Το πρόγραμμα βαρδιών που ξέρει τι έρχεται
Τα περισσότερα προγράμματα βαρδιών είναι ένας κενός πίνακας που συμπληρώνετε με το χέρι κάθε εβδομάδα, δίπλα σε ένα ημερολόγιο που δεν ξέρει τίποτα γι’ αυτόν. Το πρόγραμμα βαρδιών της Capwork ανοίγει ήδη συμπληρωμένο: η τυπική εβδομάδα κάθε ατόμου, οι άδειες και οι ασθένειες, οι επίσημες αργίες σας και τα ραντεβού και οι εργασίες που έχουν ήδη κλειστεί. Εσείς απλώς το προσαρμόζετε, και μόλις το δημοσιεύσετε, οι πελάτες μπορούν να κλείνουν μόνο με άτομα που είναι σε βάρδια.
Εικόνα από ΤΝΣας θυμίζει κάτι;
- Κάθε εβδομάδα γράφετε ξανά το ίδιο πρόγραμμα, σε χαρτί ή σε υπολογιστικό φύλλο.
- Το Σάββατο είναι γεμάτο κρατήσεις, και στο πρόγραμμα υπάρχει ένα άτομο.
- Το πρόγραμμα λέει ότι κάποιος έχει ρεπό, και το online ημερολόγιο συνεχίζει να δέχεται κρατήσεις γι’ αυτόν.
- Ένα ραντεβού χρειάζεται συγκεκριμένη δεξιότητα, και κανείς από όσους την έχουν δεν δουλεύει εκείνη τη μέρα.
- Ποιος έχει ώρες να πάρει και ποιος χρωστάει ώρες φαίνεται μόνο στο τέλος του μήνα, αν φανεί καθόλου.
- Οι άδειες κρατιούνται σε ένα σημείο, το πρόγραμμα σε άλλο, και δεν συμφωνούν.
Τι κερδίζετε πίσω
Μια εβδομάδα που προσαρμόζετε αντί να τη γράφετε από την αρχή, και ένα πρόγραμμα που δεν μπορεί να έρθει σε αντίθεση με το ημερολόγιό σας: ό,τι δημοσιεύετε ορίζει πότε μπορεί να κλειστεί και να προγραμματιστεί κάθε άτομο. Οι ώρες όλων μένουν μέσα σε ένα εύρος που ορίζετε εσείς, και το υπόλοιπο ωρών δείχνει ποιος είναι μπροστά και ποιος πίσω πριν γίνει πρόβλημα.
Πώς το λύνει η Capwork
- 1
Η εβδομάδα είναι ήδη συμπληρωμένη
Την πρώτη φορά που ανοίγετε μια εβδομάδα, η τυπική εβδομάδα κάθε ατόμου είναι ήδη μέσα· οι άδειες, οι ασθένειες και οι επίσημες αργίες μένουν ελεύθερες. Το «Όπως την προηγούμενη εβδομάδα» αντιγράφει την εβδομάδα πριν. Στον υπολογιστή σχεδιάζετε, μετακινείτε και αλλάζετε το μέγεθος των βαρδιών με το ποντίκι, με πρότυπα βαρδιών όπως πρωινή και απογευματινή· στο κινητό πατάτε μια βάρδια και αλλάζετε τις ώρες της. Λειτουργούν και οι σπαστές βάρδιες, π.χ. 10–14 και 17–22.
- 2
Βλέπετε τι έχει κλειστεί και ποιος μπορεί να το κάνει
Η γραμμή κάθε ατόμου δείχνει τα κλεισμένα ραντεβού και τις επισκέψεις για εργασίες. Κάτω από κάθε μέρα, μια λωρίδα ανά δεξιότητα δείχνει κάθε ώρα πράσινη όταν σε βάρδια υπάρχουν αρκετά κατάλληλα άτομα, πορτοκαλί όταν λείπει ένα και κόκκινη όταν λείπουν περισσότερα ή δεν υπάρχει κανείς. Ώρες λειτουργίας χωρίς κανέναν σε βάρδια σημειώνονται ως κενά, και μια μέρα με κρατήσεις πέρα από τη βάρδια κάποιου ξεχωρίζει.
