Was Sie dieses Jahr beim Großhändler gelassen haben, weiß nur der Rechnungsordner

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Derselbe Großhändler steht dreimal in der Liste — einmal mit GmbH, einmal ohne, einmal mit Tippfehler.
• Ihre Kundennummer beim Lieferanten sucht jemand bei jeder Bestellung auf einer alten Rechnung.
• Wie viel Sie bei wem einkaufen, sehen Sie erst, wenn die Steuerberatung danach fragt.
• Wer die Bankverbindung eines Lieferanten zuletzt geändert hat, kann niemand sagen.
• Wie lange ein Teil braucht, weiß nur, wer es zuletzt bestellt hat — der Auftrag ist dann längst geplant.
• Nachbestellen heißt: Telefonnummer suchen, Kundennummer suchen, Nachricht tippen.

Was Sie zurückgewinnen

Ihre Lieferantenliste pflegt sich aus den Rechnungen, die Sie ohnehin scannen: Jeder Lieferant ist einmal da, mit seinen Zahlen, seiner Lieferzeit und dem Kanal, auf dem er bestellt wird. Sie sehen, wohin Ihr Einkauf geht, Bankdaten sind geschützt und jede Änderung nachvollziehbar — und wenn Material knapp wird, ist die Bestellung einen Klick entfernt.

Wie Capwork das löst

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   Lieferanten entstehen aus Ihren Rechnungen

   Scannen Sie eine Lieferantenrechnung unter Finanzen, sucht Capwork den passenden Lieferanten — zuerst über die Steuernummer, dann über den exakten Namen. Ein ähnlicher, aber nicht gleicher Name wird Ihnen als mögliches Duplikat gezeigt; gibt es keinen Treffer, wird der Lieferant neu angelegt und mit „Zu prüfen“ markiert. Der Rechnungsimport wird dabei nie aufgehalten.

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   Die Zahlen je Lieferant rechnen sich selbst

   Anzahl der Rechnungen, Ausgaben in diesem Jahr und insgesamt, letzte Rechnung, durchschnittliche Zahlungsdauer in Tagen sowie die Materialien und Werkzeuge, die er liefert. Die Übersicht zeigt aktive Lieferanten, wie viele noch zu prüfen sind und wer dieses Jahr den größten Teil Ihres Einkaufs bekommen hat.

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   Duplikate zusammenführen, ohne etwas zu verlieren

   Steht derselbe Lieferant zweimal da, führen Sie die Einträge zusammen. Rechnungen, Buchungen, wiederkehrende Buchungen, Materialien und Werkzeuge hängen danach am verbleibenden Lieferanten — die Historie bleibt vollständig.

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   Bankdaten nur für die, die sie brauchen

   Die Bankverbindung eines Lieferanten sieht nur, wer die Berechtigung für Bankdaten hat. Jede Änderung einer IBAN wird protokolliert, mit den letzten vier Stellen — wer was wann geändert hat, ist nachvollziehbar.

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   Alles, was Sie zum Bestellen brauchen, an einer Stelle

   Status aktiv, bevorzugt, inaktiv oder gesperrt, eine fortlaufende Lieferantennummer, Ihre Kundennummer beim Lieferanten — aus seinen Rechnungen gelesen — und der Kanal, auf dem bestellt wird: E-Mail, WhatsApp oder SMS. Die Lieferzeit, die Sie beim Lieferanten hinterlegen, fließt in die Materialplanung ein: Reicht der Bestand für einen geplanten Auftrag nicht, zeigt die Auftragsplanung, bis wann bestellt werden muss.

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   Nachbestellen: prüfen, bestätigen, fertig

   Im Lager öffnet ein Klick auf „Nachbestellen“ die fertige Bestellnachricht an den Lieferanten des Materials, mit Menge und Ihrer Kundennummer. Sie prüfen oder ändern sie und bestätigen; dann geht sie über den hinterlegten Kanal hinaus, und eine Aufgabe zum Nachverfolgen wird angelegt. Klappt der Versand nicht, legt Capwork eine Aufgabe zum Bestellen von Hand an.

Das brauchen Sie dafür

Keine Grundgebühr. Lieferanten werden pro Lieferant im Monat abgerechnet. Damit sie sich aus gescannten Rechnungen selbst anlegen, brauchen Sie Finanzen; für das Nachbestellen aus dem Lager das Lager-Modul — beide werden getrennt abgerechnet.

FAQ

Was Sie sonst noch in Ordnung bringen können