Het rooster dat weet wat er aankomt

Klinkt dit bekend?

• Elke week schrijft u hetzelfde rooster opnieuw, op papier of in een spreadsheet.
• Zaterdag zit vol, en er staat één persoon op het rooster.
• Volgens het rooster is iemand vrij, en de online agenda neemt toch boekingen voor die persoon aan.
• Een afspraak vraagt een bepaalde vaardigheid, en niemand die dat kan is die dag aan het werk.
• Wie uren tegoed heeft en wie uren moet inhalen, blijkt pas aan het eind van de maand, als het al blijkt.
• Vakanties staan op de ene plek, het rooster op de andere, en ze spreken elkaar tegen.

Wat u terugkrijgt

Een week die u bijstelt in plaats van hem opnieuw uit te typen, en een rooster dat uw agenda niet kan tegenspreken: wat u publiceert, is wanneer iedere medewerker geboekt en ingepland kan worden. Ieders uren blijven binnen een marge die u zelf instelt, en het urensaldo laat zien wie voorloopt en wie achterloopt, voordat het een probleem wordt.

Hoe Capwork dit oplost

1. 1

   De week is al ingevuld

   Opent u een week voor het eerst, dan staat de standaardweek van iedere medewerker er al in; vakanties, ziektedagen en feestdagen blijven vrij. ‘Zoals vorige week’ neemt de week ervoor over. Op de computer tekent, verschuift en verlengt of verkort u diensten met de muis, met dienstsjablonen zoals vroeg en laat; op de telefoon tikt u op een dienst en past u de tijden aan. Gebroken diensten zoals 10–14 en 17–22 kunnen ook.

2. 2

   U ziet wat er geboekt is, en wie het kan

   De rij van iedere medewerker toont diens geboekte afspraken en opdrachtbezoeken. Onder elke dag laat een balk per vaardigheid elk uur groen zien als er genoeg gekwalificeerde mensen in dienst zijn, oranje als er één ontbreekt en rood als er meer ontbreken of niemand er is. Openingsuren zonder iemand in dienst zijn gemarkeerd als gat, en een dag waarop meer geboekt is dan iemands diensttijd valt meteen op.

3. 3

   Uren binnen de marge, met urensaldo

   Elke rij toont geplande tegenover contracturen, gekleurd volgens de marge (standaard ±10 %), en het saldo van de medewerker. Een week van 43 uur bij een contract van 40 uur valt binnen de marge en zet +3 u op het saldo. Geregistreerde tijd telt waar die er is, en vakanties, ziektedagen en feestdagen op werkdagen worden bijgeschreven.

4. 4

   ‘Rooster voorstellen’ rekent het voor u uit

   Eén klik stelt wijzigingen voor: geboekt werk dekken waarvoor niemand met de juiste vaardigheid in dienst is, openingsuren bezetten die niemand dekt, en ieders uren richting hun doel brengen. Elke wijziging noemt de reden, zoals ‘14:00–15:00: geboekt, niemand met Kapper in dienst’. Het voorstel volgt vaste regels, er verandert niets tot u het toepast, en diensten die u met de hand hebt aangepast of waarin geboekt werk zit, worden nooit ingekort.

5. 5

   Publiceer, en boeken en plannen volgen

   Eenmaal gepubliceerd zijn de diensten de werktijden: online boeken en opdrachtplanning gebruiken alleen mensen die in dienst zijn. Laat een kortere dienst afspraken of taken buiten de dienst vallen, dan zet Capwork ze meteen op een rij en beslist u per stuk: laten staan, overdragen aan een gekwalificeerde collega die in dienst is, of vrijgeven.

6. 6

   Hints over arbeidstijdregels voor Duitsland en Oostenrijk

   Meer dan 10 uur werk op een dag, minder dan 11 uur rust, te korte pauzes, werk op zondag (in Duitsland ook op feestdagen): het rooster wijst u erop. De hints blokkeren nooit een planning en vervangen geen juridische toetsing.

Wat u hiervoor nodig heeft

Het rooster hoort bij Personeelsbeheer en kost niets extra: u betaalt per actieve medewerker per maand. Met Afspraken en Aanvragen en bestellingen verschijnt geboekt werk in het raster zodra u ze gebruikt.

Veelgestelde vragen

Wat u nog meer op orde kunt brengen