Le planning qui sait ce qui vous attend

Cela vous parle ?

• Chaque semaine, vous réécrivez le même planning, sur papier ou dans un tableur.
• Le samedi est complet, et une seule personne figure au planning.
• Le planning dit que quelqu’un est en repos, et l’agenda en ligne continue de prendre des réservations pour cette personne.
• Un rendez-vous demande une compétence précise, et personne ne l’a parmi ceux qui travaillent ce jour-là.
• Qui a des heures en plus et qui en doit, on ne le découvre qu’en fin de mois, quand on le découvre.
• Les congés sont notés d’un côté, le planning de l’autre, et les deux ne concordent pas.

Ce que vous récupérez

Une semaine que vous ajustez au lieu de la ressaisir de zéro, et un planning qui ne peut pas contredire votre agenda : ce que vous publiez, ce sont les heures pendant lesquelles chaque personne peut être réservée et planifiée. Les heures de chacun restent dans une plage que vous fixez, et le compteur d’heures montre qui est en avance et qui est en retard avant que cela ne devienne un problème.

Comment Capwork le résout

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   La semaine est déjà remplie

   La première fois que vous ouvrez une semaine, la semaine type de chaque personne y figure déjà ; congés, arrêts maladie et jours fériés restent libres. « Comme la semaine dernière » reprend la semaine précédente. Sur ordinateur, vous tracez, déplacez et redimensionnez les postes à la souris, avec des modèles de poste comme matin et soir ; sur téléphone, vous touchez un poste et modifiez ses horaires. Les postes coupés, comme 10–14 et 17–22, fonctionnent aussi.

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   Vous voyez ce qui est réservé, et qui peut s’en charger

   La ligne de chaque personne affiche ses rendez-vous et interventions réservés. Sous chaque jour, une bande par compétence colore chaque heure en vert quand assez de personnes qualifiées sont en poste, en orange quand il en manque une, et en rouge quand il en manque davantage ou qu’il n’y a personne. Les heures d’ouverture sans personne en service sont signalées comme des trous, et une journée réservée au-delà des heures de poste de quelqu’un saute aux yeux.

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   Des heures dans la plage, avec compteur d’heures

   Chaque ligne affiche les heures planifiées face aux heures du contrat, colorées selon la plage (±10 % par défaut), ainsi que le compteur de la personne. Une semaine de 43 heures pour un contrat de 40 heures reste dans la plage et ajoute +3 h au compteur. Le temps enregistré compte là où il existe, et les congés, arrêts maladie et jours fériés tombant sur des jours travaillés sont crédités.

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   « Proposer un planning » fait les calculs

   Un clic propose des modifications : couvrir le travail réservé pour lequel personne de qualifié n’est en poste, pourvoir les heures d’ouverture que personne ne couvre, et rapprocher les heures de chacun de son objectif. Chaque modification indique sa raison, par exemple « 14:00–15:00 : réservé, personne avec Coiffeur en service ». La proposition suit des règles fixes, rien ne change tant que vous ne l’appliquez pas, et les postes modifiés à la main ou comportant du travail réservé ne sont jamais raccourcis.

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   Publiez, et réservation et planification suivent

   Une fois publiés, les postes deviennent les heures de travail : la réservation en ligne et la planification des interventions n’utilisent que les personnes en service. Si un poste raccourci laisse des rendez-vous ou des tâches en dehors, Capwork les liste aussitôt et vous décidez pour chacun : le garder, le confier à un collègue qualifié en service, ou le libérer.

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   Des indications sur les règles de temps de travail pour l’Allemagne et l’Autriche

   Plus de 10 heures de travail dans la journée, moins de 11 heures de repos, des pauses trop courtes, du travail le dimanche (en Allemagne aussi les jours fériés) : le planning les signale. Ces indications ne bloquent jamais un planning et ne remplacent pas un examen juridique.

Ce dont vous avez besoin

Le planning fait partie de Gestion du personnel et ne coûte rien de plus : la facturation se fait par personne active et par mois. Avec Rendez-vous et Demandes et commandes, le travail réservé apparaît sur la grille dès que vous les utilisez.

FAQ

Ce que vous pouvez encore remettre d'aplomb