Grafik, który wie, co nadchodzi

Brzmi znajomo?

• Co tydzień piszą Państwo ten sam grafik od nowa, na kartce albo w arkuszu kalkulacyjnym.
• Sobota jest w pełni zarezerwowana, a w grafiku jest jedna osoba.
• Według grafiku ktoś ma wolne, a kalendarz online nadal przyjmuje do niego rezerwacje.
• Wizyta wymaga konkretnej kwalifikacji, a tego dnia nie pracuje nikt, kto ją ma.
• Kto ma nadgodziny, a kto godziny do odrobienia, wychodzi dopiero pod koniec miesiąca, jeśli w ogóle.
• Urlopy są zapisane w jednym miejscu, grafik w innym, i jedno nie zgadza się z drugim.

Co Państwo odzyskują

Tydzień, który się koryguje, zamiast przepisywać go od zera, i grafik, który nie może być sprzeczny z kalendarzem: to, co Państwo publikują, określa, kiedy każdą osobę można zarezerwować i zaplanować. Godziny wszystkich mieszczą się w zakresie, który Państwo ustalają, a saldo godzin pokazuje, kto jest do przodu, a kto do tyłu, zanim stanie się to problemem.

Jak rozwiązuje to Capwork

1. 1

   Tydzień jest już wypełniony

   Gdy otwierają Państwo tydzień po raz pierwszy, standardowy tydzień każdej osoby już w nim jest; urlopy, zwolnienia lekarskie i święta pozostają wolne. „Jak w zeszłym tygodniu” kopiuje poprzedni tydzień. Na komputerze zmiany rysuje się, przesuwa i wydłuża lub skraca myszą, korzystając z szablonów zmian, np. rannej i popołudniowej; na telefonie wystarczy dotknąć zmiany i zmienić jej godziny. Zmiany dzielone, np. 10–14 i 17–22, też są możliwe.

2. 2

   Widać, co jest zarezerwowane, i kto może to zrobić

   W wierszu każdej osoby widać jej zarezerwowane wizyty i wyjazdy do zleceń. Pod każdym dniem pasek dla każdej kwalifikacji pokazuje każdą godzinę na zielono, gdy na zmianie jest wystarczająco wiele osób z kwalifikacjami, na żółto, gdy brakuje jednej, i na czerwono, gdy brakuje więcej lub nie ma nikogo. Godziny otwarcia, w których nikt nie ma zmiany, są oznaczone jako luki, a dzień z większą liczbą rezerwacji niż czas zmiany danej osoby od razu rzuca się w oczy.

3. 3

   Godziny w zakresie, z saldem godzin

   Każdy wiersz pokazuje godziny zaplanowane wobec godzin z umowy, pokolorowane według zakresu (domyślnie ±10 %), oraz saldo danej osoby. Tydzień 43-godzinny przy umowie na 40 godzin mieści się w zakresie i dodaje +3 h do salda. Zarejestrowany czas liczy się tam, gdzie jest, a urlopy, zwolnienia lekarskie i święta w dni robocze są zaliczane.

4. 4

   „Zaproponuj grafik” liczy za Państwa

   Jedno kliknięcie proponuje korekty: obsadzenie zarezerwowanej pracy, przy której nie ma na zmianie nikogo z odpowiednią kwalifikacją, obsadzenie godzin otwarcia, których nikt nie pokrywa, i zbliżenie godzin każdej osoby do jej celu. Każda korekta podaje swój powód, np. „14:00–15:00: zarezerwowane, nikt z kwalifikacją Fryzjer na zmianie”. Propozycja działa według stałych reguł, nic się nie zmienia, dopóki jej Państwo nie zastosują, a zmiany edytowane ręcznie lub zawierające zarezerwowaną pracę nigdy nie są skracane.

5. 5

   Publikacja, a rezerwacje i planowanie się do niej stosują

   Po opublikowaniu zmiany są godzinami pracy: rezerwacje online i planowanie zleceń uwzględniają tylko osoby, które mają zmianę. Jeśli po skróceniu zmiany wizyty lub zadania wypadną poza nią, Capwork od razu je wylicza, a Państwo decydują o każdej pozycji: zostawić, przekazać wykwalifikowanej koleżance lub koledze na zmianie albo zwolnić.

6. 6

   Wskazówki dotyczące przepisów o czasie pracy w Niemczech i Austrii

   Ponad 10 godzin pracy dziennie, mniej niż 11 godzin odpoczynku, zbyt krótkie przerwy, praca w niedzielę (w Niemczech także w święta): grafik zwraca na to uwagę. Wskazówki nigdy nie blokują grafiku i nie zastępują weryfikacji prawnej.

Czego do tego potrzeba

Grafik jest częścią modułu Zarządzanie personelem i nie kosztuje nic dodatkowo: rozliczenie odbywa się za aktywną osobę miesięcznie. Z modułami Wizyty oraz Zapytania i zamówienia zarezerwowana praca pojawia się w tabeli, gdy tylko zaczną Państwo z nich korzystać.

Często zadawane pytania

Co jeszcze można uporządkować