Wann muss der Transporter zur Prüfung? Das weiß nur der Zettel im Handschuhfach

Kommt Ihnen das bekannt vor?

• Prüftermin und Service stehen auf einem Wandkalender — bemerkt wird ein Termin oft erst, wenn er schon vorbei ist.
• Das Fahrtenbuch wird am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen.
• Zwei Kollegen rechnen mit demselben Transporter, und einer steht morgens ohne Fahrzeug am Hof.
• Eine Delle fällt auf, aber wann sie passiert ist und wer zuletzt gefahren ist, weiß niemand.
• Sie brauchen Kennzeichen, FIN oder Reifengröße, müssen aber erst den Fahrzeugschein suchen und abtippen.
• Ein Transporter muss in die Werkstatt, und keiner kann sagen, welche Aufträge damit geplant sind.

Was Sie zurückgewinnen

Jedes Fahrzeug hat eine Akte, die sich selbst meldet: Fristen erscheinen, bevor sie verstreichen, und eine überschrittene wird zur Aufgabe. Fahrten landen beim Fahren im Fahrtenbuch statt am Monatsende, und ein Transporter gehört zu jeder Zeit genau einem Einsatz. Wer morgen welchen Wagen hat, steht am Bildschirm — nicht in einer Gruppennachricht.

Wie Capwork das löst

1. 1

   Ein Foto vom Fahrzeugschein legt das Fahrzeug an

   Fotografieren Sie die Zulassungsbescheinigung, und die KI-Funktionen lesen Kennzeichen, FIN, Marke, Modell, Erstzulassung, Kraftstoff, Leistung in kW, Emissionsklasse, Reifengröße, Sitzplätze und Gewichtsangaben aus. Was sie nicht lesen konnten, wird Ihnen ausdrücklich aufgelistet. Sie prüfen, ergänzen und speichern — ohne Sie wird nichts angelegt.

2. 2

   Der ganze Fuhrpark auf einer Tafel

   Jedes Fahrzeug steht in einer Spalte: verfügbar, im Einsatz, in Wartung oder außer Dienst. Den Status ändern Sie, indem Sie die Karte in eine andere Spalte ziehen. Setzen Sie ein Fahrzeug auf Wartung, sehen Sie sofort die Aufträge, für die es reserviert ist — was mit ihnen geschieht, entscheiden Sie.

3. 3

   Fristen melden sich, bevor sie verstreichen

   Capwork warnt, wenn der Service in 30 Tagen oder 1.000 Kilometern fällig ist, der Prüftermin in 60 Tagen, die Hauptfälligkeit der Versicherung in 60 Tagen — rechtzeitig, um noch zu kündigen oder zu wechseln — und wenn der saisonale Reifenwechsel ansteht. Einmal am Tag prüft es alle Fahrzeuge: Ein überschrittener Prüftermin wird zur dringenden Aufgabe, ein überfälliger Service und die nahende Hauptfälligkeit der Versicherung werden ebenfalls zur Aufgabe. Ist die Sache erledigt, schließt sich die Aufgabe von selbst.

4. 4

   Das Fahrtenbuch entsteht beim Fahren

   Jede Fahrt mit Start und Ende, Routenplanung und Zweck: geschäftlich, privat oder Arbeitsweg. Abgeschlossene Fahrten sind gesperrt; wer etwas korrigiert, gibt einen Grund an, und der ursprüngliche Eintrag bleibt erhalten. Exportiert wird als CSV, PDF oder JSON — etwa für Ihre Steuerberatung.

5. 5

   Ein QR-Code im Fahrzeug ersetzt die Zettelwirtschaft

   Wer den Code am Fahrzeug scannt, startet eine Fahrt, meldet einen Schaden, oder erfasst eine Tankfüllung — direkt am Handy, ohne das Fahrzeug erst in der Liste zu suchen. Aus jeder Schadensmeldung wird ein Wartungsvorschlag, den Sie freigeben oder ablehnen. Wartungen, Schäden und Tankfüllungen stehen gesammelt in der Akte des Fahrzeugs.

6. 6

   Reservierungen, die nicht kollidieren

   Eine Reservierung hält Fahrer, Mitfahrer, Werkzeug und Material zusammen. Eine Doppelbuchung lehnt Capwork ab, und fahren darf nur, wer die beim Fahrzeug hinterlegten Qualifikationen hat — etwa die passende Führerscheinklasse. Termine und Aufträge, die ein Fahrzeug brauchen, bekommen nur Zeiten, in denen ein passendes frei ist; Einsätze beim Kunden reservieren den Transporter für Hin- und Rückfahrt, und die Auftragsplanung markiert einen Einsatz, für den keines frei ist.

Das brauchen Sie dafür

Keine Grundgebühr und keine Gebühr pro Fahrzeug: Der Fuhrpark wird pro Fahrt abgerechnet, also pro abgeschlossener Fahrt im Fahrtenbuch. Fahrzeuge anlegen, Fristen, Reservierungen, Schäden, Wartungen und Tankfüllungen kosten nichts extra. Aufgaben sind ein eigenes Modul und werden getrennt abgerechnet.

FAQ

Was Sie sonst noch in Ordnung bringen können