Die smartere Art, Ihr Business zu managen — Termine

Termine

Ihr Kalender füllt sich, während Sie arbeiten.

Kunden buchen online, wann es ihnen passt — und bekommen nur Zeiten, die Sie auch wirklich leisten können.

• Buchbar rund um die Uhr: auf Ihrer Website, per Link oder QR-Code, in 24 Sprachen und ohne Kundenkonto.
• Keine Doppelbuchungen: Mitarbeitende, Fahrzeug und Material werden mit dem Termin gemeinsam reserviert.
• Die Bestätigung geht automatisch raus, die Erinnerung am Vorabend, wenn die Kundschaft sie wünscht.
• Sagt jemand ab, wird die Zeit Kunden mit späterem Termin angeboten, die darum gebeten haben.

Produkte & Dienstleistungen

Einmal beschreiben, in 24 Sprachen anbieten.

Sie legen eine Leistung an — Capwork übersetzt sie, schlägt Fotos vor und weiß, was es zum Erledigen braucht.

• Jede Leistung wird automatisch in alle 24 EU-Sprachen übersetzt, bei jeder Änderung neu.
• KI-Produktfotos im einheitlichen Stil: vier Vorschläge, neu erzeugen oder eigenes Foto hochladen.
• Varianten und Extras ändern Preis und Dauer — ein Eintrag statt drei.
• Jede Leistung kennt ihren Bedarf: Qualifikation, Fahrzeug, Werkzeug und Material.

Kommunikation

Die Antwort steht, bevor Sie die Nachricht öffnen.

E-Mail, SMS und WhatsApp landen in einem Posteingang — mit einem Antwortentwurf, den Sie nur noch prüfen.

• Alle Kanäle in einem Posteingang, mit Zuständigkeit und Status — nichts geht mit jemandem in den Urlaub.
• Der Entwurf kommt in der Sprache der Kundschaft, mit echten Preisen und freien Zeiten statt aus dem Gedächtnis.
• Ein Klick: Termin buchen, Anfrage anlegen oder eine Lieferantenrechnung an die Finanzen geben.
• Nichts geht ohne Sie raus: Gesendet wird erst, wenn Sie es freigeben.

WhatsApp und SMS empfangen Sie über Ihr eigenes Twilio- oder Bird-Konto.

Kunden

Eine Kundenkartei, die sich selbst pflegt.

Wer schreibt, bucht oder anfragt, steht automatisch in Ihrer Kundenliste — mit allem, was dazugehört.

• Kunden entstehen aus Posteingang, Buchungen und Aufträgen; Dubletten werden erkannt und zusammengeführt.
• Aufträge, Umsatz und letzter Kontakt sind immer aktuell, und Segmente wie „90 Tage nicht gemeldet“ füllen sich selbst.
• Eine Zeitleiste je Kunde: Termine, Aufträge, Nachrichten und automatische Mitteilungen.
• Im Kundenportal sagen Kunden Termine ab, nehmen Angebote an und verfolgen Aufträge — ohne Passwort.

Anfragen & Aufträge

Von der Anfrage zum geplanten Einsatz — in Minuten.

Jede Anfrage wird für Sie eingeschätzt, bepreist und mit Leuten, Fahrzeug und Material eingeplant.

• KI-Ersteinschätzung: Preisvorschlag aus Ihrem Katalog, nötige Leute, Fahrzeuge und Material, offene Fragen an die Kundschaft.
• Angebot per Link: Die Kundschaft nimmt online an, und der Auftrag wird geplant und reserviert.
• Die Planung rechnet die Anfahrt mit ein und bevorzugt Zeiten nach einem Einsatz in der Nähe.
• „Mein Einsatz“ am Handy: unterwegs, Start, fertig — mit Fotos, Diktat, Unterschrift und PDF-Bericht.

Angebote verschicken Sie über einen verbundenen E-Mail- oder SMS-Kanal.

Personalverwaltung

Wer kann, wird eingeplant. Wer ausfällt, wird vertreten.

