in de buurt.
• „Mijn bezoeken” op de telefoon: onderweg, start, klaar — met foto’s, dictaat, handtekening en PDF-rapport.

Offertes verstuurt u via een gekoppeld e-mail- of sms-kanaal.

Personeelsbeheer

Wie kan, wordt ingepland. Wie uitvalt, wordt vervangen.

Vaardigheden, werktijden en afwezigheid op één plek — boeken en plannen bieden alleen mensen aan die het werk echt kunnen doen.

• Alleen wie de vereiste vaardigheid heeft en ingeroosterd is, wordt aangeboden.
• Iemand meldt zich ziek: u ziet elke betrokken boeking en vervangers gerangschikt op werkdruk — u bevestigt.
• Kan niemand overnemen, dan wordt de klant gevraagd een nieuw tijdstip te kiezen, en de verantwoordelijke leidinggevende krijgt een taak.
• Een weekrooster, vooraf ingevuld en met urensaldo: opdrachttijd en geregistreerde uren tellen tegen de contracturen.

Wagenparkbeheer

Geen keuring gemist. Geen bus dubbel geboekt.

Uw wagenpark meldt zich voordat er iets verloopt — en elk voertuig is altijd maar voor één opdracht gereserveerd.

• Fotografeer het kentekenbewijs: kenteken, VIN en technische gegevens vullen zich vanzelf in.
• Onderhoud, keuring, verzekering en bandenwissel komen op tijd als taak binnen.
• Reserveringen inclusief gereedschap en materiaal: niets wordt dubbel uitgegeven, en wie rijdt heeft het juiste rijbewijs nodig.
• Rittenregistratie met vergrendelde ritten en export; een QR-code in het voertuig start de rit.

Voorraad

Nooit meer zonder materiaal bij de klant.

Capwork waarschuwt voordat iets op raakt — en nabestellen is één klik.

• Minimum- en bestelniveau per materiaal: tekorten vallen op voordat ze een klus stilleggen.
• Eén klik stuurt de bestelling per e-mail, WhatsApp of sms naar uw leverancier.
• Scan de leveranciersfactuur: de regels worden als goederenontvangst geboekt zodra u bevestigt.
• Opdrachten boeken gebruikt materiaal precies één keer af, en de planning vertelt u wanneer u uiterlijk moet bestellen.

Leveranciers

Uw leveranciers maken zichzelf aan.

Elke gescande factuur herkent zijn leverancier of maakt hem aan — met cijfers die zichzelf uitrekenen.

• Herkend op btw-nummer en naam; wat onzeker is, wordt gemarkeerd voor controle in plaats van gegokt.
• Uitgaven dit jaar, gemiddelde betaaltermijn en geleverde materialen — automatisch.
• Alleen bevoegden zien bankgegevens, en elke IBAN-wijziging wordt vastgelegd.
• Dubbele samenvoegen: facturen, transacties en materialen verhuizen mee.

Takenplanner

Capwork stelt voor. U beslist.

Wat gedaan moet worden, verschijnt vanzelf — en verdwijnt weer zodra de reden weg is.

• Taken ontstaan vanzelf: keuring nodig, voorraad laag, opdracht loopt vast.
• Voorstellen zoals een nabestelling of onderhoud keurt u met één klik goed of af.
• Lijst, bord en agenda; de bel laat zien wat nu uw aandacht nodig heeft.
• Elke taak is gekoppeld aan mensen, voertuigen, materiaal en opdrachten — wat nodig is, wordt gereserveerd.

Financiën

Bon fotograferen. Klaar.

Capwork leest uw bonnen, archiveert ze en laat zien waar het geld heen gaat — terwijl de maand nog loopt.

• Leverancier, bedragen en btw per tarief worden voor u uitgelezen; u bevestigt.
• Doorlopende nummering, een archiefplek met QR-label en een onveranderbaar archief voor zeven jaar.
• Blijft een terugkerende betaling uit, dan valt dat op.
• Winst en verlies, kasstroom, belasting per tarief en openstaande posten naar ouderdom — als CSV voor uw boekhouder.