- 3
Ώρες εντός εύρους, με υπόλοιπο ωρών
Κάθε γραμμή δείχνει τις προγραμματισμένες ώρες έναντι των συμβατικών, χρωματισμένες ανάλογα με το εύρος (±10 % από προεπιλογή), και το υπόλοιπο του ατόμου. Μια εβδομάδα 43 ωρών με σύμβαση 40 ωρών είναι εντός εύρους και προσθέτει +3 ώ στο υπόλοιπο. Όπου υπάρχει καταγεγραμμένος χρόνος, μετράει αυτός, και οι άδειες, οι ασθένειες και οι επίσημες αργίες σε εργάσιμες μέρες πιστώνονται.
- 4
Η «Πρόταση προγράμματος» κάνει τους υπολογισμούς
Με ένα κλικ προτείνονται αλλαγές: κάλυψη κλεισμένης δουλειάς για την οποία δεν υπάρχει κανείς κατάλληλος σε βάρδια, στελέχωση ωρών λειτουργίας που δεν καλύπτει κανείς και προσέγγιση των ωρών κάθε ατόμου στον στόχο του. Κάθε αλλαγή αναφέρει τον λόγο της, π.χ. «14:00–15:00: κρατημένο, κανείς με Κομμωτή σε βάρδια». Η πρόταση ακολουθεί σταθερούς κανόνες, τίποτα δεν αλλάζει μέχρι να την εφαρμόσετε, και βάρδιες που επεξεργαστήκατε με το χέρι ή που έχουν κλεισμένη δουλειά δεν συντομεύονται ποτέ.
- 5
Δημοσιεύετε, και κρατήσεις και προγραμματισμός ακολουθούν
Μετά τη δημοσίευση, οι βάρδιες είναι το ωράριο εργασίας: οι online κρατήσεις και ο προγραμματισμός εργασιών χρησιμοποιούν μόνο άτομα που είναι σε βάρδια. Αν μια μικρότερη βάρδια αφήνει ραντεβού ή εργασίες εκτός της, η Capwork τα παραθέτει αμέσως και αποφασίζετε για καθένα: το κρατάτε, το δίνετε σε κατάλληλο συνάδελφο που είναι σε βάρδια ή το αποδεσμεύετε.
- 6
Υποδείξεις για τους κανόνες χρόνου εργασίας σε Γερμανία και Αυστρία
Πάνω από 10 ώρες εργασίας την ημέρα, λιγότερο από 11 ώρες ανάπαυσης, πολύ σύντομα διαλείμματα, εργασία την Κυριακή (στη Γερμανία και τις επίσημες αργίες): το πρόγραμμα τα επισημαίνει. Οι υποδείξεις δεν μπλοκάρουν ποτέ ένα πρόγραμμα και δεν αντικαθιστούν νομικό έλεγχο.
Δείτε το με πραγματικά δεδομένα
Ανοίξτε την πιτσαρία-παράδειγμα: το πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας είναι ήδη εκεί ως πρόχειρο, με ένα κενό που έχει μείνει ακάλυπτο. Δοκιμάστε την «Πρόταση προγράμματος», δείτε τις ώρες όλων και δημοσιεύστε. Χωρίς εγγραφή, χωρίς εγκατάσταση.
Τι χρειάζεστε για αυτό
Το πρόγραμμα βαρδιών ανήκει στη «Διαχείριση προσωπικού» και δεν κοστίζει τίποτα επιπλέον: χρεώνεται ανά ενεργό άτομο τον μήνα. Με τα «Ραντεβού» και τα «Αιτήματα και παραγγελίες», η κλεισμένη δουλειά εμφανίζεται στον πίνακα μόλις αρχίσετε να τα χρησιμοποιείτε.
Συχνές ερωτήσεις
Όχι. Όποιος έχει το δικαίωμα σχεδιάζει και δημοσιεύει, συνήθως ο ιδιοκτήτης ή ένας υπεύθυνος. Μέλη της ομάδας με δικό τους λογαριασμό και πρόσβαση στη «Διαχείριση προσωπικού» βλέπουν τις δημοσιευμένες βάρδιες στο πρόγραμμα, και στο κινητό, μόνο για ανάγνωση. Δεν υπάρχει ακόμη εφαρμογή για το προσωπικό για αιτήματα ρεπό, ανταλλαγή βαρδιών ή ειδοποιήσεις για αλλαγές, οπότε ενημερώνετε την ομάδα σας για τις αλλαγές όπως και σήμερα.