Qualifikationen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten an einem Ort — Buchung und Planung bieten nur Leute an, die die Arbeit wirklich übernehmen können.

• Angeboten wird nur, wer die nötige Qualifikation hat und laut Arbeitszeit da ist.
• Krankmeldung: Sie sehen jeden betroffenen Termin und Vertretungen nach Auslastung gereiht — Sie bestätigen.
• Kann niemand übernehmen, wird die Kundschaft um einen neuen Termin gebeten, und die zuständige Führungskraft bekommt eine Aufgabe.
• Dienstplan pro Woche, vorbefüllt und mit Stundenkonto: Einsatzzeiten und erfasste Stunden zählen gegen die Sollstunden.

Fuhrparkverwaltung

Kein Prüftermin verpasst. Kein Transporter doppelt verplant.

Ihr Fuhrpark meldet sich, bevor etwas fällig wird — und jedes Fahrzeug ist immer nur für einen Auftrag reserviert.

• Zulassungsschein fotografieren: Kennzeichen, Fahrgestellnummer und technische Daten füllen sich von selbst.
• Service, Prüfung, Versicherung und Reifenwechsel melden sich rechtzeitig als Aufgabe.
• Reservierungen samt Werkzeug und Material: Doppelt vergeben wird nichts, und wer fährt, braucht die passende Führerscheinklasse.
• Fahrtenbuch mit gesperrten Fahrten und Export; ein QR-Code am Fahrzeug startet die Fahrt.

Inventar

Nie wieder ohne Material zum Kunden.

Capwork meldet sich, bevor etwas ausgeht — und die Nachbestellung ist einen Klick entfernt.

• Mindest- und Meldebestand je Material: Engpässe fallen auf, bevor sie einen Auftrag stoppen.
• Ein Klick schickt die Bestellung per E-Mail, WhatsApp oder SMS an Ihren Lieferanten.
• Lieferantenrechnung scannen: Die Positionen werden als Wareneingang gebucht, sobald Sie bestätigen.
• Aufträge buchen verbrauchtes Material genau einmal aus, und die Planung sagt Ihnen, bis wann Sie bestellen müssen.

Lieferanten

Ihre Lieferanten legen sich selbst an.

Aus jeder gescannten Rechnung wird der Lieferant erkannt oder angelegt — mit Zahlen, die sich selbst rechnen.

• Erkannt über UID-Nummer und Namen; was unsicher ist, wird zur Prüfung markiert statt geraten.
• Ausgaben dieses Jahr, durchschnittliche Zahlungsdauer und gelieferte Materialien — automatisch.
• Bankdaten sehen nur Berechtigte, und jede IBAN-Änderung wird protokolliert.
• Dubletten zusammenführen: Rechnungen, Buchungen und Materialien ziehen mit um.

Aufgabenplaner

Capwork schlägt vor. Sie entscheiden.

Was erledigt werden muss, taucht von selbst auf — und verschwindet wieder, wenn der Grund weg ist.

• Aufgaben entstehen von selbst: Prüfung fällig, Material knapp, Auftrag hängt.
• Vorschläge wie eine Nachbestellung oder eine Wartung geben Sie mit einem Klick frei oder lehnen sie ab.
• Liste, Board und Kalender; die Glocke zeigt, was gerade Sie braucht.
• Jede Aufgabe hängt an Leuten, Fahrzeugen, Material und Aufträgen — Benötigtes wird reserviert.

Finanzen

Beleg fotografieren. Fertig.

Capwork liest Ihre Belege, legt sie ab und zeigt Ihnen, wohin das Geld geht — solange der Monat noch läuft.

• Lieferant, Beträge und Umsatzsteuer je Steuersatz werden ausgelesen; Sie bestätigen.
• Fortlaufende Nummern, Ablageort mit QR-Etikett und ein unveränderliches Archiv für sieben Jahre.
• Bleibt eine wiederkehrende Zahlung aus, fällt es auf.
• Ergebnis, Cashflow, Steuern je Satz und offene Posten nach Alter — als CSV für die Steuerberatung.