Ihre Kundenkartei ist ein Postfach, ein Kalender und ein Notizbuch — und keines davon ist vollständig

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Ein Stammkunde ruft an, und Sie suchen erst einmal in drei Postfächern nach dem letzten Auftrag.
• Derselbe Kunde steht dreimal in Ihren Kontakten — einmal mit E-Mail, einmal mit Handynummer, einmal mit Tippfehler.
• Wer den meisten Umsatz bringt und wer immer spät zahlt, ist ein Bauchgefühl, keine Zahl.
• Kunden, die seit einem Jahr nichts mehr gebucht haben, fallen erst auf, wenn sie bei der Konkurrenz sind.
• Kunden rufen an, um zu fragen, wann der Monteur kommt oder ob das Angebot angekommen ist.
• Verlangt jemand Auskunft oder Löschung nach DSGVO, beginnt die Suche quer durch alle Programme.

Was Sie zurückgewinnen

Die Kartei pflegt sich nebenbei: Jede Nachricht, Buchung und jeder Auftrag landet beim richtigen Kunden, Dubletten werden erkannt, und Kennzahlen wie Umsatz, Zahlungsmoral und letzte Aktivität rechnen sich selbst nach. Ihre Kunden sehen Termine, Aufträge und Angebote in ihrem eigenen Portal — statt dafür anzurufen.

Wie Capwork das löst

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   Die Kartei legt sich selbst an

   Schreibt jemand per E-Mail, SMS oder WhatsApp, bucht einen Termin oder bekommt einen Auftrag, entsteht der Kundendatensatz von selbst. Bestehende Listen übernehmen Sie per CSV-Import mit Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Bekannte Kunden erkennt Capwork an normalisierter E-Mail-Adresse und Telefonnummer wieder; was trotzdem doppelt ist, führen Sie mit einem Klick zusammen.

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   Ein Verlauf pro Kunde

   Buchungen, Aufträge, Nachrichten, automatische Bestätigungen und Erinnerungen sowie Zahlungen stehen in einer Zeitleiste. Dazu Tags, Notizen, der bevorzugte Kontaktweg und die Einwilligungen für Werbung und für Servicenachrichten. Wer anruft, ist in Sekunden eingeordnet — auch für die Kollegin, die ihn noch nie bedient hat.

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   Zahlen, die sich selbst nachführen

   Anzahl der Aufträge, Gesamtumsatz, letzte Aktivität, Anteil pünktlicher Zahlungen und durchschnittliche Bewertung — für jeden Kunden, ohne Tabelle. Sie sehen, wer Ihren Betrieb trägt und bei wem Sie genauer hinschauen sollten.

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   Segmente, die sich selbst aktualisieren

   Filtern Sie nach Lebensphase — Lead, aktiv, inaktiv, verloren, gesperrt —, nach Tags, nach Mindestanzahl an Aufträgen, Mindestumsatz oder „seit 90 Tagen kein Kontakt“. Segmente rechnen sich von selbst neu, und Sie sehen auf einen Blick, wen Sie diese Woche anrufen sollten.

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   Ein Kundenportal ohne Passwort

   Kunden melden sich mit einem Code per E-Mail an. Sie sehen ihre Termine und sagen kommende ab, legen fest, welche Nachrichten sie bekommen — Erinnerungen, Angebote für frei gewordene Termine —, verfolgen ihre Aufträge, nehmen Angebote online an oder lehnen sie ab und schicken neue Anfragen. Bei der Annahme wird die gesetzlich vorgesehene Zustimmung zum Arbeitsbeginn vor Ablauf der Widerrufsfrist gleich mit eingeholt.

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   Auftragsstatus per Link, ganz ohne Anmeldung

   Zu jedem Auftrag gibt es einen Link, über den der Kunde den Stand sieht — auch „unterwegs“ und „in Arbeit“ — und am Ende den unterschriebenen Arbeitsbericht. Fotos, etwa vom Sicherungskasten, lädt er dort direkt hoch, statt sie per Messenger an irgendwen zu schicken.

Das brauchen Sie dafür

Keine Grundgebühr. Kunden werden pro aktiver Ressource abgerechnet, also pro aktivem Kunden im Monat — die Kosten wachsen mit der Zahl der Kunden, die Sie tatsächlich betreuen. Termine, Aufträge und Posteingang sind eigene Module und werden getrennt abgerechnet.

FAQ

Was Sie sonst noch in Ordnung bringen können