Vagtplanen, der ved, hvad der venter

Lyder det bekendt?

• Hver uge skriver du den samme vagtplan igen, på papir eller i et regneark.
• Lørdag er fuldt booket, og der står én person på vagtplanen.
• Ifølge vagtplanen har en medarbejder fri, men onlinekalenderen tager stadig imod bookinger hos vedkommende.
• En aftale kræver en bestemt kompetence, og ingen, der har den, er på arbejde den dag.
• Hvem der har timer til gode, og hvem der skylder timer, viser sig først ved månedens udgang, hvis overhovedet.
• Ferien står ét sted, vagtplanen et andet, og de siger ikke det samme.

Hvad du får tilbage

En uge, du tilpasser i stedet for at skrive den forfra, og en vagtplan, der ikke kan modsige din kalender: det, du offentliggør, er dér, hver medarbejder kan bookes og planlægges. Alles timer holder sig inden for et interval, du selv sætter, og timesaldoen viser, hvem der er foran, og hvem der er bagud, før det bliver et problem.

Sådan løser Capwork det

1. 1

   Ugen er allerede udfyldt

   Første gang du åbner en uge, står hver medarbejders standarduge allerede i den; ferie, sygedage og helligdage holdes fri. »Som sidste uge« kopierer ugen før. På computeren tegner, flytter og ændrer du vagter med musen, med vagtskabeloner som tidlig og sen; på telefonen trykker du på en vagt og ændrer tiderne. Delte vagter som 10–14 og 17–22 kan også lade sig gøre.

2. 2

   Du ser, hvad der er booket – og hvem der kan klare det

   Hver medarbejders række viser vedkommendes bookede aftaler og opgavebesøg. Under hver dag viser en stribe pr. kompetence hver time i grønt, når der er nok kvalificerede på vagt, i gult, når én mangler, og i rødt, når flere mangler, eller der ingen er. Åbningstider uden nogen på vagt markeres som huller, og en dag, der er booket ud over en medarbejders vagttid, springer i øjnene.

3. 3

   Timer inden for intervallet, med timesaldo

   Hver række viser planlagte mod aftalte timer, farvet efter intervallet (±10 % som standard), og medarbejderens saldo. En uge på 43 timer på en kontrakt på 40 timer ligger inden for intervallet og giver +3 t på saldoen. Registreret tid tæller, hvor der er noget, og ferie, sygedage og helligdage på arbejdsdage godskrives.

4. 4

   »Foreslå plan« klarer regnestykket

   Ét klik foreslår ændringer: dække booket arbejde, hvor ingen kvalificerede er på vagt, bemande åbningstider, som ingen dækker, og bringe hver medarbejders timer tættere på målet. Hver ændring angiver sin begrundelse, fx »14:00–15:00: booket, ingen med Frisør på vagt«. Forslaget følger faste regler, intet ændres, før du anvender det, og vagter, du har redigeret i hånden, eller som har booket arbejde, bliver aldrig forkortet.

5. 5

   Offentliggør – booking og planlægning følger med

   Når planen er offentliggjort, er vagterne arbejdstiden: onlinebookingen og opgaveplanlægningen bruger kun medarbejdere, der er på vagt. Hvis en kortere vagt efterlader aftaler eller opgaver uden for vagten, viser Capwork dem med det samme, og du beslutter for hver enkelt: behold den, giv den til en kvalificeret kollega på vagt, eller frigiv den.

6. 6

   Hints om arbejdstidsregler for Tyskland og Østrig

   Mere end 10 timers arbejde på en dag, mindre end 11 timers hvile, for korte pauser, arbejde på en søndag (i Tyskland også på helligdage): vagtplanen gør opmærksom på det. Hintsene blokerer aldrig en plan, og de erstatter ikke en juridisk gennemgang.

Det skal du bruge

Vagtplanen er en del af Personaleadministration og koster ikke ekstra: der afregnes pr. aktiv medarbejder pr. måned. Med Aftaler og Forespørgsler og ordrer vises booket arbejde i skemaet, så snart du bruger dem.

FAQ

Mere du kan få styr på