Der Dienstplan, der weiß, was ansteht

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Jede Woche schreiben Sie denselben Dienstplan neu – auf Papier oder in einer Tabelle.
• Der Samstag ist ausgebucht, und im Plan steht eine einzige Person.
• Laut Dienstplan hat jemand frei, und der Online-Kalender nimmt trotzdem Termine bei ihm an.
• Ein Termin braucht eine bestimmte Qualifikation, und genau die ist an diesem Tag nicht im Dienst.
• Wer Überstunden hat und wer Minusstunden, zeigt sich erst am Monatsende – wenn überhaupt.
• Der Urlaub steht an einer Stelle, der Dienstplan an einer anderen, und beide widersprechen sich.

Was Sie zurückgewinnen

Eine Woche, die Sie anpassen, statt sie jedes Mal neu abzutippen, und einen Dienstplan, der Ihrem Kalender nicht widersprechen kann: Was Sie veröffentlichen, ist die Zeit, in der jede Person gebucht und eingeplant werden kann. Die Stunden aller bleiben in einem Korridor, den Sie festlegen, und das Stundenkonto zeigt, wer vorne liegt und wer hinten, bevor es ein Problem wird.

Wie Capwork das löst

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   Die Woche ist schon ausgefüllt

   Öffnen Sie eine Woche zum ersten Mal, steht die Standardwoche jeder Person schon drin; Urlaub, Krankheitstage und Feiertage bleiben frei. „Wie letzte Woche“ übernimmt die Vorwoche. Am Computer ziehen Sie Dienste mit der Maus ein, verschieben sie oder ändern ihre Länge, auch mit Schichtvorlagen wie Früh und Spät; am Handy tippen Sie einen Dienst an und ändern die Zeiten. Geteilte Dienste wie 10–14 und 17–22 Uhr gehen auch.

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   Sie sehen, was gebucht ist – und wer es kann

   In der Zeile jeder Person stehen ihre gebuchten Termine und Einsätze. Unter jedem Tag zeigt ein Streifen je Qualifikation jede Stunde grün, wenn genug Qualifizierte im Dienst sind, gelb, wenn eine Person fehlt, und rot, wenn mehr fehlen oder niemand da ist. Öffnungszeiten ohne Dienst sind als Lücke markiert, und ein Tag, an dem mehr gebucht ist als Dienstzeit, fällt auf.

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   Stunden im Korridor, mit Stundenkonto

   Jede Zeile zeigt geplante gegen vertragliche Stunden, eingefärbt nach dem Korridor (standardmäßig ±10 %), und das Konto der Person. Eine Woche mit 43 Stunden bei 40 Stunden Vertrag liegt im Korridor und bringt +3 h aufs Konto. Erfasste Zeiten zählen, wo es sie gibt, und Urlaub, Krankheit und Feiertage an Arbeitstagen werden gutgeschrieben.

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   „Plan vorschlagen“ rechnet für Sie

   Ein Klick schlägt Änderungen vor: gebuchte Arbeit abdecken, für die niemand Qualifiziertes im Dienst ist, Öffnungszeiten ohne Dienst besetzen und die Stunden jeder Person zu ihrem Ziel bringen. Jede Änderung nennt ihren Grund, etwa „14:00–15:00: gebucht, niemand mit Friseur im Dienst“. Der Vorschlag folgt festen Regeln, bis Sie übernehmen, ändert sich nichts, und von Hand bearbeitete Dienste oder Dienste mit gebuchter Arbeit werden nie gekürzt.

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   Veröffentlichen – und Buchung und Planung halten sich daran

   Veröffentlicht sind die Dienste die Arbeitszeiten: Online-Buchung und Auftragsplanung nutzen nur noch Personen, die im Dienst sind. Liegen nach einem gekürzten Dienst Termine oder Aufgaben außerhalb, listet Capwork sie sofort auf, und Sie entscheiden je Eintrag: behalten, an eine qualifizierte Kollegin oder einen Kollegen im Dienst übergeben oder freigeben.

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   Hinweise zu Arbeitszeitregeln für Deutschland und Österreich

   Mehr als 10 Stunden Arbeit am Tag, weniger als 11 Stunden Ruhezeit, zu kurze Pausen, Arbeit am Sonntag (in Deutschland auch an Feiertagen): Der Dienstplan weist darauf hin. Die Hinweise blockieren nie und ersetzen keine rechtliche Prüfung.

Das brauchen Sie dafür

Der Dienstplan gehört zur Personalverwaltung und kostet nichts extra: Abgerechnet wird pro aktiver Person und Monat. Mit Terminen und Aufträgen erscheint gebuchte Arbeit im Raster, sobald Sie sie nutzen.

FAQ

Was Sie sonst noch in Ordnung bringen können