Työvuorolista, joka tietää, mitä on tulossa

Kuulostaako tutulta?

• Joka viikko sama työvuorolista kirjoitetaan uudelleen paperille tai taulukkoon.
• Lauantai on täyteen varattu, ja listalla on yksi ihminen.
• Työvuorolistan mukaan joku on vapaalla, mutta verkkokalenteri ottaa hänelle yhä varauksia.
• Varattu aika vaatii tiettyä osaamista, eikä kukaan, jolla sitä on, ole sinä päivänä töissä.
• Kenellä on tunteja hyvää ja kenellä vajetta, selviää vasta kuun lopussa, jos silloinkaan.
• Lomat ovat yhdessä paikassa, työvuorolista toisessa, eivätkä ne täsmää.

Mitä saatte takaisin

Viikko, jota vain säädetään sen sijaan, että se kirjoitettaisiin alusta, ja työvuorolista, joka ei voi olla ristiriidassa kalenterin kanssa: julkaistu lista ratkaisee, milloin kunkin henkilön voi varata ja suunnitella töihin. Kaikkien tunnit pysyvät itse asettamanne vaihteluvälin sisällä, ja tuntisaldo näyttää, kuka on edellä ja kuka jäljessä, ennen kuin siitä tulee ongelma.

Näin Capwork ratkaisee sen

1. 1

   Viikko on jo täytetty

   Kun viikko avataan ensimmäisen kerran, jokaisen henkilön perusviikko on siinä jo valmiina; lomat, sairauspäivät ja pyhäpäivät jäävät vapaiksi. ”Kuten viime viikolla” kopioi edellisen viikon. Tietokoneella vuoroja piirretään, siirretään ja venytetään hiirellä vuoromallien, kuten aamu- ja iltavuoron, avulla; puhelimessa vuoroa napautetaan ja sen ajat muutetaan. Myös jaetut vuorot, kuten 10–14 ja 17–22, onnistuvat.

2. 2

   Näette, mitä on varattu ja kuka sen osaa

   Jokaisen henkilön rivillä näkyvät hänen varatut aikansa ja työkäyntinsä. Jokaisen päivän alla on osaamiskohtainen palkki, joka näyttää jokaisen tunnin vihreänä, kun vuorossa on tarpeeksi osaavia henkilöitä, keltaisena, kun yksi puuttuu, ja punaisena, kun puuttuu useampi tai paikalla ei ole ketään. Aukioloajat, joille ei ole ketään vuorossa, merkitään aukoiksi, ja päivä, joka on varattu jonkun vuoroa pidemmälle, erottuu selvästi.

3. 3

   Tunnit vaihteluvälin sisällä, tuntisaldon kanssa

   Jokainen rivi näyttää suunnitellut tunnit sovittuihin verrattuna vaihteluvälin mukaan väritettynä (oletuksena ±10 %) sekä henkilön saldon. 43 tunnin viikko 40 tunnin sopimuksella on vaihteluvälin sisällä ja tuo saldoon +3 h. Kirjattu työaika lasketaan, jos sitä on, ja työpäiville osuvat lomat, sairauspäivät ja pyhäpäivät hyvitetään.

4. 4

   ”Ehdota vuorolistaa” hoitaa laskutoimitukset

   Yhdellä napsautuksella saadaan muutosehdotukset: varatun työn kattaminen, kun vuorossa ei ole ketään osaavaa, aukioloaikojen miehittäminen, kun kukaan ei ole niillä vuorossa, ja jokaisen henkilön tuntien tuominen kohti tavoitetta. Jokainen muutos kertoo syynsä, esimerkiksi ”14:00–15:00: varattu, vuorossa ei ketään, jolla on Kampaaja”. Ehdotus noudattaa kiinteitä sääntöjä, mikään ei muutu ennen kuin otatte sen käyttöön, eikä käsin muokattuja tai varattua työtä sisältäviä vuoroja koskaan lyhennetä.

5. 5

   Julkaiskaa, ja varaukset ja suunnittelu seuraavat

   Julkaisun jälkeen vuorot ovat työaika: verkkoajanvaraus ja töiden suunnittelu käyttävät vain vuorossa olevia henkilöitä. Jos lyhyempi vuoro jättää varattuja aikoja tai tehtäviä sen ulkopuolelle, Capwork listaa ne heti, ja te päätätte jokaisesta erikseen: pidetään ennallaan, siirretään osaavalle kollegalle, joka on vuorossa, tai vapautetaan.

6. 6

   Vihjeitä työaikasäännöistä Saksaan ja Itävaltaan

   Yli 10 tuntia työtä päivässä, alle 11 tuntia lepoa, liian lyhyet tauot, sunnuntaityö (Saksassa myös pyhäpäivinä): työvuorolista huomauttaa niistä. Vihjeet eivät koskaan estä suunnitelmaa, eivätkä ne korvaa oikeudellista tarkistusta.

Tähän tarvitsette nämä

Työvuorolista kuuluu Henkilöstöhallintaan eikä maksa mitään lisää: laskutus on aktiivista henkilöä kohden kuukaudessa. Kun käytössä ovat Ajanvaraukset sekä Pyynnöt ja tilaukset, varattu työ näkyy ruudukossa heti.

UKK

Mitä muuta voitte saada kuntoon