Τίποτα μέχρι να δημοσιεύσετε, και το πρόγραμμα ήδη σημειώνει, ενώ επεξεργάζεστε, τα ραντεβού εκτός βάρδιας. Μετά τη δημοσίευση, η Capwork παραθέτει κάθε ραντεβού και εργασία που δεν έχει ξεκινήσει και βρίσκεται πλέον εκτός των βαρδιών του ατόμου, και αποφασίζετε για καθένα: το κρατάτε, το δίνετε σε κατάλληλο άτομο σε βάρδια ή το αποδεσμεύετε. Τίποτα δεν ακυρώνεται χωρίς την απόφασή σας, και οι νέες κρατήσεις ακολουθούν αμέσως τις νέες βάρδιες.
Μέσω του υπολοίπου ωρών. Κάθε εβδομάδα μετράει έναντι του στόχου από τις συμβατικές ώρες: ο καταγεγραμμένος χρόνος όπου υπάρχει, αλλιώς η προγραμματισμένη βάρδια, και οι άδειες, οι ασθένειες και οι επίσημες αργίες σε εργάσιμες μέρες πιστώνονται. Κάποιος με σύμβαση 40 ωρών που δουλεύει μια εβδομάδα 43 ωρών βρίσκεται στο +3 ώ. Η «Πρόταση προγράμματος» προτείνει τότε λίγο μικρότερες εβδομάδες μέχρι το υπόλοιπο να επιστρέψει στο μηδέν: μοιρασμένα σε τέσσερις εβδομάδες από προεπιλογή ή περίπου 37 ώρες ήδη την επόμενη εβδομάδα, αν συμψηφίζετε σε μία. Ένα αρχικό υπόλοιπο για υπάρχουσες υπερωρίες καταχωρείται μία φορά στο άτομο.
Όχι, λειτουργεί μαζί της. Στην καρτέλα «Ώρες» τα άτομα καταγράφουν μόνα τους τον χρόνο εργασίας τους ή τον καταχωρεί ένας υπεύθυνος, και ο χρόνος από εργασίες επί τόπου προστίθεται αυτόματα. Η μηνιαία αναφορά δείχνει τον στόχο, τις ώρες που μετρήθηκαν και το υπόλοιπο. Όπου καταχωρήθηκαν ώρες για μια μέρα, μετράνε αυτές αντί για το πρόγραμμα· ο χρόνος εργασιών μπορεί μόνο να επιμηκύνει μια μέρα. Μισθοδοσία και εξαγωγή γι’ αυτήν δεν περιλαμβάνονται.
Δίνει υποδείξεις για τη Γερμανία (ArbZG) και την Αυστρία (AZG/ARG): πάνω από 10 ώρες εργασίας την ημέρα, λιγότερο από 11 ώρες ανάπαυσης, πολύ σύντομα διαλείμματα για τις ώρες που δουλεύτηκαν και εργασία την Κυριακή, στη Γερμανία και τις επίσημες αργίες. Η χώρα ακολουθεί τη διεύθυνση της επιχείρησής σας και μπορεί να αλλάξει. Οι υποδείξεις δεν μπλοκάρουν ποτέ και δεν αντικαθιστούν νομική συμβουλή.
Ναι. Χωρίς κρατήσεις, μετράει το ωράριο λειτουργίας σας: το πρόγραμμα σημειώνει τις ώρες που είστε ανοιχτά και δεν υπάρχει κανείς σε βάρδια, και η «Πρόταση προγράμματος» προτείνει ποιος θα τις καλύψει.
Όχι ως μία βάρδια: μια βάρδια τελειώνει το αργότερο στις 24:00. Μια νύχτα από 22:00 έως 06:00 καταχωρείται ως δύο βάρδιες, μία σε κάθε μέρα.
Τι άλλο μπορείτε να βάλετε σε τάξη
Online ραντεβού
Online κλείσιμο ραντεβού για τον ιστότοπό σας
Μη προσελεύσεις και διπλοκρατήσεις
Τέλος στις μη προσελεύσεις και διπλοκρατήσεις
Αιτήματα σε πέντε σημεία
Όλα τα αιτήματα πελατών σε ένα εισερχόμενο
Πού πάνε τα χρήματα
Μάθετε πού πάνε πραγματικά τα χρήματα
Ομάδα, οχήματα και υλικά
Ποιος έχει τα προσόντα, ποιος είναι εδώ, ποιο όχημα
Η επόμενη εβδομάδα σας, ήδη συμπληρωμένη
Προσθέστε την ομάδα σας με τις τυπικές εβδομάδες και τις συμβατικές ώρες, και από εκεί και πέρα κάθε εβδομάδα ανοίγει προσυμπληρωμένη.