U verliest een dag per week aan no-shows, gemiste telefoontjes en dubbele boekingen

Klinkt dit bekend?

• Klanten bellen midden in een klus, en als u terugbelt hebben ze al elders geboekt.
• Twee afspraken belanden op hetzelfde tijdvak omdat de agenda op twee plekken staat.
• Iemand komt simpelweg niet opdagen: het uur is weg en verkoopt u geen tweede keer.
• Eén annulering om 9 uur haalt de hele dag overhoop, en u plant hem telefonisch opnieuw.
• Dat iemand ziek is, hoort u pas als hij niet bij de klant aankomt.
• Uw avonden gaan op aan het bevestigen van morgen per sms, bericht voor bericht.

Wat u terugkrijgt

Elk blok in uw agenda wordt er een die u ook echt kunt waarmaken: bemand, uitgerust en bevestigd zonder dat u er iets aan doet. Boekingen komen binnen terwijl u aan het werk bent, bevestigingen gaan vanzelf de deur uit, en een annulering zet het uur meteen weer te koop in plaats van het af te schrijven.

Hoe Capwork dit oplost

1. 1

   Klanten boeken zelf, op uw werkelijke beschikbaarheid

   Uw boekingspagina biedt alleen tijdvakken aan die echt haalbaar zijn: openingstijden, wie er daadwerkelijk werkt, welke vaardigheden nodig zijn en of bus en gereedschap vrij zijn. Een tijdvak dat u niet kunt waarmaken bestaat niet — een dubbele boeking wordt onmogelijk.

2. 2

   Elke boeking bevestigt zichzelf

   Zodra een afspraak is geboekt, verstuurt Capwork de bevestiging namens u – per e-mail, of per sms als de klant geen adres heeft opgegeven – zonder dat u iets hoeft te koppelen of in te stellen. Geen avonden meer waarop u hetzelfde bericht steeds opnieuw typt.

3. 3

   Een annulering ruimt zichzelf op

   Valt een boeking weg, dan wordt alles wat zij vasthield — de persoon, de bus, het gereedschap, het materiaal — in één keer vrijgegeven en staat het tijdvak weer op uw boekingspagina. U ziet precies wat er vrijkomt voordat u bevestigt.

4. 4

   Valt iemand uit, dan ziet u de vervanging vooraf

   Vakantie en ziekte lopen rechtstreeks door in de beschikbaarheid: niemand kan worden ingepland voor werk waarvoor hij er niet is. Meld iemand af en Capwork zoekt uit wie nog meer de juiste vaardigheden en een vrij venster heeft, en toont u de wissel voordat er iets verandert. Kan niemand het overnemen, dan wordt de boeking vrijgegeven en wordt de klant gevraagd opnieuw te boeken.

5. 5

   Herinneringen vóór de afspraak

   Klanten die het op het boekingsformulier aanvinken, krijgen de dag ervoor om 17:00 een herinnering – per sms, of per e-mail als ze geen nummer hebben opgegeven – verstuurd door Capwork namens u. Wie het vergeten zou zijn, krijgt zijn seintje zonder dat u eraan hoeft te denken.

6. 6

   Een annulering vult zichzelf op

   Komt er een afspraak vrij, dan wordt die aangeboden aan klanten met een latere afspraak voor dezelfde dienst die gevraagd hebben om een seintje – één voor één, tien minuten per persoon, de dichtstbijzijnde afspraak eerst. Wie ja zegt wordt verplaatst en bevestigd; de oude afspraak wordt op zijn beurt aangeboden.

Wat u hiervoor nodig heeft

Op gebruik: een rustige maand kost minder. Begin met alleen de planning en voeg de rest toe zodra die het verdient.

Veelgestelde vragen

Wat u nog meer op orde kunt brengen