A escala que sabe o que aí vem

Soa-lhe familiar?

• Todas as semanas volta a escrever a mesma escala, em papel ou numa folha de cálculo.
• O sábado está cheio de marcações e na escala há uma única pessoa.
• Segundo a escala, alguém está de folga, e a agenda online continua a aceitar marcações com essa pessoa.
• Uma marcação exige uma competência específica e, nesse dia, ninguém que a tenha está a trabalhar.
• Quem tem horas a mais e quem as deve só se descobre no fim do mês, quando se descobre.
• As férias estão registadas num sítio, a escala noutro, e não batem certo.

O que recupera

Uma semana que se ajusta em vez de se escrever de raiz, e uma escala que não pode contradizer a sua agenda: o que publica é o horário em que cada pessoa pode receber marcações e trabalhos. As horas de todos ficam dentro de uma margem definida pela sua empresa, e o saldo de horas mostra quem está adiantado e quem está atrasado antes de isso se tornar um problema.

Como a Capwork resolve isto

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   A semana já vem preenchida

   Na primeira vez que abre uma semana, a semana-tipo de cada pessoa já lá está; férias, baixas e feriados ficam livres. «Como na semana passada» copia a semana anterior. No computador, os turnos desenham-se, movem-se e redimensionam-se com o rato, com modelos de turno como manhã e tarde; no telemóvel, basta tocar num turno e mudar o horário. Turnos repartidos, como 10–14 e 17–22, também funcionam.

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   Vê o que está marcado, e quem o pode fazer

   A linha de cada pessoa mostra as suas marcações e deslocações de trabalho agendadas. Por baixo de cada dia, uma faixa por competência mostra cada hora a verde quando há pessoas qualificadas suficientes de turno, a âmbar quando falta uma e a vermelho quando faltam mais ou não há ninguém. Horas de abertura sem ninguém de serviço ficam assinaladas como falhas, e um dia com mais marcações do que o turno de alguém salta à vista.

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   Horas dentro da margem, com saldo de horas

   Cada linha mostra as horas planeadas face às contratadas, coloridas segundo a margem (±10 % por predefinição), e o saldo da pessoa. Uma semana de 43 horas num contrato de 40 fica dentro da margem e soma +3 h ao saldo. O tempo registado conta onde existe, e as férias, baixas e feriados em dias de trabalho são creditados.

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   «Propor escala» faz as contas

   Um clique propõe alterações: cobrir trabalho marcado que não tem ninguém qualificado de turno, assegurar horas de abertura que ninguém cobre e aproximar as horas de cada pessoa do seu objetivo. Cada alteração indica o motivo, por exemplo «14:00–15:00: marcado, ninguém com Cabeleireiro de turno». A proposta segue regras fixas, nada muda até ser aplicada, e os turnos editados à mão ou com trabalho marcado nunca são encurtados.

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   Publique, e as marcações e o planeamento seguem a escala

   Depois de publicados, os turnos são o horário de trabalho: as marcações online e o planeamento dos trabalhos só usam pessoas de serviço. Se um turno mais curto deixar marcações ou tarefas de fora, a Capwork lista-as de imediato e a decisão é sua, caso a caso: manter, passar a um colega qualificado de turno ou libertar.

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   Avisos sobre regras de tempo de trabalho para a Alemanha e a Áustria

   Mais de 10 horas de trabalho num dia, menos de 11 horas de descanso, pausas demasiado curtas, trabalho ao domingo (na Alemanha também nos feriados): a escala assinala-os. Os avisos nunca bloqueiam uma escala e não substituem uma análise jurídica.

O que precisa para isto

A escala faz parte da Gestão de pessoal e não custa nada a mais: é faturada por pessoa ativa e por mês. Com Marcações e Pedidos e encomendas, o trabalho agendado aparece na grelha assim que os começa a usar.

Perguntas frequentes

O que mais pode pôr em ordem