Schemat som vet vad som är på gång

Känns det igen?

• Varje vecka skriver du samma schema igen, på papper eller i ett kalkylark.
• Lördagen är fullbokad, och en enda person står på schemat.
• Enligt schemat är någon ledig, men onlinekalendern tar ändå emot bokningar för hen.
• En bokning kräver en viss kompetens, och ingen som har den jobbar den dagen.
• Vem som har timmar till godo och vem som ligger back syns först i slutet av månaden, om ens då.
• Semestern finns på ett ställe, schemat på ett annat, och de stämmer inte överens.

Vad du får tillbaka

En vecka som du justerar i stället för att skriva från början, och ett schema som inte kan säga emot kalendern: det du publicerar avgör när varje person kan bokas och planeras. Allas timmar håller sig inom ett intervall som du bestämmer, och timsaldot visar vem som ligger före och vem som ligger efter innan det blir ett problem.

Så löser Capwork det

1. 1

   Veckan är redan ifylld

   Första gången du öppnar en vecka finns varje persons grundvecka redan där; semester, sjukdagar och helgdagar hålls fria. ”Som förra veckan” kopierar veckan innan. På datorn ritar, flyttar och ändrar du längden på passen med musen, med passmallar som tidigt och sent; i mobilen trycker du på ett pass och ändrar tiderna. Delade pass som 10–14 och 17–22 fungerar också.

2. 2

   Du ser vad som är bokat – och vem som kan göra det

   På varje persons rad syns deras bokade tider och jobbesök. Under varje dag visar en rad per kompetens varje timme i grönt när tillräckligt många med rätt kompetens är i tjänst, i gult när en saknas och i rött när fler saknas eller ingen finns där. Öppettider utan någon i tjänst markeras som luckor, och en dag som är bokad längre än någons pass sticker ut.

3. 3

   Timmar inom intervallet, med timsaldo

   Varje rad visar planerade mot avtalade timmar, färgade efter intervallet (±10 % som standard), och personens saldo. En vecka på 43 timmar med ett avtal på 40 timmar ligger inom intervallet och ger +3 h på saldot. Registrerad tid räknas där sådan finns, och semester, sjukdagar och helgdagar som infaller på arbetsdagar tillgodoräknas.

4. 4

   ”Föreslå schema” sköter räknandet

   Ett klick ger förslag på ändringar: täcka bokat arbete där ingen med rätt kompetens är i tjänst, bemanna öppettider som ingen täcker och föra varje persons timmar mot deras mål. Varje ändring anger sitt skäl, till exempel ”14:00–15:00: bokat, ingen med Frisör i tjänst”. Förslaget följer fasta regler, ingenting ändras förrän du tillämpar det, och pass som du har ändrat för hand eller som har bokat arbete förkortas aldrig.

5. 5

   Publicera – bokning och planering följer efter

   När schemat är publicerat är passen arbetstiden: onlinebokningen och jobbplaneringen använder bara personer som är i tjänst. Om ett kortare pass lämnar bokningar eller uppgifter utanför, listar Capwork dem direkt och du bestämmer för var och en: behåll, lämna över till en kollega med rätt kompetens som är i tjänst, eller släpp.

6. 6

   Tips om arbetstidsregler för Tyskland och Österrike

   Mer än 10 timmars arbete på en dag, mindre än 11 timmars vila, för korta raster, arbete på söndag (i Tyskland även på helgdagar): schemat påpekar det. Tipsen stoppar aldrig en plan, och de ersätter inte en juridisk granskning.

Det här behöver du

Schemat ingår i Personaladministration och kostar inget extra: det debiteras per aktiv person och månad. Med Bokningar och Förfrågningar och beställningar syns bokat arbete i rutnätet så snart du använder dem.

FAQ

Mer du kan få ordning på